Resumen ejecutivo: qué es y cómo se hace, con ejemplos

Imagina que has trabajado mucho en un informe extenso y detallado sobre el rendimiento de tu empresa durante el último trimestre. 

¿De verdad ves factible presentar un documento de 100 páginas a alguien para que lo revise de manera rápida?

Para eso están los resúmenes ejecutivos.

Antes de continuar, descarga nuestra plantilla para que puedas ir tomando notas de cómo rellenar cada parte.

Es esencial que este documento esté bien redactado para captar la atención de quien lo lee y asegurar que se interesa lo suficiente como para profundizar en el informe completo.

Vamos a ver qué son los informes ejecutivos, su estructura, cómo hacerlos y también algunos ejemplos útiles de resumen ejecutivo.

Qué es un resumen ejecutivo

Un resumen ejecutivo es un documento conciso y claro que resume los aspectos más importantes de un informe o proyecto. 

Es como un aperitivo.

Ofrece un vistazo rápido, pero sustancial de algo más grande, captando la atención de los ejecutivos y tomadores de decisiones en un abrir y cerrar de ojos.

El resumen ejecutivo, que se conoce también por informe ejecutivo o reporte ejecutivo, condensa toda la esencia de lo que quieras exponer, en un formato breve y fácil de digerir. 

Por ejemplo, el resumen ejecutivo de un plan de empresa, proporciona una visión general de los resultados clave, las recomendaciones y las conclusiones más importantes, sin tener que entrar en demasiados detalles.

La clave de un buen reporte ejecutivo está en su capacidad para transmitir información valiosa de manera rápida y efectiva. 

Debe ser directo, claro y convincente. Utilizar un lenguaje sencillo y evitar jerga técnica innecesaria que pueda ser confusa.

Recuerda que tu objetivo principal es destacar los puntos clave y despertar el interés de quien lo lea para que se atreva con el informe completo.

Las 7 partes de un informe ejecutivo

Para que tengas claro qué debe tener cualquier buen ejemplo de reporte ejecutivo, vamos a ver las partes en las que se divide este documento.

1. Introducción llamativa

Todo buen documento ejecutivo comienza con una introducción que enganche desde el primer párrafo. 

Aquí es donde capturas su atención con una breve descripción del propósito del informe y su importancia. 

Piensa en ello como el anzuelo que atrapa a tu audiencia e invita a sumergirse más profundamente en el informe.

2. El resumen ejecutivo del resumen ejecutivo

Redundante, lo sé. 

¡Pero siempre hay ejecutivos ultraocupados que solo quieren una visión general aún más rápida! 

En este apartado del documento ejecutivo, resumirás los aspectos más destacados del informe en solo unas pocas oraciones. 

Es el tráiler de la película para que sepan qué esperar.

3. Objetivos y metodología

En esta parte del resumen ejecutivo detallas los objetivos y la metodología utilizada para recolectar los datos y analizarlos. 

La claridad y la concisión son siempre importantes en todo el documento, pero aquí más.

No entres en detalles que puedan abrumar. 

Explica en pocas palabras cómo se realizó el reporte ejecutivo y por qué es relevante para la toma de decisiones.

4. Hallazgos y resultados

¡Llegamos a donde está la chicha, la sustancia! 

Aquí es donde presentas los resultados más importantes de tu análisis. 

Resalta los datos clave, las tendencias significativas y las conclusiones relevantes. 

Recuerda seguir haciendo el resumen ejecutivo de forma clara y evita perderte en el exceso de información. 

El objetivo es mantener el interés de tu audiencia y que deseen saber más.

5. Recomendaciones estratégicas

Después de presentar los hallazgos, es el momento de ofrecer soluciones y recomendaciones prácticas. 

¿Qué acciones se deben tomar en base a los resultados obtenidos? 

Esta es la parte del documento ejecutivo en la que sugerir de forma clara y específica las mejores estrategias para abordar los desafíos o aprovechar las oportunidades identificadas o cuál será el plan de acción.

Aquí es donde tu experiencia y conocimientos brillarán.

6. Conclusiones impactantes

Todo informe necesita una conclusión sólida que resuma los puntos clave y refuerce la importancia de los hallazgos y recomendaciones. 

Haz que esta sección sea poderosa y memorable. 

