Die 10 besten Projektmanagement Tools 2025 (+ 3 Kostenlose)

Du suchst das beste Projektmanagement Tool für 2025? Dann bist du hier genau richtig!

Ob Solo-Selbstständige*r, Start-up-Crew oder Projektprofi im Mittelstand – ohne das passende Tool fürs Projektmanagement wird’s schnell chaotisch. Deadlines? Verpasst. Aufgaben? Verschwunden. Team-Updates? Fehlanzeige.

Deshalb zeigen wir dir in diesem Beitrag die besten Projektmanagement Tools 2025 – von smarter Projektmanagement Software bis hin zu kostenlosen Zeitmanagement-Tools, die dir (und deinem Team) wirklich den Alltag erleichtern.

Also: Welches Projektmanagement Tool passt zu dir? Welche Software lohnt sich – und welche nicht? Lass uns reinschauen! 

Was sind Projektmanagement Tools?

Ein Projektmanagement Tool ist eine digitale Lösung, die dir hilft, Projekte von A bis Z im Griff zu behalten – ganz egal, ob du gerade ein neues Produkt launchst oder einfach nur Ordnung ins tägliche Chaos bringen willst.

Solche Tools – also Projektmanagement Software – unterstützen dich bei allem, was zum Projekt gehört: Aufgaben planen, Deadlines setzen, Ressourcen koordinieren, Fortschritte tracken, mit dem Team kommunizieren… kurz: das ganze Paket.

Warum ist das wichtig? Weil du damit den Überblick behältst, effizienter arbeitest und dein Team besser zusammenarbeitet – statt aneinander vorbei. Gerade in wachsenden Unternehmen oder im E-Commerce ist das Gold wert.

Die Vorteile von Projektmanagement Tools

Ein gutes Projektmanagement Tool kann mehr als nur To-dos abhaken. Es bringt Struktur ins Chaos, schafft Klarheit im Team und sorgt dafür, dass Projekte wirklich ins Ziel kommen – im Zeitplan und im Budget. Hier sind die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

Bessere Teamarbeit

Projektmanagement Tools fördern die Zusammenarbeit wie kaum ein anderes digitales Werkzeug. Gemeinsame Dateiablage, Aufgabenverteilung, Echtzeit-Kommentare – so bleibt jeder im Team auf dem gleichen Stand und weiß, was zu tun ist. Gerade bei Remote- oder Hybrid-Teams ein echter Gamechanger.

Mehr Transparenz im Projektverlauf

Wer macht was bis wann? Gute Tools zeigen genau das: Fortschritte, Verantwortlichkeiten und mögliche Engpässe. Das bringt Klarheit – und hilft dabei, frühzeitig gegenzusteuern, wenn mal etwas aus dem Ruder läuft.

Effizientes Ressourcenmanagement

Ob Zeit, Budget oder Manpower: Mit einer starken Projektmanagement Software weißt du jederzeit, wie deine Ressourcen ausgelastet sind. So lassen sich Aufgaben clever verteilen – ohne Überlastung oder Leerlauf.

Fokus auf Qualität

Viele der besten Projektmanagement Programme bieten eingebaute Kontrollmechanismen: Meilensteine, Checklisten, Reviews. So stellst du sicher, dass nicht nur irgendetwas fertig wird, sondern auch gut.

Kosten im Griff behalten

Projektmanagement Tools mit Budgetfunktionen helfen dir, den finanziellen Überblick zu wahren. Du kannst Budgets festlegen, Ausgaben tracken und im Zweifel direkt eingreifen – bevor es teuer wird.

Experten-Tipp: Viele Projektmanagement Tools kostenlos zu testen lohnt sich – vor allem, wenn du herausfinden willst, welches Programm am besten zu deinem Workflow passt.

