El control del stock: cómo aumentar las ventas y reducir costes con la gestión del inventario

Llega fin de año y de nuevo la misma locura: a hacer inventario y contar todo lo que hay en el almacén.

Es curioso porque esta tarea, además de aburrida, suele ser la única que realizan muchos e-commerce a la hora de controlar su stock. Y decimos que es curioso porque no es la más relevante.

Tener bajo control tu inventario es muy importante para tu tienda online porque es lo que permitirá que nunca te quedes sin productos para vender o que no se disparen los gastos de almacenamiento.

¿No sabes por dónde empezar?

Entonces no pares de leer porque hoy te enseñamos cómo controlar el stock para que optimices tus resultados.

¿Por qué es tan importante el control del stock en una tienda online?

El control del stock o del inventario es mucho más que saber cuántos productos tienes de cada, o hacer un horrible recuento general a fin de año de todos tus artículos.

Aunque la amplia mayoría lo reduce a eso, el control del stock no solo te ayuda a vender más, sino que te permite mejorar tu tasa de conversión en general.

Pero empecemos por el principio, según este post la definición de control de stock es:

La actividad y el empleo de capital y recursos para planificar, organizar, dirigir y controlar los productos y materiales almacenados con el fin de ofrecer un servicio constante a la demanda existente con la máxima fiabilidad, rapidez, versatilidad y calidad al menor coste posible.

Te damos un ejemplo para que veas hasta qué punto es importante.

Tienes una tienda física y una tienda online en la que vendes fundas de móviles. Justo te acaban de llegar unas nuevas que, fuera de lo previsto, están teniendo mucho éxito.

En la misma mañana que las sacaste a la venta han volado. Y es que antes de cerrar, un cliente se llevó las últimas 10 que quedaban. Tú estás muy contento, pero cuando cierras y abres el ordenador, te das cuenta de que por Internet se han vendido 3.

Llamas al proveedor pero te dice que hasta dentro de una semana no te mandará más.

¿Resultado?

Te toca llamar a los 3 clientes, pedirles disculpas, hacerles la devolución e intentar que no se marchen enfadados.

Porque no has perdido la venta de 3 productos, puede que pierdas 3 nuevos clientes. Cuestión 100% distinta.

Como has visto, un mal control del inventario en tu tienda online puede conllevar vender un producto agotado, pero también tiene muchas más consecuencias.

  • Pérdida de ventas por quedarnos sin stock de determinamos productos o porque están perdidos o ilocalizables.
  • Mala inversión del presupuesto al no saber calcular la cantidad correcta que se debe pedir de cada artículo.
  • Mayor gasto en el control del almacenamiento.
  • Deterioro del stock que lleva mucho tiempo acumulado.
  • Tiempo perdido en gestiones administrativas o hacer inventarios innecesarios.

Seguro que ahora ya ves el control del stock de tu e-commerce de una forma muy diferente, ¿verdad?

Bien, pues demos un paso más y veamos cómo podemos organizar nuestro stock sin volvernos locos.

Cómo gestionar el stock de tu tienda online paso a paso

La realidad es que el almacén de cada tienda puede ser un mundo completamente distinto. Como es lógico, no tiene nada que ver guardar anillos, con camisetas o bicicletas.

Por eso, en este punto te vamos a dar una serie de consideraciones genéricas que te serán útiles sea cual sea tu producto.

Vamos a ello.

1. Cómo organizar el almacén

A la hora de organizar y colocar los paquetes, tienes que pensar en términos de gestión. Todos los días te moverás por el stock, por lo que necesitas un sistema en el que sea rápido y ágil encontrar cualquier mercancía y que por supuesto se conserve bien.

Ten en cuenta los siguientes puntos:

  • Mayor y menor rotación: si ya sabes que algunos productos se venderán más frecuentemente o que van por temporadas (por ejemplo la ropa), tienes que organizar el almacén pensando en eso.
  • Tamaño y peso de los paquetes: si trabajas con artículos grandes tienes que ver dónde colocarlos para que el recorrido sea lo más corto posible. Valora también si puedes colocar la zona de embalado cerca de ellos.
  • Revisa las condiciones de almacenado: ¿hay humedad en el almacén? ¿Si vienen en cajas se pueden apilar sin estropearse? ¿Necesita la mercancía de algún cuidado especial?
  • Referencias: si trabajas con proveedores, ellos te darán las referencias; pero si tú mismo creas tus artículos, tienes que crear un sistema de etiquetado. Necesitarás crear una serie de códigos que identifiquen el producto a la perfección. Por ejemplo, en una camiseta necesitarías identificar el tipo de camiseta que es (manga corta, larga o tirantes), marca, modelo, color y talla.

No te precipites a la hora de organizar el almacén e intenta prever todas las situaciones que te vas a encontrar y como las gestionarás.