Recuerda que quieres dejar una impresión duradera en quien lea el reporte, así que intenta cerrar con un broche de oro.

7. Anexos opcionales

Dependiendo de la extensión y el tipo de documento ejecutivo, puedes incluir anexos con datos adicionales, gráficos, tablas o fuentes utilizadas. 

Si decides agregar esta parte al informe ejecutivo, asegúrate de que sean relevantes y proporcionen valor adicional a todo el documento, pero sin abrumar a quien lo lea.

Recuerda hacer cada sección clara, concisa y orientada a captar la atención de ejecutivos con muy poco tiempo. 

Ahora vamos a ver cómo hacer un resumen ejecutivo con estas ideas en mente. 

Cómo hacer un resumen ejecutivo

Con la estructura del apartado anterior todavía en la retina, voy a recomendarte los pasos a seguir para hacer un documento ejecutivo.

1. Define tu objetivo

Antes de comenzar a escribir, es crucial tener claro cuál es tu objetivo principal. 

¿Qué quieres lograr con este informe? ¿Exponer los resultados de un proyecto? ¿Presentar recomendaciones estratégicas? 

Define tu objetivo y mantén ese enfoque a lo largo de todo el proceso.

2. Conoce a tu audiencia

No podemos subestimar la importancia de conocer a quién va dirigido el resumen ejecutivo. ¿Son ejecutivos, altos directivos o inversores? 

Investiga sobre su nivel de conocimiento en el tema y adapta tu lenguaje y estilo en consecuencia. 

Recuerda, ¡debes hablar su idioma para captar su atención durante todo el documento!

3. Estructura clara y atractiva

La estructura es la columna vertebral de cualquier resumen ejecutivo. 

Divídelo en secciones claras que te indiqué más arriba y etiquétalas adecuadamente. 

Recuerda incluir sobre todo una introducción llamativa, una sección de hallazgos y resultados, recomendaciones estratégicas y una conclusión impactante. 

No olvides agregar subtítulos atractivos para guiar la lectura a través del documento ejecutivo de manera fluida.

4. Usa datos y evidencias

Los datos, estadísticas y evidencias sólidas son esenciales para dar credibilidad y  respaldar los puntos clave de tu resumen ejecutivo. 

A cualquier directivo le encantan las pruebas y los números, así que asegúrate de proporcionar información concreta que justifique tus conclusiones y recomendaciones.

5. Visualiza tus datos

Si los datos que vas a plasmar, pueden percibirse como complejos, usa gráficos, tablas y diagramas para visualizarlos de manera clara y comprensible. 

Cualquiera puede obtener una visión rápida y clara de los resultados con solo un vistazo a una infografía bien diseñada.

6. Lenguaje claro y conciso

No te líes con laberintos de palabras y jerga técnica. 

Mantén tu lenguaje simple, claro y directo durante todo el resumen ejecutivo.

Recuerda que con el resumen ejecutivo estamos tratando de comunicar información de manera efectiva, así que evita las florituras literarias. 

No vas a presentar tu informe  al Premio Planeta, así que utiliza párrafos cortos, frases directas y evita el uso excesivo de palabras complicadas.

7. Destaca los puntos clave

Puede que tu audiencia no tenga tiempo para leer o releer todo el documento en detalle, así que destaca los puntos clave para que puedan encontrarse de un vistazo. 

Emplea negritas, viñetas o destacados para resaltar los datos más importantes del reporte ejecutivo. Así como los hallazgos clave y las recomendaciones. 

¡Que destaquen!

8. Revisa y edita

Por último, no envíes tu resumen ejecutivo sin antes revisarlo y editarlo. 

La edición es fundamental para pulir cualquier error gramatical, mejorar la fluidez del texto y asegurarte de que el informe se pueda leer sin problemas. 

Si puedes, no descartes pedirle ayuda a alguien para que lo relea. Es muy útil solicitar opiniones externas y retroalimentación para pulir detalles y fortalecer tu reporte ejecutivo.

¡Y ahí lo tienes! Los pasos clave para hacer un informe ejecutivo impresionante. 

Para hacer tu documento ejecutivo redondo del todo recuerda los típicos errores que se suelen cometer al escribirlo y evítalos.