Die 10 besten Projektmanagement Tools und Software für 2025

1. Asana: Die beste Wahl für Großunternehmen

Asana zählt zu den beliebtesten Projektmanagement Tools weltweit – entwickelt von Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz und dem ehemaligen Google-Ingenieur Justin Rosenstein. Es hilft Teams dabei, Projekte effizient zu planen, Aufgaben zu koordinieren und den Überblick zu behalten – ganz ohne E-Mail-Chaos. Kein Wunder das wir es deswegen bei DooFinder auch nutzen.

Asana Funktionen

• Aufgaben & Projekte verwalten: Erstelle Aufgaben mit Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Zuständigkeiten.
  
• Projektansichten: Nutze Listen, Boards (Kanban), Kalender oder Zeitleisten (Gantt) für deine Planung.
  
• Teamkollaboration: Kommentiere direkt an Aufgaben, teile Dateien und bleibe im Austausch.
  
• Automatisierungen: Spare Zeit mit Regeln für wiederkehrende Prozesse.
  
• Integrationen: Verbinde Asana mit Tools wie Slack, Google Drive oder Zoom.

Asana Kosten

• Personal (kostenlos): Für bis zu 10 Nutzer:innen, ideal für kleine Teams oder Einzelpersonen.
  
• Starter: $10.99 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet). Bietet erweiterte Funktionen wie Timeline-Ansicht und benutzerdefinierte Felder.
  
• Advanced: $24.99 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet). Enthält zusätzliche Features wie Portfolios, Zielverfolgung und erweiterte Berichte

Was uns an Asana gefällt

Was wir an Asana lieben? Die Benutzeroberfläche ist einfach super intuitiv – selbst, wenn du neu im Projektmanagement bist, findest du dich schnell zurecht. Besonders praktisch finden wir die verschiedenen Ansichten: Mal brauchst du den vollen Überblick mit Gantt-Chart, mal reicht ein simples Kanban-Board – Asana kann beides.

Und: Die Automatisierungen sparen richtig Zeit (bye bye Copy-Paste-Aufgaben!). Pluspunkt für alle Slack-Fans: Die Integration läuft wie geschmiert.

2. Trello: Die beste Wahl für simples Projektmanagement

Trello ist ein beliebtes Projektmanagement Tool, das auf dem Kanban-Prinzip basiert. Es ermöglicht Teams, Projekte visuell zu organisieren und Aufgaben flexibel zu verwalten. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche eignet sich Trello besonders für kleinere Teams und Projekte, die eine einfache und übersichtliche Struktur bevorzugen.​

Trello Funktionen

• Boards, Listen und Karten: Organisiere Projekte in Boards, unterteilt in Listen und Karten, die einzelne Aufgaben repräsentieren.
  
• Drag-and-Drop: Verschiebe Aufgaben mühelos zwischen verschiedenen Phasen oder Listen.
  
• Kollaboration: Teile Boards mit Teammitgliedern, kommentiere Aufgaben und arbeite in Echtzeit zusammen.
  
• Checklisten und Labels: Füge Checklisten zu Aufgaben hinzu und kategorisiere sie mit farbigen Labels.
  
• Fälligkeitsdaten: Setze Deadlines, um den Fortschritt im Auge zu behalten.
  
• Integrationen und Power-Ups: Erweitere Trello mit Integrationen zu Tools wie Slack, Google Drive und mehr.​

Trello Kosten

• Free: Kostenlos für Einzelpersonen und kleine Teams; beinhaltet bis zu 10 Boards pro Workspace und 250 Automatisierungen pro Monat.
  
• Standard: $5 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet); bietet unbegrenzte Boards, erweiterte Checklisten und 1.000 Automatisierungen pro Monat.
  
• Premium: $10 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet); enthält zusätzliche Ansichten wie Kalender, Timeline und Dashboard sowie unbegrenzte Automatisierungen.
  
• Enterprise: Ab $17.50 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet); bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen und administrative Kontrolle für große Organisationen.

