Benchmarking: tipos y ejemplos de cómo hacerlo

Isaac Newton dijo: “Si he visto más lejos, es poniéndome sobre los hombros de gigantes”.

El benchmarking no pretende revolucionar las leyes de física, pero tiene algo que ver con esta frase.

Y con fijarse en cuáles son las buenas ideas, las soluciones efectivas, los productos o servicios más competitivos y tratar de aprender de todo eso para aplicarlo en nuestro ámbito.

Para despejar tus dudas sobre cómo todo esto puede serte de ayuda, continúa leyendo y encuentra la definición de benchmarking, su traducción y cómo hacer un benchmarking sobre el que apoyarte para mejor tu negocio, proyecto o empresa.

Qué es benchmarking: definición

El benchmarking es un análisis comparativo de un producto, servicio o proceso con los líderes del mercado en un área en particular o con las mejores prácticas.

Para entender qué es benchmarking hace falta una definición, pero en este caso también viene bien conocer su traducción del inglés.

Benchmark significa: referencia o punto de referencia. 

Benchmarking se traduce cómo: evaluación comparativa.

Es una técnica muy utilizada en la gestión empresarial que sirve para evaluar y mejorar la eficiencia, efectividad y competitividad de una organización.

Por otro lado, el benchmarking en marketing es una práctica extendida, y también es muy útil en la etapa de investigación previa al diseño de servicios o productos.

Cuál es el objetivo del benchmarking

El objetivo principal del benchmarking es identificar oportunidades de mejora de una organización y aprovecharlas, por lo que es recomendable hacer un análisis DAFO antes de del lanzarte al benchmarking.

Hay que aclarar que no se trata de copiar, sino de fijarse en quienes mejor hacen las cosas para aprender de su experiencia.

Esta no solo es la manera de alcanzar la optimización y la eficiencia, también lleva a la diferenciación.

Pero para alcanzar de verdad estos objetivos generales y específicos, este proceso no puede detenerse. Solo un benchmarking continuo será útil para mantenerse al día en un entorno cambiante y ayudará en el camino de la innovación.

Tipos de benchmarking

Dependiendo del objetivo específico que se quiere conseguir y del punto concreto que estamos comparando, podemos identificar diferentes tipos de benchmarking.

1. Benchmarking funcional

Nos fijamos en líderes del mercado en una industria específica que no tiene por qué ser necesariamente la nuestra, pero que puede tener puntos en común, como el tipo de cliente o algunos procesos. Esto puede servir para identificar nuevas oportunidades de empresa.

Si vendes café de especialidad por suscripción, te servirá fijarte en qué hacen otros negocios que también funcionan con ese modelo.

2. Benchmarking interno

Se realiza dentro de la misma organización, con el objetivo de identificar oportunidades de mejora y aumentar la eficiencia y efectividad.

Mirar hacia fuera enriquece y aporta ideas, pero en alguna ocasión la solución puede estar dentro. En un departamento de una empresa pueden estar aplicando una solución que sirva también en otras áreas de la misma empresa.

3. Benchmarking competitivo

Como ya he dicho, es parte habitual del proceso fijarse en los competidores, pero en este caso lo haremos de manera más exhaustiva, 

Si has identificado tus puntos débiles tendrás que ver cómo tus competidores ponen solución a lo tú necesitas pulir.

La dificultad de este análisis está en que en ocasiones la información que necesitas es confidencial.

4. Benchmarking de procesos

Seguimos poniendo la mirada en competidores o líderes del mercado para identificar oportunidades de mejora y aumentar la eficiencia y efectividad de nuestro proceso productivo.

Centrarse en este punto específico puede llegar a marcar la diferencia, más abajo verás lo que ha conseguido Toyota en este aspecto.

5. Benchmarking de productos

Buscamos mejorar la calidad y eficiencia de nuestros productos fijándonos en la oferta que encontramos en el mercado.

Esta investigación te puede ayudar a encontrar demandas en el mercado que no están siendo satisfechas o que pueden cubrirse de manera diferente a como se estaba haciendo hasta ahora, estableciendo una estrategia de diferenciación de producto.

6. Benchmarking de servicios

Muy similar al de producto, hacemos este análisis comparativo para aumentar la satisfacción del cliente con los servicios que ofrecemos.

Apoyándose en encuestas de satisfacción de cliente y NPS, servirá para averiguar cómo ofrecer un servicio más completo o incluso que servicios alternativos o complementarios en los que tal vez no habíamos reparado por no ser tan evidentes, pero que tiene una buena acogida por parte de los clientes.

7. Benchmarking de costes

Si nos centramos en la rentabilidad y la reducción de costos, nos fijamos en los modelos que mejor están funcionando para adaptarlos o aplicarlos. 

Incluso puede ayudarnos para preparar una estrategia de precios.

Cada tipo de benchmarking puede ser el más apropiado según el objetivo y la necesidad de la organización, y puede combinarse con otros tipos de benchmarking para profundizar en la evaluación y hacerla más completa y efectiva.

Quiero remarcar la utilidad que tiene que la comparación se haga con el propio negocio.

Muchas veces es más efectivo que nos comparemos con nosotros mismos.

Por ejemplo, si hacemos foco en las tiendas online, y queremos que nuestra oferta de catálogo esté optimizada, será de gran ayuda contar con herramientas que nos permitan manejar información sobre las preferencias de nuestros clientes.

En este caso, el administrador de Doofinder, proporciona información sobre qué productos son los más buscados, cuáles de ellos no están disponibles en nuestro stock y, por tanto, cuáles son las oportunidades que estamos desaprovechando.

Cómo hacer un benchmarking efectivo, pasos a seguir

Es evidente que analizar tu empresa y tu mercado te aportará mucho conocimiento (que por ejemplo también te servirá para trabajar tu plan de negocio o tu plan de empresa).