5 ejemplos de errores a evitar en tus informes ejecutivos

Perderse en los detalles

Evita abrumar con exceso de información y detalles innecesarios. Trata de revelar solo información relevante y accionable.

Usar jerga técnica

No conviertas tu informe ejecutivo en una ensalada de términos técnicos que nadie entienda. Haz que cualquier persona pueda comprender fácilmente lo que estás transmitiendo.

Ignorar el contexto empresarial

No presentes hallazgos o recomendaciones obviando el contexto y la situación actual de la empresa. Adapta tus conclusiones y recomendaciones a ese contexto. 

Falta de visualización de datos

Enumerar cifras y estadísticas en texto plano es confuso. Utiliza gráficos, tablas y visualizaciones para hacer que los datos de tu informe comprensibles y atractivos. 

Olvidar el propósito del informe

Nunca pierdas de vista el propósito principal de tu informe ejecutivo. 

Utilidad del informe ejecutivo

A continuación me gustaría aclarar contigo ejemplos de cómo los informes ejecutivos pueden resultar muy útiles para cualquier proyecto.

Toma de decisiones inteligentes

Los informes ejecutivos sirven de brújulas que guían a las personas con mayor responsabilidad en las empresas en la toma de decisiones inteligentes. 

Proporcionan información clave, análisis y recomendaciones que permiten evaluar diferentes opciones y escoger la mejor dirección a seguir. 

Pueden servir también para evitar tomar decisiones basadas en corazonadas y justificarlas en datos.

Comunicación clara y concisa 

Otro objetivo del resumen ejecutivo es convertir datos complicados en información clara y concisa. 

Lo normal es que las personas a las que van dirigidos estos informes no tengan tiempo para bucear en montañas de datos y análisis complejos. 

Los informes ejecutivos les ofrecen la información más relevante y esencial de manera accesible, para que puedan entenderla de un vistazo y tomar medidas.

Evaluación del desempeño

Los reportes ejecutivos también sirven para mostrar resultados sobre el desempeño de una empresa. 

Permiten evaluar el rendimiento financiero, operativo y estratégico en función de indicadores clave. 

Es un buen ejemplo de cómo un informe ejecutivo brinda una visión clara de los éxitos y desafíos, identificando áreas de mejora y oportunidades de crecimiento. 

Seguimiento de objetivos

Hay múltiples ejemplos de informes ejecutivos que nos permiten evaluar el progreso y la efectividad de las estrategias implementadas. 

Estos documentos también nos muestran si estamos en el camino correcto hacia nuestros objetivos. 

Si algo no está funcionando según lo planeado, nos indican dónde debemos hacer ajustes y mejoras.

Rendición de cuentas y transparencia

Los informes ejecutivos también arrojan responsabilidad y transparencia en nuestra gestión empresarial. 

Sirve para comunicar a accionistas, inversores y otras partes interesadas cómo se utilizan los recursos y qué resultados se están obteniendo. 

Esto genera confianza y demuestra que estamos cumpliendo con nuestras funciones.

10 ejemplos de resumen ejecutivo

Vamos a ver algunos ejemplos de resumen ejecutivo para ver qué aspecto tendrían, también te recomiendo que te descargues la plantilla que te comparto.

Mercado de dispositivos móviles

Apertura de cafetería de especialidad

Eficiencia energética en una empresa

Satisfacción en cadena hotelera

Evaluación de riesgos y seguridad

Expansión de productos orgánicos

Campaña publicitaria de una ONG

Capacitación de liderazgo

Producto de cuidado facial masculino

Satisfacción de clientes en el sector salud

Conclusión

En este punto espero haber aclarado las ideas básicas de la utilidad de informe ejecutivo como una herramienta poderosa que te permite presentar la información esencial de un proyecto de manera rápida y efectiva. 

A la hora de redactar este tipo de documentos ejecutivos, no dudes en utilizar la estructura que he compartido contigo, así como prestar atención a los errores que se encuentran de forma habitual en un resumen ejecutivo.

Recuerda que el éxito radica en su capacidad para comunicar información relevante y convincente de manera clara y concisa. 

Siempre será un buen ejemplo de informe ejecutivo aquel que mantenga a tu audiencia en mente en todo momento y adapte tu enfoque para satisfacer sus necesidades y expectativas.

Descarga nuestra plantilla para completar tu propio documento.