Los 7 trucos imprescindibles para mejorar la productividad de tu tienda online

Chiara Algarotti

International Outreach Specialist

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Siempre tienes cosa pendientes de hacer, ¿verdad? Piensas que si haces un esfuerzo te pondrás al día… pero al final nunca lo consigues.
Como emprendedor tienes que aceptar que los días tienen 24 horas, pero la realidad es que si aprendiésemos a trabajar mejor, podrías hacer mucho más en menos tiempo.
¿Quieres saber cómo mejorar tu productividad?
En este post te damos 7 trucos que harán que ganes tu guerra contra el reloj. 😉

¿Qué significa mejorar la productividad cuanto tienes un e-commerce?

Dice la definición:

Productividad es  una medida para calcular el rendimiento obtenido utilizando un mínimo de recursos en un periodo de tiempo determinado.

Cuantos menos recursos sean necesarios, mayor será la productividad.
Pero, ¿a qué nos referimos con la productividad cuando gestionamos un e-commerce?
Pues sobre todo, al tiempo que se emplea en gestionar el negocio; es decir,  a la manera de hacer más cosas en menos tiempo.

¿Cuáles son los obstáculos que te impiden ser más productivo?

Cualquier cosa que te desvíe, aunque sea un momento,  de lo que tienes que hacer cada día, es un obstáculo en tu productividad.
Trabajando online, hay 5 grandes tipos de limitaciones en tu desempeño diario.

✅ 1. Las interrupciones y distracciones

Es el problema número 1 de la productividad online porque es facilísimo distraerse.

¿Cuántas veces te has puesto a buscar alguna información en Internet y has acabado viendo fotos de la competencia en Instagram?

O puede ser que estés muy concentrado haciendo alguna tarea y te llamen por teléfono o te llegue un e-mail para preguntarte cualquier otra cosa.
Cada vez que te distraes o interrumpen, pierdes no solo ese tiempo, sino el de volver a centrarte en lo que estabas haciendo inicialmente.
Y esas interrupciones suman un montón de horas cada semana tiradas a la basura. Más adelante te contamos alguna manera de reducirlas. 😉

✅ 2. La ausencia de foco

Si trabajas sin una meta, es mucho más sencillo distraerse y desmotivarse, porque no tienes manera de medir si estás haciendo bien las cosas.

Trabaja estableciendo un objetivo diario concreto que te permita enfocarte y evitar las distracciones.

Si tienes un plan más a largo plazo, enfoca tu objetivo diario en hacer las cosas que te acerquen lo más posible a tu meta final.
Por ejemplo, si tu meta es conseguir este año 10.000 seguidores en Instagram para poder poner enlaces en los Stories, es evidente que no puede ser un objetivo diario.
¿Qué puedes hacer?
Fijarte metas más específicas vinculadas con el objetivo general, como:

• Crear un calendario editorial con todos los temas de las publicaciones.
• Preparar las imágenes y los textos de la próxima semana.

Estas son metas concretas que sí puedes realizar en un día. Por lo tanto, tendrás mucho más claro qué tienes que hacer y sentirás que avanzas.

✅ 3. Hacerlo todo a la vez

Podríamos llamarlo “exceso de optimismo”. Suele suceder que cuando tienes numerosas tareas por realizar, intentes hacerlo todo a la vez porque tengas la sensación de que así haces más.
Todo lo contrario. Cuando te pones a hacer más de una cosa al mismo tiempo, no haces bien ninguna, porque (de nuevo) pierdes el foco y tu efectividad en cada tarea se reduce drásticamente.
Haz las tareas de una en una o fija bloques horarios para cada cosa (y respétalos, claro).

✅ 4. No saber priorizar

Cada día hay mil cosas por hacer y todas parecen importantísimas. Pero si no te organizas, lo normal es que termines por olvidarte de algo.
Para evitar esto y saber siempre qué es lo urgente y qué lo importante (que son cosas distintas), es fundamental que trabajes por objetivos.
Es preferible que te centres en hacer las tareas de una en una, priorizando las realmente urgentes. Pero ojo, procura no saturarte de tareas prioritarias y volver a perder el foco intentando hacer más de 3 cosas a la vez.

✅ 5. Perder el tiempo buscando algo

¿Cómo se configuraba una nueva zona de envío en la plataforma CMS de tu tienda? El descuento que habías acordado por la reclamación de aquel cliente ¿fue por email o por el chat bot?
Cometemos muchos errores y perdemos un tiempo increíble por este tipo de cuestiones. Por eso, es fundamental crear procesos.

Un proceso es la relación ordenada de acciones que hay que realizar (y cómo se hace cada una) para hacer una tarea determinada.

Por ejemplo, el envío de un pedido.

• Recepción del pedido.
• Gestión del stock en el almacén.
• Verificar que la información de envío es correcta.
• Preparar el paquete.
• Contactar con mensajería.
• Recepción por parte del cliente.
• Email de gracias pidiendo prueba social.

Si sabes todos los pasos que tienes que dar para hacer algo, se acaba la improvisación y el pensar «cómo se haría aquello» o «dónde estará lo otro».

Recomendaciones para mejorar la productividad de tu empresa online

Ya hemos definido los principales problemas que hacen que no seas productivo en tu e-commerce, ¿alguno te resulta familiar? 😉
Por suerte, existen numerosas herramientas online que te ayudan a mejorar tu productividad.

