Qué es inventario, para qué sirve y ejemplos

El inventario es un elemento básico para cualquier negocio que se dedique a fabricar u ofrecer cualquier tipo de producto para su venta o alquiler.

Es algo que puede ser sencillo, pero que si no se hace o no se hace bien puede suponer un auténtico caos para el negocio.

Sigue leyendo para aclarar cualquier duda que puedas tener sobre qué significa hacer un inventario, para qué sirve un inventario, qué información no debe faltar y algunos ejemplos de inventario según su utilidad.

Pero antes…

También puedes descargarte nuestra plantilla para automatizar inventarios en Excel, te será muy útil para implementar la información de este artículo.

¡Vamos allá!

¿Qué es un inventario?

Un inventario es una lista detallada de las mercancías o bienes que posee una empresa.

Esa es una buena definición de inventario, pero la voy a completar un poco más.

Porque lo que transforma ese listado en algo que se ajusta al concepto de inventario del que hablo, es el tipo de información que incluye.

Aunque lo veremos más bajo con detalle, un inventario de empresa suele indicar, por ejemplo, cantidades, costes, disponibilidad o cualquier otra información que permita administrar de forma eficiente los recursos de una empresa.

Para qué sirve el inventario

El inventario de productos puede ser físico o digital y es esencial porque ayudará a tu negocio (ya sea una tienda física o una tienda online) en lo siguiente.

✅ Reduce los costes

Un inventario puede ayudar mucho a la rentabilidad de un negocio. 

Si hay demasiado stock de un producto, puedes tratar de reducir el coste de compra para reducir gastos. 

Y para una cantidad limitada de un producto, podrías aumentar su precio de venta y así maximizar las ganancias.

✅ Controla tu stock

Existen maneras de vender en internet sin stock, pero en otros casos hay que tener un control de productos.

Para saber con exactitud cuántos productos tiene disponibles para la venta, cualquier negocio debe mantener un inventario actualizado.

Esto es todavía más importante si tienes una tienda física o un almacén, ya que con el detalle de un inventario de almacén sabrás cuánto espacio de almacenamiento necesitas para tus productos.

✅ Satisface la demanda de los clientes

Un inventario de productos actualizado también es fundamental para asegurarte de que tienes la capacidad de satisfacer la demanda de los clientes. 

Si el stock de un producto es insuficiente, como es lógico, no podrás satisfacer la demanda de tus clientes. 

Sin embargo, si detectas que tienes demasiado stock de algún producto, puede que estés perdiendo dinero adquiriendo y almacenando productos que no se venden.

Aunque hay listados de los productos más vendidos en internet, mantener el inventario al día permitirá a cualquier negocio conocer su ranking de ventas. 

✅ Prevé la demanda futura

Un sistema de inventario eficaz, también puede ser muy útil para prever la futura demanda de tus productos. 

Lo cual cobra especial importancia para productos estacionales. 

Con un buen inventario podrás planificar con antelación y asegurarte de que tienes suficiente stock disponible para satisfacer las necesidades tus clientes cuando lleguen los períodos con una demanda más alta.

Importancia del inventario en la contabilidad de tu negocio

Ya hemos visto qué es un inventario y para qué sirve, pero es que la gestión de inventario no es solo una tarea operativa, también tiene un impacto crucial en la contabilidad de un negocio que puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento.

Este es su impacto y así te ayuda un inventario en la contabilidad de tu negocio:

1. Rastrea activos y pasivos

Un inventario sólido está en constante movimiento, proporcionando un registro claro de los activos y pasivos de tu empresa.

En control preciso de tu stock, que vimos que te ayuda a mantener, te servirá para que evalues con precisión el valor de los productos que tienes y entender la salud financiera de tu negocio.

2. Controla costes y rentabilidad

La contabilidad eficiente en el comercio electrónico implica mucho más que solo sumar y restar.

Un inventario de contabilidad bien gestionado te permite calcular los costes de adquisición, almacenamiento y manejo de productos.

Esto se traduce en una mayor comprensión de tus márgenes de beneficio, permitiéndote ajustar estrategias de precios para maximizar tus ganancias.

3. Evita pérdidas por agotamiento o exceso

La eficiencia en la gestión de inventario afecta de forma directa a la contabilidad de un eCommerce.

Controlar la escasez o el exceso de existencias es esencial para no tener pérdidas financieras. La contabilidad se vuelve más sencilla cuando puedes prever y ajustar tu inventario según la demanda del mercado, evitando costosos errores de inventario.

4. Cumple con la normativa fiscal

La precisión en la contabilidad del inventario es crucial para cumplir con las obligaciones fiscales.

Un inventario bien documentado te ayuda a calcular con precisión los impuestos sobre las ventas y asegura que tu empresa esté en conformidad con las regulaciones fiscales locales.

5. Toma decisiones estratégicas

Una gestión de la contabilidad a través de un inventario eficiente brinda información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.

Al comprender qué productos se están moviendo rápidamente y cuáles necesitan un impulso, puedes ajustar tu estrategia de marketing y enfocarte en áreas que generan mayores beneficios.

Cuáles son las partes de un inventario

Un inventario puede ser muy diferente dependiendo del tipo del uso que se le vaya a dar y de la empresa que lo vaya a utilizar. 

Sin embargo, sí que podemos identificar el tipo de información básica que debería contener casi cualquier inventario:

Identificación del producto: esta información sirve para determinar qué producto es el que aparece en el listado. Puede contener el nombre del producto, el número de serie, el modelo, la marca, etc.

Cantidad: la cantidad de productos disponibles en el inventario para poder llevar un control del stock.

