Costo de ventas: qué es y fórmula para calcularlo

Si nunca te has preocupado de las cuentas de tu eCommerce, probablemente no sepas ni por dónde empezar a calcular los costes de ventas. 

Sin embargo, tarde o temprano es algo en lo que tienes que meter mano, ya que, como vas a ver en este artículo, es la única manera de incrementar la rentabilidad de tu negocio y de asegurar su pervivencia. 

Presta mucha atención a todo lo que te contamos en este artículo, porque ya no vas a tener excusa para tomar las riendas de tu negocio y empezar a controlar los costos de ventas. 

Qué es el costo de ventas

El costo de ventas es la métrica financiera que te indica cuáles son los gastos en los que has tenido que incurrir desde que compras un producto hasta que lo vendes y se lo entregas al cliente final. 

Como te puedes imaginar, se trata de un dato fundamental para saber si tu tienda online está ganando dinero, o si es mejor que bajes la persiana virtual y te dediques a otra cosa. 

Como verás más adelante, el concepto de costo de ventas es básico para entender qué nivel de rentabilidad estás alcanzando en tu actividad comercial. 

Sobre todo porque, calculando bien los costos de ventas, vas a poder determinar también el margen bruto, que es la cifra que te muestra la rentabilidad operativa de tu eCommerce.

El costo de ventas es importante porque te puede ayudar a incrementar tus ventas. Y esto es así porque, cuando quieres calcular el precio de venta de un producto, es necesario tener claros cuáles son tus costes.

Pero ten presente que los costos de ventas son diferentes para un fabricante que para un minorista. 

Mientras que el fabricante tendrá que analizar elementos como los precios que paga por las materias primas o la amortización de las máquinas que tiene en su fábrica, el minorista tiene que contabilizar el precio al que compra los productos, los gastos logísticos, de marketing, etc. 

Otros temas que te vamos a enseñar a controlar en este artículo es el de los gastos de almacenaje. Sobre todo si manejas inventarios grandes, es importante que calcules lo que te cuesta tener almacenada tu mercancía hasta que esta se vende. 

Para qué sirve el costo de ventas

En la primera parte de este artículo te hemos explicado qué es el costo de ventas. 

Ahora llega el momento de profundizar más en el concepto. 

Por eso vamos a explicar para qué sirve el costo de ventas concretamente. 

A grandes rasgos podemos decir que el costo de ventas tiene relación con los siguientes puntos de una empresa.

1. Fijación de precios

El costo de ventas es imprescindible en la fijación de precios de los productos. 

Si no sabes cuáles son tus costos de ventas, va a ser imposible que puedas establecer un precio competitivo de tus productos. 

Por tanto, es necesario conocer de forma numérica lo que cuesta el producto que adquieres al mayorista o al fabricante, así como los costes asociados con la entrega de esos productos al cliente final. 

Sabiendo eso es más fácil fijar precios que no solo cubran los costes directos, sino que también te garanticen un margen de beneficio adecuado.

De hecho, las empresas que no conocen bien cuáles son sus costos de ventas no son capaces de obtener beneficios consistentes. 

2. Evaluación de la rentabilidad

Llegamos ahora al segundo punto que nos muestra para qué sirve el cálculo de los costos de venta.

Solo conociendo este dato puedes calcular el margen bruto que se obtiene en cada venta de tu eCommerce.

El margen bruto es una métrica que se obtiene al restar el costo de ventas de los ingresos generados por la totalidad de las ventas.

Gracias a este indicador podrás evaluar cuáles son tus productos más rentables y cuáles son los que menos dinero te dejan. 

Y eso a nivel estratégico es vital porque la rentabilidad de los productos te va a marcar el camino para establecer promociones, modificar ofertas comerciales o eliminar determinadas líneas de producto.

3. Control de inventarios

Esto, además, nos demuestra que un correcto control del stock no puede ser llevado a cabo si no se tienen en cuenta los costos de venta.  

Cuestiones como mantener un nivel óptimo de inventario es básico para minimizar los costos de almacenamiento. Y, como ya has visto, esa partida tiene una relación directa con los costos de ventas.

Por no hablar de otros problemas que impactan directamente en los costes de ventas, como la obsolescencia de los productos. 

Un análisis del costo de ventas te puede permitir detectar patrones de demanda. Y en función de esas tendencias, ajustar tus niveles de inventario a la estacionalidad o los picos de demanda. 

La clave es hacer una previsión lo más ajustada posible para que siempre haya suficiente stock para satisfacer la demanda, sin incurrir en costos de venta excesivos. 

4. Planificación y presupuesto

A la hora de elaborar tu presupuesto de ventas, es necesario conocer con precisión los costos de ventas.

Solo así puedes hacer una planificación presupuestaria adecuada y eficiente.