Was uns an Trello gefällt

Trello überzeugt durch seine Einfachheit und visuelle Klarheit. Die Drag-and-Drop-Funktion macht das Verschieben von Aufgaben zwischen verschiedenen Phasen zum Kinderspiel. Besonders schätzen wir die Flexibilität, mit der sich Trello an unterschiedliche Arbeitsweisen anpassen lässt – sei es für persönliche To-Do-Listen oder komplexe Teamprojekte. Die Möglichkeit, mit Power-Ups zusätzliche Funktionen hinzuzufügen, macht Trello zu einem vielseitigen Werkzeug für verschiedenste Anforderungen.​

3. Monday.com: Die beste Wahl für kleinere Unternehmen

Monday.com ist ein vielseitiges Projektmanagement Tool, das sich durch seine anpassbaren Workspaces und vielfältigen Ansichten auszeichnet. Es eignet sich besonders für Teams, die ihre Projekte effizient planen, organisieren und verfolgen möchten.​

Monday.com Funktionen

• Anpassbare Workspaces: Erstelle Workspaces, die den spezifischen Anforderungen deines Teams entsprechen.
  
• Vielseitige Ansichten: Nutze Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Kalender und Tabellen, um Projekte aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten.
  
• Automatisierte Arbeitsabläufe: Automatisiere wiederkehrende Aufgaben und Prozesse, um Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren.
  
• Kollaborative Kommunikation: Kommentiere Aufgaben, teile Dateien und verwende @Erwähnungen für eine nahtlose Teamkommunikation.
  
• Dashboards und Berichte: Erstelle benutzerdefinierte Dashboards und detaillierte Berichte zur Analyse von Projektfortschritt und Ressourcenauslastung.
  
• Dateiverwaltung: Verwalte Dateien zentral, sodass Teammitglieder problemlos auf relevante Dokumente zugreifen können.
  
• Aufgabenverwaltung: Verwalte Aufgaben mit Zuweisungen, Fälligkeitsdaten und Prioritäten für einen effizienten Workflow.
  
• Integrationen: Integriere Monday.com nahtlos mit Tools wie Slack, Google Drive und vielen anderen.​

Monday.com Kosten

• Free: $0 für bis zu 2 Nutzer:innen, mit 3 Boards, unbegrenzten Docs und Zugriff auf 200+ Templates.
  
• Basic: $9 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet). Unbegrenzte Items, 5 GB Speicherplatz und 1 Dashboard auf Basis eines Boards.
  
• Standard: $12 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet). Timeline- & Gantt-Ansicht, Kalender, Gastzugänge und bis zu 250 Automatisierungen/Monat.
  
• Pro: $19 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet). Private Boards, Zeitverfolgung, bis zu 25.000 Automatisierungen/Monat, Dashboards mit bis zu 10 Boards.

Was uns an Monday.com besonders gefällt

Monday.com überzeugt durch seine Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Die Möglichkeit, Workspaces individuell anzupassen und verschiedene Ansichten zu nutzen, erleichtert die Projektplanung erheblich. Besonders hervorzuheben ist die Automatisierungsfunktion, die repetitive Aufgaben effizient handhabt. Die Integration mit anderen Tools und die umfangreichen Berichtsfunktionen machen Monday.com zu einem leistungsstarken Werkzeug für Teams jeder Größe.​

4. Jira: Die beste Wahl für Agile-spezifisches Projektmanagement

Jira von Atlassian ist ein leistungsstarkes Projektmanagement Tool, das speziell für agile Teams entwickelt wurde. Mit Funktionen wie Scrum- und Kanban-Boards, Epics, Sprints und umfangreichen Reporting-Optionen unterstützt Jira Teams dabei, ihre Projekte effizient zu planen, zu verfolgen und zu verwalten.

Jira Funktionen

• Epics, Stories und Sprints: Strukturiere Projekte in überschaubare Einheiten und verwalte sie agil.
  
