¿Cuáles son los requisitos legales para montar una tienda online?

Tienes una idea y es muy buena. Tras darle muchas vueltas a la cabeza decides tirar hacia adelante y montar tu e-commerce o negocio online.
Todo es precioso hasta que…
Wait! ¿Y el papeleo?
Sí, todo lo que tiene que ver con…

  • Hacienda.
  • Seguridad Social.
  • Protección de datos…

La Administración pública está esperándote con los brazos abiertos y unos cuantos trámites burocráticos.
¿Todos estos trámites son muy difíciles?
En este artículo te explicamos todos los requisitos que debes cumplir y qué es lo que tienes que hacer para montar tu e-commerce sin miedo a que una equivocación pueda conllevarte una multa.
¿Preparado para acabar con la burocracia?
A por ello.

¿Por qué es importante conocer los requisitos legales?

Cuando nos disponemos a empezar una tienda online, existen un montón de temáticas sobre las que empezamos a investigar:

Pero a la hora de la verdad, ¿sabemos realmente cuáles son los requisitos legales para nuestro e-commerce?
A nadie le gusta pagar impuestos, pero es importante conocer qué hay que hacer para cumplir con la legalidad desde el primer momento y ahorrarnos sorpresas desagradables. 
Vamos a ser realistas, da mucha pereza. Cuando una persona tiene una idea de negocio, lo que le apetece es llevarla a cabo, no hacer colas y rellenar formularios.
De pagar ya ni hablamos.
Ante esa situación hay diferentes perspectivas:

  • Los que no hacen nada: montan una tienda online 100% en B (ni alta en Hacienda, ni autónomos, ni nada). Te parecerá un disparate (lo es) pero mucha gente empieza probando suerte así.
  • Los que intentan ir cumpliendo la ley: aquí es probable que entres tú si estás leyendo esto. Personas que quieren tener la tranquilidad de que su negocio es legal pero que tampoco van corriendo felices a pagar. Un ejemplo es el alta en autónomos que luego veremos.
  • Los que cumplen hasta las leyes que no existen: hay un perfil de empresarios que solo están tranquilos si todo está al 150% controlado. No toleran el mínimo riesgo y prefieren curarse en salud. Una opción bastante más recomendable que la primera.

En cada situación veremos las posibles opciones que tienes, y las posibles repercusiones.

¿Qué hay que hacer antes de montar un e-commerce?

Ya has pasado a la acción, tienes la web en marcha y ya estás empezando a captar posibles clientes.
¿Qué trámites deberías hacer primero?

1. Darse de alta en Hacienda

Aunque sea online, tu actividad comercial no deja de ser una tienda. Te vas a ahorrar el papeleo que supone abrir un negocio físico en cuanto al espacio físico, pero de la Agencia Tributaria no te puedes escapar.
Este trámite solo significa comunicar que comienzas una actividad comercial, no implica pagar nada más que las tasas del modelo correspondiente.
Cualquier actividad comercial está sujeta a IVA en España (si estás en otro país, entra aquí), el 21% en la mayoría de los casos. Cuando vendes un producto o servicio a un cliente, en el precio le estás cobrando una parte de impuestos que, al no ser tuyo ese dinero, tendrás que dárselo a Hacienda al final de cada trimestre.
Además, por el ejercicio de tu actividad incurrirás en gastos por los que también pagarás IVA, que se compensará con el que repercutas a tus clientes:

IVA a pagar=  IVA repercutido – IVA soportado

Pero ojo con…

El recargo de equivalencia

En cierto tipos de negocios, cuando compras a tus proveedores al mismo tipo impositivo que vendes a tus clientes, y además no manipulas el producto, Hacienda te suma un porcentaje extra de recargo de equivalencia.

Declaración censal y selección de epígrafe

En el alta inicial tendrás que cumplimentar los modelos 036 y 037, indicando en este último el epígrafe bajo el que operará tu actividad económica.
Para ello en las casillas 400, 402 y 403 marcarás el tipo de actividad, la sección y el epígrafe del IAE (Impuesto de Actividades Económicas).
En tu caso, con una tienda online que empieza, estarás exento del IAE, ya que solo grava a empresas que pagan el Impuesto de Sociedades y mueven más de 1.000.0000 de € anuales.
Quién sabe si pronto te va a hacer falta… 😉
Puedes mirar el listado de epígrafes profesionales, pero te adelantamos que no está muy acorde con el mundo online.
Para Hacienda, la actividad de un e-commerce se define por la naturaleza de tus servicios. Si tienes un e-commerce de zumos detox, da igual que vendas online, que tu epígrafe será el 415 «Extractos, zumos y otros preparados».

¿Es obligatorio darse de alta en Hacienda?

La respuesta es sí.
«Es que estoy empezando y no sé como me va a ir».
Da igual, el alta no supone coste. Si vas a generar facturas estarás ingresando y quedándote un dinero que no es tuyo, y eso tiene un nombre, economía sumergida.
Hacienda y Seguridad Social son instituciones distintas, y registrar tu actividad en la primera no significa que tengas que darte de alta en autónomos inmediatamente.*
*Ahora vemos ese tema en profundidad, porque tiene su complejidad.