Con una comprensión más realista y ajustada de los costos de ventas, podrás proyectar con mayor precisión las necesidades financieras futuras de tu tienda online. 

Y no solo eso, ya que también podrás asignar los recursos de una manera más inteligente, en función de la planificación de estrategias de crecimiento que vayas estableciendo en tu plan de empresa. 

Beneficios de calcular correctamente el costo de ventas

Teniendo en cuenta para qué sirve el cálculo de costos de ventas, ahora vamos a ver de forma esquemática los principales beneficios de hacer estos cálculos de una manera rigurosa, para que te sirva como resumen de consulta rápida:

• Te permite optimizar tus márgenes de beneficio: sabiendo cuáles son tus costes de ventas es más fácil diseñar estrategias para maximizar los márgenes de beneficio. Así tu tienda online será más competitiva y sostenible a largo plazo. 
• Te ayuda a tomar mejores decisiones estratégicas: tener información clara sobre el costo de ventas es básico para gestionar eficientemente los inventarios, seleccionar a nuevos proveedores —que te vendan el mismo producto más barato— e invertir en nuevas tecnologías. Todo ello encaminado a reducir los costes más innecesarios. Además, también es crucial para encontrar un producto rentable para vender por Internet.
• Te muestra cuáles son las áreas de mejora: analizando el costo de ventas puedes identificar las áreas en las que los costes son excesivos. Puedes reducir costos excesivos renegociando, por ejemplo, contratos con proveedores o adoptando prácticas empresariales más eficientes. 
• Te permite controlar mejor los costos: sabiendo cuáles son tus costos de ventas vas a poder gestionar mejor tus recursos. En este punto es importante que detectes gastos innecesarios y los elimines o reduzcas considerablemente.

Cómo sacar el costo de ventas

Llega el momento de entrar en materia y aprender cómo sacar el costo de ventas. 

Antes de comenzar con los cálculos debemos conocer cuáles son los costes de compra de inventario, el precio aplicado a cada envío, así como el resto de gastos directos relacionados con las operaciones de venta. 

Vamos a ver ahora cómo se calcula el costo de ventas haciendo uso de una fórmula.

Fórmula de costo de ventas

La fórmula del costo de ventas básica para hacer el cálculo es la siguiente: 

CDV = Inventario Inicial (II) + Compras Durante el Período (CDP) – Inventario Final (IF).

Vamos a explicarte los términos que componen la fórmula del coste de ventas: 

• Inventario Inicial: el valor numérico del inventario al comienzo del período que deseas medir. Tiene que estar basado en el precio de las facturas y albaranes de compra. Para ser precisos, evita hacer cálculos a grosso modo o estimaciones a ojo. Céntrate en lo que está documentado y contabilizado. 
• Compras durante el período: el coste total que has pagado por añadir nuevos productos al inventario durante el período de cálculo.
• Inventario final: toma el valor contabilizado de todo el inventario de tu tienda online al final del período.

Cómo se saca el costo de ventas aplicando la fórmula del CDV

Para calcular el costo de ventas tienes que aplicar la fórmula siguiendo los siguientes pasos: 

• Determinar el inventario inicial: para ello, tendrás que haber recapitulado todo tu inventario y calcular una cifra exacta. Lo más habitual es tomar ese valor del balance final del período anterior.
• Calcular el monto total de las compras durante el período: aquí debes obtener una cifra sumatoria de todos los gastos que has tenido al comprar nuevos productos. Tendrías que sumar las facturas de compra de los nuevos artículos, así como el transporte, los gastos de almacenamiento y el resto de gastos directos implicados en las operaciones comerciales de tu eCommerce. 
• Determinar el valor del inventario final: ahora debes saber cuánto valen todos los productos que tienes en stock al final del período de medición. Si no sabes cómo hacerlo, te recomendamos que contabilices el valor de todos los productos que no se han vendido en ese período. Lo más fácil es hacer un conteo físico de todos los productos en el almacén, aplicando los precios en función de los costes pagados al comprarlos. 
• Aplicar la fórmula: toma una calculadora y sustrae el valor total del inventario final del precio que surge de la suma del inventario inicial y las compras realizadas durante ese período. 

Ejemplo de costo de ventas usando la fórmula

Vamos a imaginar que en tu eCommerce de ropa deportiva durante el primer trimestre del año tienes las siguientes cifras: 

• Inventario Inicial (a 1 de enero): 50.000 euros.
• Compras Durante el Período (de enero a marzo): 100.000 euros.
• Inventario Final (a 31 de marzo): 40.000 euros. 