• Anpassbare Workflows: Passe Prozesse flexibel an die spezifischen Anforderungen deines Teams an.
  
• Agile Berichte: Nutze Burndown-Charts, Velocity-Diagramme und weitere Reports zur Leistungsanalyse.
  
• Roadmaps: Erstelle visuelle Zeitpläne für die langfristige Planung und Zielverfolgung.
  
• Automatisierung: Automatisiere wiederkehrende Aufgaben, um Effizienz zu steigern.
  
• Integrationen: Verknüpfe Jira mit Tools wie Confluence, Bitbucket, Slack und vielen mehr.

Jira Kosten

• Free: $0 für bis zu 10 Nutzer:innen, inklusive Scrum- und Kanban-Boards, Backlog und agilen Berichten.​
  
• Standard: $7.75 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet). .Erweiterte Projektrollen, Audit-Logs, 250 GB Speicher und lokaler Support während der Geschäftszeiten.​
  
• Premium: $15.25 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet). Unbegrenzter Speicher, 24/7 Premium-Support, IP-Whitelisting, Sandbox-Umgebungen und erweiterte Automatisierung.​

Was uns an Jira besonders gefällt

Jira überzeugt durch seine umfassenden Funktionen für agiles Projektmanagement. Die Möglichkeit, Workflows individuell anzupassen, ermöglicht es Teams, ihre Prozesse exakt auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Integration mit anderen Atlassian-Tools wie Confluence, was die Zusammenarbeit und Dokumentation erheblich erleichtert.​

5. Smartsheet: Die beste Wahl für Tabellen-Fans

Smartsheet ist ein Online-Projektmanagement-Tool, das sich durch seine tabellenbasierte Benutzeroberfläche auszeichnet. Es bietet Teams eine vertraute Umgebung zur Organisation und Verfolgung von Projekten, kombiniert mit leistungsstarken Funktionen für Automatisierung und Zusammenarbeit.​

Smartsheet Funktionen

• Tabellenbasierte Oberfläche: Vertraute Tabellenstruktur zur einfachen Organisation von Projekten durch Zeilen und Spalten.
  
• Gantt-Diagramme: Visuelle Darstellung von Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitplänen zur besseren Nachverfolgung des Projektverlaufs.
  
• Automatisierte Workflows: Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Prozesse zur Steigerung der Effizienz und Minimierung von Fehlern.
  
• Ressourcenmanagement: Tools zur Planung und Verwaltung von Ressourcen, um eine optimale Auslastung des Teams sicherzustellen.
  
• Integrationen: Nahtlose Integration mit verschiedenen Anwendungen und Tools zur Verbesserung der Zusammenarbeit.
  
• Projektvorlagen: Vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Projekttypen für einen schnellen Start.
  
• Echtzeit-Zusammenarbeit: Gleichzeitiges Arbeiten von Teammitgliedern an Projekten mit Kommentarfunktionen und Änderungsverfolgung.
  
• Berichterstattung: Umfassende Berichtsfunktionen zur Analyse des Projektfortschritts und Erstellung von Leistungsberichten.​

Smartsheet Kosten

• Pro: $9 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet).  Für Teams mit 1–10 Mitgliedern. Enthält unbegrenzte Sheets, 250 Automatisierungen pro Monat, 20 GB Speicher und grundlegende Ansichten wie Gantt, Grid, Board und Kalender.

• Business: $19 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet). Für Teams ab 3 Mitgliedern. Beinhaltet alles aus dem Pro-Plan plus unbegrenzte Automatisierungen, 1 TB Speicher, erweiterte Berichtsfunktionen, Ressourcenmanagement und zusätzliche Integrationen.​
  
• Enterprise: Individuelle Preisgestaltung. Für größere Unternehmen mit spezifischen Anforderungen. Enthält alle Funktionen des Business-Plans sowie erweiterte Sicherheitsfunktionen, unbegrenzten Speicher und zusätzliche Integrationen.​

Was uns an Smartsheet besonders gefällt

Smartsheet überzeugt durch seine Kombination aus vertrauter Tabellenstruktur und leistungsstarken Projektmanagement-Funktionen. Die Möglichkeit zur Automatisierung von Workflows und die umfassenden Integrationen machen es zu einem flexiblen Tool für Teams jeder Größe. Besonders hervorzuheben ist die Echtzeit-Zusammenarbeit, die eine nahtlose Teamarbeit ermöglicht.