También conocerás mejor a tus clientes, e identificar tus superpoderes y kryptonitas, tus fortalezas y debilidades te marcará los puntos de mejora y cómo atajarlos.

Dicho esto, casi seguro que ya sospechas que el conocimiento más revelador que te proporciona hacer benchmarking es el que obtienes de tu propia empresa.

Ahí es donde obtendrás profundidad y claridad para preparar tus estrategias, acciones y decisiones a corto, medio y largo plazo.

Ahora, para hacer un benchmarking efectivo, estos son los pasos que debes seguir:

1. Definir el objetivo: establecer un objetivo claro y conciso para el benchmarking ayuda a mantener el enfoque y a garantizar que el proceso tenga un impacto significativo en la organización.

2. Seleccionar el área de benchmarking: identificar los procesos o áreas de la organización que se van a evaluar. Es necesario acotar, un benchmarking general carecerá tanto de foco, como de utilidad y resultados.

3. Identificar a competidores o líderes del mercado: escoger organizaciones que se consideren líderes en el área de benchmarking seleccionada y que sean relevantes para su industria.

Pueden ser competidores directos o indirectos, pero también puede ser inspirador fijarse en otras marcas, empresas u organizaciones que hacen cosas que podemos trasladar a nuestra área objetivo.

4. Recopilar información: guardar y ordenar los datos e información sobre los procesos, prácticas y desempeño que obtengamos en nuestro proceso de investigación.

5. Analizar la información: identificar las mejores prácticas y oportunidades de mejora real que hemos recopilado.

6. Implementar cambios: pasar a la acción y aplicar las mejores prácticas identificadas y monitorear su impacto en nuestra organización.

Si no medimos, no sabremos la efectividad de lo que hacemos.

7. Evaluar y repetir: evaluar regularmente el benchmarking para medir su efectividad y realizar ajustes y mejoras continuas.

La iteración es la clave de una innovación constante.

Es importante destacar el último punto. 

El benchmarking es un proceso continuo y no un evento aislado, por lo que es necesario repetirlo regularmente para que tenga sentido y poder sacar provecho de todo lo que nos ofrece.

Ejemplos de benchmarking

Como esto va de fijarse en las cosas que les funcionan a otros para ver si lo podemos aplicar en nuestro campo, te voy a dar tres ejemplos muy conocidos que te servirán para hacerte una idea de lo que se puede conseguir apoyándote en un buen benchmarking.

Ejemplo de benchmarking: Xerox

Uno de los casos más citados a la hora de ejemplificar el éxito de hacer un benchmarking de manual.

Seguro que te suena que Xerox es una empresa líder en el sector de las fotocopiadoras.

Es verdad que esperaron a ver que el mercado se volvía más competitivo y hostil, pero cuando vieron que otras marcas, como Canon o Minolta Ricoh, estaban tirando los precios, reaccionaron.

Pusieron foco en su afiliada japonesa Fuji-Xerox y tras su análisis descubrieron lo atrasados que se habían quedado en áreas como metodologías, procesos, productividad, materiales y productos.

Con los puntos de mejora identificados, se replantearon objetivos, decidieron las estrategias y mejoras a aplicar y reaccionaron con velocidad y eficacia.

El benchmarking pasó a ser una práctica habitual en su estrategia.

Ejemplo de benchmarking: Starbucks

No es fácil para una cafetería hacerse famosa a nivel mundial.

Piénsalo bien, venden cafés. Igual que cualquier cafetería de tu barrio. O tal vez no es exactamente igual.

En los 90, Starbucks realizó un benchmarking exhaustivo de la industria del café para identificar oportunidades de mejora y crecimiento. 

Así descubrió que había una gran oportunidad si trabajaban la experiencia de cliente para diferenciarse de sus competidores. Entre los que estaban, por ejemplo, cadenas de comida rápida como McDonald’s.

Gracias al benchmarking identificó también problemas en la calidad de sus productos y en la eficiencia de los procesos de elaboración de sus cafés.

El resultado lo podemos comprobar hoy en día.

Starbucks no vende cafés, vende la experiencia de tomarse un café personalizado (con tu nombre), a tu gusto y con la posibilidad de elegir bebidas premium.

En un ambiente acogedor, moderno y con un servicio eficiente en el que te sirven el café con rapidez porque sus trabajadores tienen todo lo que necesitan al alcance de la mano con una economía de movimientos optimizada.

Ejemplo de benchmarking: Toyota

El olimpo de la optimización de procesos y el benchmarking tiene un lugar honor para Toyota, que va más allá de la industria automovilística.

Toyota ha conseguido que su enfoque único de producción, conocido como “Toyota Production System”, que combina eficiencia, calidad y flexibilidad, haya trascendido hasta el punto de convertirse en una de esas buenas prácticas en las que fijarse. 

Sus mejoras de procesos de producción les han servido para conseguir exitosos resultados en cuanto a costes, calidad e innovación. 

Esto les permite mantenerse en una posición privilegiada dentro de su industria y convertirse en un modelo a seguir.

Conclusión

Espero que toda esta información te haya servido para comprender lo útiles e importantes que son los procesos de benchmarking en los momentos de desarrollo y mejora de cualquier empresa o proyecto.

Verás que después de hacerlo, muchas de las dudas y preguntas que tenías se habrán resuelto y entrarás en un momento de inspiración en el que empezarás a ver con más claridad las acciones o medidas que tienes que tomar para alcanzar tus objetivos.

El benchmarking es una herramienta para apoyarse en el conocimiento colectivo. 

Una guía para transitar un camino que otras cabezas pensantes ya recorrieron antes.