2. Darse de alta en la Seguridad Social (o no)

O lo que es lo mismo, darse de alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).

A. ¿Qué es un autónomo?

Se considera que un autónomo es aquella…

Persona que de forma habitual, personal y directa realiza una actividad económica para ganar dinero, sin un contrato de trabajo .

«Habitual» quiere decir que recibe ingresos recurrentes.

B. ¿Es obligatorio darse de alta en autónomos al montar un e-commerce?

Y aquí ya entramos con lo complejo
Si estás empezando y únicamente ganas algo de dinero de vez en cuando, no tienes por qué darte de alta.
Bueno, según la legislación sí que deberías, pero una sentencia del Supremo en 2007 dio la razón a un trabajador autónomo que ganaba menos del Salario Mínimo Interprofesional (SMI).
Desde entonces esa jurisprudencia ha servido para que si los ingresos son bajos puedas no darte de alta en la Seguridad Social.
Pero ojo, jurisprudencia no es ley, así que, de hacerlo así, te expones a una posible multa.
Resumiendo
Tienes de margen hasta que tus ingresos ronden los 735,9€ mensuales, el equivalente al Salario Mínimo Interprofesional en España.
En caso de no alcanzar esa cifra, déjalo para más adelante cuando tu situación sea más estable.
Eso sí, recuerda que esta estimación no es 100% legal ni fiable, por lo que aun así pueden multarte. Y si en tu caso ya estás cerca de percibir ese nivel de ingresos, prepárate para empezar a pagar la cuota de autónomos.

C. Cómo darse de alta en autónomos tras darse de alta en Hacienda

Aquí tendrás que tener un poco de cuidado con las fechas.
Tendrás un mes de plazo para hacerlo desde haberte dado de alta en Hacienda, así que hazlo cuanto antes.
Aunque tengas 30 días para hacerlo, no lo dejes tanto. Hazlo en el mismo mes natural que el alta en Hacienda y, a poder ser, en los 5 primeros días del mes.
Si te pasas el plazo y la Seguridad Social ve que has estado cumpliendo tus obligaciones fiscales sin tener el alta en autónomos te cobrará las cuotas atrasadas. Y de premio tendrás un 20% de recargo.

D. ¿Que deberé hacer cuando me quiera dar de alta en autónomos?

Si confiaste en esa sentencia de 2007 y has estado facturando cantidades pequeñas sin el alta en la Seguridad Social, no se te ocurra hacerte autónomo ahora.
Lo primero será darte de baja en Hacienda, para luego, con un alta nueva, ir a la Seguridad Social en ese plazo de 30 días.
Si no lo haces así, la administración te va a reclamar las cuotas desde el alta de la actividad en Hacienda.

E. ¿Cuánto hay que pagar de cuota de autónomos?

En 2018, tras muchos años, se ha actualizado la legislación con las nuevas leyes de Emprendedores y de Fomento del Trabajo Autónomo.
La cuota a pagar es uno de los cambios más importantes, pero no el único:

  • Cuota durante el primer año de 50€: las nuevas altas a partir del 1 de enero de 2018 son las primeras en beneficiarse de un año entero de bonificación. Antes eran 6 meses. Eso sí, siempre que no hayas sido autónomo en los dos últimos años o te hayas beneficiado de la cuota reducida en los últimos 5.
  • 137,92€ durante los siguientes 6 meses: es decir, el primer mes desde finaliza la cuota de los 50€ y así durante 6 meses. Es una rebaja del 50% de la cuota.
  • 192, 79€ por otros 6 meses: así hasta llegar a los dos años desde el alta. Estos últimos con una bonificación del 30% de la cuota total.

A partir de ahí, la cuota suele ascender hasta los 267€ mensuales, aunque siempre tendrás algunas ayudas si eres menor de 30 años, desempleado o discapacitado.
No acaba ahí la cosa. Todavía tendrás que presentar el modelo 303 para las compras y ventas realizadas trimestralmente en España y su equivalente a nivel europeo, el modelo 349 . Y por supuesto, declarar el IRPF mediante el modelo 130.
Una vez cumplidas tus obligaciones con el fisco y con la Seguridad Social habrás superado tus primeros retos, pero todavía te queda camino para tener un e-commerce 100% en regla.
Sigue leyendo.

Requisitos y leyes a cumplir para abrir una tienda online

No son muchas, pero sí que hay que ser un poco cuidadoso e intentar cumplir con las normas.
La mayoría están relacionadas, en mayor o menor medida, con la privacidad y derechos del usuario web, así que todo lo que redunde en una mejor experiencia de usuario será positivo para nosotros también.