Por ejemplo:

  • ¿Dónde colocarás la mercancía hasta que la coloques?
  • ¿Dónde dejarás los paquetes que ya están listos para enviar mientras viene la agencia de transporte?
  • ¿Cómo gestionarás las devoluciones?

Dibuja en un papel el plano de tu almacén y vete probando distintas combinaciones de organización y de los movimientos que tendrías que hacer en cada caso. Te ayudará a organizarlo mejor.

2. La cantidad mínima viable

Uno de los grandes retos a los que te enfrentas a la hora de controlar tu stock es no pasarte pidiendo.

Si realizas un pedido demasiado grande, empezarás a acumular stock. Y eso significa que se empezará a deteriorar o a perder valor (por ejemplo, en la tecnología).

¿Qué puedes hacer?

Lo ideal es que empieces con la cantidad mínima para que controles cómo de rápido se va vendiendo y cuánto tiempo tardas en reponerlo.

Así podrás ir midiendo cuál es el pedido ideal para que reduzcas al máximo tus artículos sobrantes.

3. First-in First-out

Se trata de un principio básico en cualquier sistema de control de inventarios.

Significa que los productos que primero han entrado (los de mayor antigüedad) son los que primero deben salir. Si el producto tiene fecha de caducidad o es perecedero, mayor importancia deberás dar todavía a este punto.

Esto se basa en lo mismo que te decíamos antes, tienes que intentar que toda tu mercancía rote con la mayor velocidad posible.

Además de los costes de almacenamiento y el riesgo a que se devalúe, tienes que pensar que cada producto que tienes parado es dinero que no puedes reinvertir en mercancía nueva.

Siempre tienes que tener previsto el que dispongas de dinero para poder seguir abasteciendo a la tienda.

4. Plan de acción anticrisis

Cuando emprendes y lanzas un negocio online, hay una cruda realidad: vas a tener que aprender sobre la marcha muchísimas cosas.

Aparecerán problemas que no tenías previstos o que ni siquiera sabías que existían, pero a los que tendrás que enfrentarte igualmente.

Por eso, queremos ahora detallarte los errores más comunes que se suelen dar al gestionar el stock de una tienda online:

  • Picos de ventas: supone tener dinero guardado para poder afrontar la compra de más mercancía y tener un espacio reservado en el almacén para ella. Estudia si estos picos son cíclicos para poder preverlos.
  • Te quedas sin producto: bien porque hayas tenido un pedido extra que no esperabas o porque tus previsiones fueron muy a la baja. ¿Tu proveedor podrá suministrarte de urgencia más artículos? ¿Tienes localizado un proveedor alternativo?
  • Caos en el almacén: esto es muy habitual si sois varios trabajando. “Javier” pone un paquete aquí porque lo reservó por algún motivo, “María” coloca otro allí que han devuelto… y antes de lo que esperas no aparece nada. Fijad unas normas básicas y asegúrate de que todos conocen cómo se gestiona el stock.
  • Mala relación con el proveedor: muchas veces no se es consciente de lo importante que es la figura del proveedor hasta que no hay problema. Esfuérzate en conocer bien con quien trabajas y en tener una relación cordial, muchas veces esto te podrá salvar de un embrollo. Y como te dijimos antes, también es interesante que tengas localizado un proveedor alternativo en caso de necesidad.

También es importante que te prepares de cara al cliente a la hora de informarle de un error. No retrases el llamarle para informarle de un problema con su pedido, no hay cosa que dé peor imagen que no dar respuesta.

La atención al cliente es uno de los aspectos más importantes de cara a conseguir ventas recurrentes y clientes fieles, entra en este post y descubre cuáles son los puntos que no debes descuidar en este tema.

3. Categorías de productos

Un sistema que usan algunas tiendas para controlar mejor el stock es utilizar un sistema de clasificación de los productos por importancia.

Normalmente establecen 3 divisiones:

  1. Productos de alto valor económico y poca rotación.
  2. Productos de valor y rotación media.
  3. Productos de valor bajo y ventas altas.

¿Para qué sirve esto?

Para como te dijimos antes, poder prepararnos y tener siempre el stock justo de todo.

Los artículos del primer bloque son los que debemos vigilar con más regularidad porque suponen una mayor inversión (tendremos que tener más dinero).

En cambio, los del 2º grupo, aunque tienen menor impacto, son más imprevisibles. Aquí es muy importante que vigilemos no acumular stock.

Y en el tercer grupo, al ser de alta rotación, lo único que debemos vigilar es que siempre tengamos suficiente mercancía.

¿Ya eres consciente de la importancia de controlar el stock?

Como has visto, la gestión del inventario de tu tienda online es algo mucho más importante que el colocar unos cuantos paquetes de forma ordenada.

Tener bajo control el stock hará que nunca te quedes sin producto y que no pierdas dinero con descuentos para sacar los productos sobrantes.

Ahora ya lo sabes: el orden también vende. ;)