6. Clickup: Die beste Wahl für kleine Teams und Start-ups

ClickUp ist ein vielseitiges Online-Projektmanagement-Tool, das sich besonders für kleine Teams und Start-ups eignet. Mit anpassbaren Arbeitsbereichen, intuitiven Funktionen und einer nutzerfreundlichen Oberfläche ermöglicht ClickUp eine effiziente Organisation von Projekten und fördert die Teamzusammenarbeit.​

Clickup Funktionen

• Anpassbare Arbeitsbereiche: Erstelle individuelle Arbeitsbereiche, die den spezifischen Anforderungen deines Teams entsprechen.
  
• Aufgaben- und Listenverwaltung: Verwalte Aufgaben flexibel mit Checklisten, Zuweisungen, Fälligkeitsdaten und Prioritäten.
  
• Zeitverfolgung: Erfasse Arbeitszeiten, um den Zeitaufwand für Aufgaben und Projekte genau zu verfolgen.
  
• Dokumentenfreigabe: Lade Dateien direkt in ClickUp hoch und teile sie zentral im Team.
  
• Zeit- und Ressourcenmanagement: Plane und verfolge Ressourcen, um eine effiziente Teamnutzung sicherzustellen.
  
• Gantt-Diagramme: Visualisiere Projektzeitpläne und Abhängigkeiten für eine bessere Übersicht.
  
• Kollaborative Notizen: Erstelle gemeinsam Notizen und Dokumente, um wichtige Informationen zentral zu speichern und zu teilen.
  
• Kommunikationstools: Nutze integrierte Kommunikationstools wie Kommentare, Benachrichtigungen und @Erwähnungen.
  
• Kanban-Boards: Visualisiere Aufgaben und Projekte mit Kanban-Boards, um den Fortschritt leicht verständlich zu machen.
  
• Integrationen: Integriere ClickUp nahtlos mit verschiedenen Anwendungen und Tools für einen reibungslosen Datenaustausch.​

Clickup Kosten

• Free Forever: $0 für unbegrenzte Nutzer:innen, mit 100 MB Speicher, unbegrenzten Aufgaben, Kanban-Boards, Echtzeit-Chat und grundlegenden Ansichten.​
  
• Unlimited: $7 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet). Unbegrenzter Speicher, Integrationen, Dashboards, Gantt-Diagramme, benutzerdefinierte Felder, 1.000 Automatisierungen/Monat und Gastberechtigungen.​
  
• Business: $12 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet). Alle Funktionen des Unlimited-Plans plus 10.000 Automatisierungen/Monat, erweiterte Zeitverfolgung, Ressourcenmanagement, private Dashboards, erweiterte Berichte und Zwei-Faktor-Authentifizierung.​

• Enterprise: Individuelle Preisgestaltung für große Unternehmen mit spezifischen Anforderungen an Sicherheit und Anpassungsmöglichkeiten. Enthält alle Funktionen des Business-Plans sowie Single Sign-On (SSO), HIPAA-Compliance, erweiterte API-Funktionen und dedizierten Support.​

Was uns an ClickUp besonders gefällt

ClickUp überzeugt durch seine Flexibilität und die Vielzahl an Funktionen, die bereits im kostenlosen Plan verfügbar sind. Die Möglichkeit, Arbeitsbereiche individuell anzupassen, sowie die integrierten Kommunikationstools erleichtern die Zusammenarbeit im Team erheblich. Besonders hervorzuheben ist das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis, das ClickUp zu einer attraktiven Wahl für kleine Teams und Start-ups macht.