1. Ley de cookies

Las cookies son pequeños archivos que se almacenan en el navegador del usuario y te permiten seguir los movimientos que hace por tu web. Prácticamente todas las webs usan cookies para hacer publicidad, remarketing o simplemente obtener la información que les brinda la analítica web.
Desde hace años existe una regulación a nivel europeo que obliga a notificar al visitante del usuo de cookies .
Las multas por incumplimiento pueden ir desde los 600€ hasta los 600.000€ en casos extremos, así que vale la pena cumplir la ley a rajatabla. Por suerte existen multitud de plugins para WordPress PrestaShop que nos ayudarán en esta tarea.

2. Ley de comercio electrónico (LSSI)

Otro de los requisitos legales para montar tu tienda online es disponer del famoso «Aviso Legal».
En sintonía con el punto anterior, la Ley de comercio electrónico (LSSI-CE) también obliga a facilitar cierta información de tu e-commerce a los usuarios. Cosas como el nombre de la empresa, el domicilio social, el NIF o el correo electrónico deben estar visibles en este apartado de tu web.

3. Ley del comercio minorista

Este apartado afecta sobre todo a que incluyas la información de los productos que ofreces y su proceso de compra:

  • Características del producto.
  • Precio y gastos de envío.
  • Forma de pago.
  • Plazo de entrega.
  • Derecho de desistimiento (implica que en la mayoría de productos el cliente puede devolver el producto en un plazo de 7 días).

4. Ley de protección de datos (LOPD)

Otra de las condiciones de venta online que tienes que acatar es registrar los datos de tus clientes en la Agencia Española de Protección de Datos (AGPD).
En 2016, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) endureció, a nivel europeo, la legislación para proteger a los ciudadanos del uso abusivo de sus datos por parte de las empresas.
El plazo de dos años para adaptarse a la ley finaliza en mayo de 2018, y en España, la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos se ha modificado para adaptarse a las directrices europeas.
Así, cualquier empresa, tienda, e-commerce o cualquiera que maneje datos de personas se ve obligada a hacer constar:

  • Nombres.
  • Teléfonos.
  • NIFs.
  • Correos electrónicos.
  • Números de cuentas.

Y todo tipo de dato personal, tanto de clientes como de proveedores o trabajadores propios.
Puedes inscribirlos a través del formulario NOTA . Piensa que cada vez que almacenas datos personales, el cliente debe darte su consentimiento . Lo mejor para lograr esto es redactar un apartado de Política de privacidad e incluir al final de la página un checkbox que tengan que aceptar para poder continuar.

5. Email marketing y protección de datos

En negocios online existe la costumbre de enviar comunicaciones o newsletter de forma habitual.
Es una herramienta que puede ser muy útil, salvo que nos pasemos de la raya y pasemos de aportar valor a mandar correos comerciales sin parar.
La nueva LOPD pretende poner control con algunas medidas.
Para empezar, se deja muy claro que para poder enviar información al usuario este debe dar su consentimiento «libre, específico e inequívoco».
Hasta ahora, esa autorización venía implícita con la entrega de los datos. Te habrá pasado que solo por rellenar tu email para algo intrascendente empiezas a recibir publicidad de la empresa.
La nueva normativa dice también que las antiguas bases de datos debe ser revisadas para comprobar a qué autorizó el usuario en el momento de ser incorporado a la lista.
Pero no es lo único que debes tener en cuenta:

  • Enlace de baja visible: el usuario debe poder revocar en todo momento tu derecho a enviarle información.
  • Tus proveedores también deben cumplir la ley: y esto incluye a cualquiera que disponga de los datos de tus clientes: herramienta de email marketing, pasarela de pagos… ¿afectará esto a Mailchimp?
  • Notificación en 72 horas de cualquier problema: si alguien ha intentando acceder a datos de clientes o has tenido cualquier brecha de seguridad, debes comunicarlo a tus usuarios y a la Agencia Española de Protección de datos.

Para adaptar tu e-commerce a la nueva LOPD existe una herramienta gratuita donde consultar tu nivel de cumplimento. Se llama Facilita RGPD y no te llevará más de 20 minutos.
En resumen:
Para nosotros estos cambios en materia de protección de datos personales son muy positivos y premiarán el trabajo honesto.
En este artículo ya vimos los beneficios del email marketing para tiendas online bien realizado. Ahora, la única premisa imprescindible es asegurarnos de incluir doble opt- in, así el usuario debe confirmar con un email que quiere ser incorporado a nuestra lista de correo.
Bueno, y usa el sentido común y no mandes únicamente emails de venta a tus suscriptores. No venderás más y la experiencia de tus clientes será malísima.

¿Eres legal o no?

Hasta aquí el repaso a los requisitos básicos para empezar a operar con tu tienda online.
Lo cierto es que averiguar cómo vender por Internet legalmente puede resultar una de las tareas menos apasionantes para aquellos que empiezan con su e-commerce. No obstante es algo que todos debemos aprender y nos servirá para aplicarlo a cualquier proyecto futuro en la nube.
Piensa que por estos trámites pasa tu camino hacia un e-commerce de éxito. Nadie dijo que iba a ser fácil 🙂