✅ 1. Organiza tus documentos para que sean accesibles desde cualquier dispositivo

¿Hay alguien que estas alturas no use Google Drive trabajando en Internet?
Es una herramienta potente y funcional que te permite:

• Compartir documentos entre distintas personas de un mismo equipo.
• Organizar los archivos en carpetas.
• Crear documentos directamente en la nube.

Y además, como es de Google, es gratis y está accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Si aún no te has decidido, a ver si el propio Google te convence.

✅ 2. Ponle horario a tu email

No puedes prescindir del correo electrónico porque es fundamental para un negocio online. Pero si estás todo el día pendiente de los mails que recibes, no harás otra cosa.

• Márcate un horario para revisarlo.
• Responde los emails que te hayan llegado y archívalos o bórralos.
• Apunta para como tarea si hay algún email que te vaya a llevar más tiempo responderlo (por ejemplo, una reclamación).

Puedes establecer 2 horas al día (una por la mañana y otra por la tarde.)
Fuera de ese horario, dile adiós a tu bandeja de entrada y comprobarás que eres mucho más productivo sin estar pendiente de los emails que entran.

✅ 3. Automatiza las tareas más repetitivas

Si hay alguna tarea que repitas frecuentemente, seguro que te sale más a cuenta automatizarla.
Por ejemplo:

• Responder a los emails de los clientes: haz una plantilla de respuesta que te ayude a minimizar el tiempo de respuesta.
• Hacer pagos a proveedores o trabajadores: configura órdenes periódicas en la app de tu banco.
• Actualizar tus RRSS: hay herramientas que te permiten programar las actualizaciones en tus redes, como Hootsuite o Metricool. Si además repites contenido en algunas, échale un vistazo a IFTTT.

Revisa tu trabajo y apunta qué tareas repites con más frecuencia.
Eso sí, una vez que las automatices, comprueba que la automatización funciona correctamente.

✅ 4. Utiliza un calendario para organizar tu día, tu semana y tu mes

Si lo quieres simplificar aún más, no utilices cualquier calendario, sino Google Calendar.
Lo puedes integrar con muchas otras herramientas de mejora de la productividad y es accesible también desde el móvil, lo que te facilitará la consulta de tus citas y tareas programadas.
TRUCO EXTRA
Planifica tus tareas en periodos mínimos de una semana; si es posible, un mes entero. Si evitas perder un rato cada mañana pensando en lo que te toca hacer ese día, al final del mes habrás ganado muchas horas, garantizado.
Guárdate una hora semanal para organizar tu calendario; va a facilitarte mucho la gestión diaria.

✅ 5. Desglosa cada tarea grande en tareas más pequeñas

A veces tienes que hacer algo que sabes que te va a llevar muuuucho tiempo, por lo que lo vas posponiendo, hasta que se convierte en una tarea enorme que te roba un día entero.
Si cada tarea grande la desglosas en actividades más pequeñas, será mucho más sencillo encargarte de ellas, y notarás que avanzas en el trabajo.
Por ejemplo: la facturación mensual puede convertirse en  una pesadilla al cierre del trimestre.
Pero si te fijas:

• Una hora semanal para revisar las facturas a clientes.
• Otra hora para los proveedores.
• Otra para comprobar las cuentas.

Cuando termines el trimestre tendrás el trabajo hecho en un abrir y cerrar de ojos.
Hay herramientas que te permiten hacer este desglose de tareas de manera sencilla y muy visual.
Trello consiste en un tablero en el que puedes crear listas y, dentro de estas, tareas independientes. Puedes moverlas, ponerles fechas de vencimiento, marcarlas como realizadas… Es perfecto para negocios con un volumen no demasiado grande de trabajo.
Echa un vistazo para que veas lo intuitivo que es su uso:
Similar es Asana, pero permite la gestión de grandes equipos de trabajo para cuando tu proyecto crezca.

En su versión gratis admite hasta 15 miembros por equipo  y tareas ilimitadas.

✅ 6. Evita las distracciones

Además de mantener tu correo electrónico cerrado, la otra gran fuente de distracción online son las redes sociales, sobre todo Facebook.
Te damos 2 herramientas:

• Kill News Feed: una extensión para tu navegador Chrome que bloquea las últimas noticias para que no te despistes con contenido irrelevante para tu negocio.
• Cold Turkey: si no navegas con Chrome, pero sí utilizas Windows en tu ordenador, te limita el acceso a las redes sociales y a algunas páginas web desde tu ordenador durante el tiempo que configures.

Si eres de los que cuando te quieres dar cuenta estás viendo vídeos de gatitos… cierra las puertas a la tentación. 😉

✅ 7. Delega las tareas más improductivas

Esto parece inalcanzable cuando comienzas un proyecto pequeño desde cero.
Cuando tu negocio empiece a crecer, para mejorar tu productividad debes centrarte en las tareas que son realmente rentables.
Revisa qué tareas te gusta hacer menos y que no es imprescindible que hagas tú.
Delegar o subcontrar a un tercero no es un gasto: es una inversión en tiempo para dedicarte a hacer cosas realmente importantes. 

Evita distracciones y empieza a mejorar tu productividad

Con sinceridad: ¿cuántas de las distracciones que comentamos te suceden cada día? 😉
Aunque parezca un engorro, si aplicas alguna de las recomendaciones que te hemos sugerido, verás que al final del día has conseguido hacer muchas más cosas.