7. Notion: Die beste Wahl für Protokollanten

Notion ist ein vielseitiges Online-Projektmanagement-Tool, das sich besonders für Teams eignet, die Wert auf strukturierte Dokumentation und flexible Organisation legen. Mit Funktionen wie anpassbaren Datenbanken, kollaborativen Notizen und integrierten Projektmanagement-Tools bietet Notion eine zentrale Plattform für effiziente Zusammenarbeit.​

Notion Funktionen

• Flexible Datenbanken: Erstelle individuell anpassbare Datenbanken zur strukturierten Speicherung von Informationen.
  
• Kollaborative Notizen: Arbeite in Echtzeit mit deinem Team an Notizen, hinterlasse Kommentare und entwickle gemeinsam Ideen.
  
• Aufgaben- und Projektmanagement: Nutze Kanban-Boards, Kalenderansichten und Fortschrittsverfolgung zur Organisation deiner Projekte.
  
• Dynamische Inhalte: Integriere vielfältige Inhalte wie Text, Tabellen, Dateien und Bilder, um Dokumente lebendig und aussagekräftig zu gestalten.
  
• Wissensmanagement: Organisiere Informationen effizient, erleichtere das Auffinden von Inhalten und fördere die Wissensweitergabe im Team.
  
• Projektvorlagen: Greife auf vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle zurück, von Meeting-Protokollen bis hin zu Produkt-Roadmaps.
  
• Integrationen: Verbinde Notion nahtlos mit einer Vielzahl von Anwendungen und Tools zur Verbesserung der Zusammenarbeit.
  
• Privatsphäre und Zugriffskontrolle: Steuere Zugriffsrechte und Datenschutzeinstellungen feinabgestimmt, um die Sicherheit von Informationen zu gewährleisten.
  
• Markdown-Unterstützung: Nutze Markdown für eine einfache und formatierte Texterstellung.​

Notion Kosten

• Free: $0 für Einzelpersonen zur Organisation persönlicher Projekte und des Lebens. Enthält kollaborativen Arbeitsbereich, Integration mit Slack und GitHub, grundlegende Seitenanalysen, 7-tägige Seitenhistorie und die Möglichkeit, bis zu 10 Gäste einzuladen.​
  
• Plus: $10 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet). Für kleine Teams und Fachleute zur gemeinsamen Arbeit. Enthält alles aus dem Free-Plan plus unbegrenzte Blöcke für Teams, unbegrenzte Dateiuploads, 30-tägige Seitenhistorie, Möglichkeit, 100 Gäste einzuladen, synchronisierte Datenbanken mit Drittanbieter-Apps, benutzerdefinierte Websites, benutzerdefinierte Automatisierungen sowie Diagramme und Dashboards.
  
• Business: $15 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet) für wachsende Unternehmen zur Optimierung der Teamarbeit. Enthält alles aus dem Plus-Plan plus SAML SSO, private Teamspaces, Massenexport von PDFs, erweiterte Seitenanalysen, 90-tägige Seitenhistorie und die Möglichkeit, 250 Gäste einzuladen.

Was uns an Notion besonders gefällt

Notion überzeugt durch seine Flexibilität und die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsbereiche individuell anzupassen. Die Integration von Dokumentation, Projektmanagement und Wissensmanagement in einer Plattform erleichtert die Zusammenarbeit im Team erheblich. Besonders hervorzuheben ist die intuitive Benutzeroberfläche, die sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Nutzer geeignet ist.

8. Airtable: Die beste Wahl für Fans der Do-it-yourself-Methode

Airtable ist ein flexibles Online-Projektmanagement-Tool, das sich besonders für Teams eignet, die ihre Arbeitsabläufe individuell gestalten möchten. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und vielseitigen Funktionen ermöglicht Airtable die Erstellung maßgeschneiderter Datenbanken und Workflows – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Airtable Funktionen

• Anpassbare Tabellen: Erstelle individuell gestaltbare Tabellen zur strukturierten Organisation von Daten.
  