Ahora tienes que aplicar la fórmula del costo de ventas: 

CDV = 50.000 euros + 100.000 euros – 40.000 euros

CDV = 110.000 euros

Qué gastos forman parte del costo de ventas

Aunque seguro que ahora estás deseando saber cómo sacar el costo de ventas, antes de eso te vamos a explicar cuáles son las partidas o grupos de gasto que hay que considerar, antes de aplicar la fórmula del costo de ventas. 

Ten en cuenta que aquí vamos a contabilizar todos los costes directamente relacionados con la compra, almacenamiento y envío de los productos vendidos en tu tienda online.

Entender y desglosar estos gastos es fundamental para calcular con precisión y rigor el coste de ventas. 

Si lo haces bien, podrás obtener muy bien el dato más importante de tu negocio: la rentabilidad del mismo. Porque solo si obtienes un buen ROI podrás garantizar la supervivencia de tu eCommerce. 

Vamos a ver cuáles son las partidas que forman parte de los costos de ventas.

1. Costos de adquisición de inventario

Aquí podemos incluir los siguientes gastos: 

• Compras de productos: lo que pagas a los mayoristas por los productos que luego revenderás en tu tienda online. Se trata del gasto básico de una tienda online. 
• Gastos de envío y transporte: conviene desglosar los pagos que haces por el envío de tus mercancías. Contabiliza aquí lo que te cobra el mayorista por enviar tus productos hasta tu almacén, junto con otros gastos como los de aduanas, fletes, costos de importación…
• Seguros: también debes registrar lo que te cobra la compañía aseguradora por asegurar los envíos durante el tránsito de las mercancías. Así estarás más tranquilo ante posibles pérdidas o deterioros en los envíos. 

2. Costos de almacenamiento y manejo de mercancías

En esta partida quiero que te centres en los gastos que generan los productos que vas a vender cuando llegan hasta tus instalaciones. 

Aquí podemos distinguir entre: 

• Gastos de almacenamiento: si has alquilado un almacén, tendrás que contabilizar esos pagos. Y lo mismo ocurre con la luz, el agua, los gastos de mantenimiento…
• Gastos relacionados con la gestión del inventario: si tus sistemas de inventario demandan contratar personal de almacén o carretillas para el trasiego de la mercancía es algo que deberás tener en cuenta para calcular tu costo de venta. Lo mismo sucede con las estanterías, montacargas, el software de gestión de almacenes… 

3. Costos directo de ventas

La propia venta de productos genera unos costes que hay que contabilizar. 

Entre todos, destacan los siguientes: 

• Gastos de packaging: el packaging es fundamental para incrementar las ventas y fidelizar a tus clientes. Aquí debes contar con los gastos de cajas, papel de envolver, plásticos de burbuja, cinta adhesiva, etiquetado…
• Gastos de envío a clientes: determina aquí las cantidades que tienes que pagar a las distintas empresas de mensajería que envían tus paquetes. 
• Seguro de envío: al igual que ocurre con los mayoristas, conviene que asegures el envío de los productos para protegerte en caso de que se produzcan inconvenientes o siniestros. 

4. Otros costes directos

También debes tener en cuenta las siguientes partidas: 

• Costes de producción: si además de una tienda online eres también productor de los artículos que vendes, debes reflejar los costes de materias primas, mano de obra, etc. 
• Gastos de devolución: también conviene que contabilices los gastos asociados a las devoluciones. 
• Descuentos y rebajas: también tienes que indicar como costo de ventas los descuentos y las rebajas que ofreces a los clientes. 

Consejos para reducir los costes de ventas

La mejor manera de aumentar los beneficios de una tienda online es controlando y reduciendo los costes de ventas.

Por eso, para terminar, te vamos a dar algunos tips para que vayas rebajando la cantidad gastada en esas partidas: 

• Optimiza la gestión del inventario: puedes automatizar los procesos logísticos utilizando software de gestión de almacenes. De esa manera, es más fácil gestionar tu catálogo y reducir el exceso de inventario. 
• Negocia con los proveedores: una buena forma de reducir los gastos de compra de productos es negociar con los mayoristas para conseguir mejores condiciones. 
• Rebaja los costos de envío: compara las tarifas de las distintas empresas de transporte, porque es posible que encuentres opciones más baratas que las que estás usando ahora. 
• Minimiza el impacto de las devoluciones: mejora cosas como las descripciones de productos o las condiciones de venta para que se reduzcan el número de devoluciones (por culpa de las expectativas no cumplidas). 
• Revisa continuamente los costos de ventas: realiza auditorías regulares para comprender cuáles son las áreas de mejora. También puedes revisar lo que están haciendo tus competidores para ver si puedes replicar sus mejores prácticas. 

¿Vas a empezar a controlar tus costos de ventas?

Con todo lo que te hemos mostrado en este post creemos que tienes información suficiente para empezar a reducir gastos y obtener mayor rentabilidad. 

El futuro de tu tienda online lo agradecerá.