Ubicación: la ubicación física en la que se encuentra el producto. Para saber si está en alguna tienda, almacén o depósito.

Fecha de ingreso: la fecha en la que el producto fue listado e incluido en el inventario.

Estado del producto: sirve para saber si el producto está nuevo, dañado, has sido devuelto, etc.

Coste unitario: el coste que ha supuesto adquirir cada unidad de un producto en cuestión.

Valor total: el valor total de todos los productos en el inventario. Se consigue haciendo una operación sencilla: cantidad x costo unitario.

Cómo se hace un inventario

Si tu intención es vender productos en Amazon, puede que no tengas tanto interés en hacer un inventario, sino más bien en entender bien qué es y ver ejemplos.

Pero antes de seguir con esos ejemplos, sí me gustaría darte unas pocas pinceladas sobre cómo se hace.

1. Identifica y clasifica productos

2. Asigna un código

3. Determina el coste

4. Establece la fecha de ingreso

5. Verifica el estado del producto

6. Actualiza el inventario

Estos son los pasos básicos, que pueden variar dependiendo del tipo de inventario, y en los que te recomiendo que profundices si quieres saber cómo hacer un inventario.

Tipos de inventario: ejemplos

Ahora que ya tienes claro qué es un inventario, vamos a pasar a ver los tipos de inventarios que existen. 

Los inventarios se pueden dividir en dos grandes categorías: inventario activo o pasivo.

El inventario activo hace referencia a los productos que se encuentran en stock y están listos para la venta.

Y el inventario pasivo es de productos que no están en stock, pero que se han pedido o comprado. Así que están en camino, pero no disponibles para la venta o uso. 

Es importante mantener el equilibrio entre ellos para no acumular productos (sobre inventario) que no se están vendiendo o utilizando.

Para hacer pedidos y manejar el inventario de forma inteligente, puede ser interesante conocer el concepto de Matriz BCG.

Ahora sí, veamos algunos ejemplos de inventarios con más detalle:

1. Inventario físico

Se cuenta de forma manual todas las existencias físicas en el almacén, tiendas, etc. de la empresa. 

Se hace de forma periódica y permite que lo que aparece en el inventario coincide con las existencias reales. 

También es útil para detectar posibles errores en el registro o robos.

2. Inventario perpetuo

Este ejemplo de inventario sirve para seguir las existencias en tiempo real y se hace mediante algún software o tecnología.

Es útil para empresas con un gran volumen de ventas o que manejan grandes cantidades de inventario que necesitan controlar de forma rápida cualquier variación de existencias.

3. Inventario cíclico

En vez de hacer un recuento completo anual, el cíclico es un ejemplo de inventario que supone recuentos periódicos.

De esta manera se detectan errores con rapidez y precisión, antes de que se conviertan en problema mayor.

4. Inventario de seguridad

Consiste en mantener una cantidad de existencias adicionales de un producto como precaución, en caso de que haya un pico de demanda o problemas en la cadena de suministro. 

Sirve para prevenir la escasez en momentos de alta demanda.

5. Inventario consignado

En este caso, el proveedor sigue siendo el propietario del inventario hasta que se vende, momento en el que el minorista recibe una comisión por la venta.

6. Inventario en tránsito

Para productos que se encuentran en camino desde el proveedor hasta el almacén o tienda.

Como no ha llegado a su destino, no se considera parte del inventario físico, pero  es importante llevar un registro detallado de este inventario para asegurarse de que llegue a tiempo y en buenas condiciones.

7. Inventario obsoleto

Productos que no se han vendido y que han perdido valor porque ya no se consideran relevantes en el mercado. 

Es importante identificar este inventario lo más rápido posible. 

Son productos que ocupan espacio y que hay que sacar de manera eficiente y rentable lo antes posible, por ejemplo, utilizando técnicas de venta cruzada.

8. Inventarios de productos terminados

Productos que ya están fabricados y listos para ser vendidos a los clientes. 

Por ejemplo, cualquier tipo de producto que ya esté listo para distribuir.

9. Inventarios de materias primas

Ejemplo de inventario en el que se listan los materiales que se utilizan para la fabricación de productos. 

Por ejemplo, en una fábrica de muebles, la madera, tornillos, clavos, etc. que hacen falta para construirlos.

10. Inventarios de productos en proceso

Productos que se están fabricando, pero que todavía no están terminados. 

Por ejemplo, una fábrica de automóviles tiene que controlar los coches que no han terminado el proceso de producción y, por tanto, no están listos para entregar a los concesionarios.

11. Inventarios de suministros

Se refiere a todos los suministros o utensilios que se utilizan en la operación diaria del negocio. 

Por ejemplo, una oficina puede tener un inventario de papel, bolígrafos, grapas y cualquier material de oficina.

12. Inventarios de materiales de embalaje

Este tipo de inventario se refiere a los materiales que se utilizan para empaquetar o embalar y enviar productos a los clientes. 

Por ejemplo, una tienda en línea puede tener un inventario de cajas, sobres y etiquetas de envío.

13. Inventarios de productos en devolución

Para los productos devueltos a la tienda. 

Llevar un registro detallado de estos productos es importante para poder evaluar su estado y determinar si está en condiciones de volverlos a poner en venta

Conclusión

Pues si has llegado hasta aquí, ya sabes qué es un inventario.

Y si ya lo sabías, espero que te haya servido para aclarar conceptos o conseguir ideas sobre cómo organizar inventarios y qué ejemplos te puede interesar seguir.

Como te decía al principio, es una herramienta básica para llevar orden en cualquier negocio que maneje cierto volumen de productos.