• Verschiedene Feldtypen: Nutze diverse Feldtypen wie Text, Datum, Anhänge und Verknüpfungen zur optimalen Datenerfassung.
  
• Kalender- und Gantt-Ansichten: Visualisiere Projektzeitpläne und -verläufe mit integrierten Kalender- und Gantt-Ansichten.
  
• Kollaborative Notizen: Arbeite in Echtzeit mit deinem Team an Notizen und Ideen.
  
• Block-Apps: Erweitere die Funktionalität von Airtable durch zusätzliche Apps und Integrationen.
  
• Formulare und Umfragen: Erstelle benutzerdefinierte Formulare zur einfachen Datenerfassung von externen Quellen.
  
• Automatisierungen: Automatisiere wiederkehrende Aufgaben zur Optimierung deines Workflows.
  
• Vielseitige Integrationen: Verbinde Airtable nahtlos mit einer Vielzahl von Anwendungen und Tools.
  
• Datensicherheit: Profitiere von robusten Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen und Verschlüsselung.

Airtable Kosten

• Free: $0 für Einzelpersonen oder sehr kleine Teams, die gerade erst mit Airtable beginnen. Enthält bis zu 1.000 Datensätze pro Base, 1 GB Anhangsspeicher pro Base und 2 Wochen Revisions- und Snapshot-Historie.​
  
• Team: $20 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet) oder $24 bei monatlicher Abrechnung. Für Teams, die gemeinsam an geteilten Workflows arbeiten. Enthält bis zu 50.000 Datensätze pro Base, 20 GB Anhangsspeicher pro Base, 1 Jahr Revisions- und Snapshot-Historie, Automatisierungen, Erweiterungen, Formulare, Interface Designer, Timeline- und Gantt-Ansichten sowie erweiterte Ansichtsoptionen.
  
• Business: $45 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet) oder $54 bei monatlicher Abrechnung. Für Teams und Abteilungen, die erweiterte Funktionen und grundlegende Verwaltungsoptionen benötigen. Enthält bis zu 125.000 Datensätze pro Base, 100 GB Anhangsspeicher pro Base, unbegrenzte API-Aufrufe pro Workspace, Zwei-Wege-Synchronisation und ein Admin-Panel.​
  
• Enterprise Scale: Individuelle Preisgestaltung. Für Organisationen, die skalierbare, flexible Apps mit leistungsstarker Governance und Administration erstellen möchten. Bietet alle Funktionen des Team-Plans und mehr. Weitere Informationen und Preise sind auf Anfrage erhältlich.

Was uns an Airtable besonders gefällt

Airtable überzeugt durch seine Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Die Möglichkeit, individuelle Workflows und Datenbanken ohne Programmierkenntnisse zu erstellen, macht es zu einem idealen Tool für kreative Teams. Besonders hervorzuheben ist die Vielzahl an Integrationen und Erweiterungen, die eine nahtlose Einbindung in bestehende Arbeitsprozesse ermöglichen.​

9. Wrike: Die beste Wahl für Kundenmanagement

Wrike ist ein vielseitiges Online-Projektmanagement-Tool, das sich besonders für Teams eignet, die Kundeninteraktionen effizient organisieren und verwalten möchten. Mit Funktionen wie kundenspezifischen Workflows, Teamkollaboration und integrativem Projektmanagement ist Wrike die bevorzugte Wahl für Unternehmen, die ihre Kundenbeziehungen auf ein neues Level heben möchten.​

Wrike Funktionen

• Projektmanagement: Effektive Planung, Organisation und Verfolgung von Projekten mit visuellen Darstellungen.
  
• Kundenspezifische Workflows: Anpassung der Prozesse an spezifische Anforderungen des Kundenmanagements.
  
• Teamkollaboration: Förderung der Zusammenarbeit durch Kommentare, @Erwähnungen und Echtzeit-Arbeitsbereiche.
  
• Zeit- und Ressourcenmanagement: Effizientes Management von Zeit und Ressourcen zur termingerechten Umsetzung von Projekten.
  
• Gantt-Charts: Visueller Überblick über Zeitpläne, Abhängigkeiten und Projektfortschritt.
  
• Dokumentenverwaltung: Zentrale Informationsquelle durch direktes Hochladen und Teilen von Dokumenten.
  
• Automatisierungen: Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zur Steigerung der Effizienz.
  
• Berichterstattung und Analysen: Umfassende Berichtsfunktionen zur Analyse des Projektfortschritts und Erstellung von Leistungsberichten.
  
• Integrationen: Nahtlose Integration mit einer Vielzahl von Anwendungen und Tools.
  
• Sicherheit und Zugriffskontrolle: Hoher Datenschutz durch Zugriffskontrollen und Verschlüsselung.​

Wrike Kosten

Free: $0 für Teams, die gerade erst starten. Enthält grundlegende Funktionen für das Aufgabenmanagement.​

Team: $10 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet) für kleine Teams mit 2–15 Nutzer:innen. Bietet erweiterte Funktionen wie Gantt-Diagramme, Dashboards und 50 Automatisierungen pro Nutzer:in/Monat.

Business: $24.80 pro Nutzer:in/Monat (jährlich abgerechnet) für mittelgroße Teams mit 5–200 Nutzer:innen. Enthält Funktionen wie Projektportfoliomanagement, Zeitverfolgung, 200 Automatisierungen pro Nutzer:in/Monat und 5 GB Speicher pro Nutzer:in.

Enterprise: Individuelle Preisgestaltung für große Unternehmen mit spezifischen Anforderungen. Bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen, 1000 Automatisierungen pro Nutzer:in/Monat und 10 GB Speicher pro Nutzer:in.

Pinnacle: Individuelle Preisgestaltung für Teams mit komplexen Arbeitsanforderungen. Enthält fortgeschrittene Ressourcen- und Kapazitätsplanung, 1500 Automatisierungen pro Nutzer:in/Monat und 15 GB Speicher pro Nutzer:in. 

Was uns an Wrike besonders gefällt

Wrike überzeugt durch seine umfassenden Funktionen, die sowohl das Projekt- als auch das Kundenmanagement abdecken. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, kundenspezifische Workflows zu erstellen, die den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht werden. Die Kombination aus Teamkollaboration, Automatisierungen und umfangreichen Integrationen macht Wrike zu einem leistungsstarken Tool für Unternehmen jeder Größe.

10. Microsoft Teams: Die beste Wahl für persönliche Tools

Microsoft zeichnet sich als optimale Wahl für persönliche Tools aus. Die umfassende Suite von Microsoft-Produkten bietet eine breite Palette von Online Projekt Management Tools, die individuell anpassbar sind und sich ideal für die persönliche Produktivität eignen. Von Microsoft 365 mit Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint bis hin zu Microsoft To Do und OneNote bietet Microsoft eine integrierte Umgebung für Aufgabenmanagement, Notizen und die Erstellung von Inhalten.

Microsoft Funktionen

• Microsoft 365-Anwendungen: Zugriff auf Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und mehr – sowohl auf dem Desktop als auch mobil.
  
• Microsoft To Do: Einfaches Aufgabenmanagement mit Listen, Fälligkeiten und Erinnerungen.
  
• OneNote: Digitale Notizbücher für strukturierte und kreative Dokumentation.
  
• OneDrive: 1 TB Cloud-Speicher pro Nutzer für sicheres Speichern und Teilen von Dateien.
  
• Microsoft Teams: Chat, Videoanrufe und Zusammenarbeit in Echtzeit – ideal für Teams.
  
• Microsoft Defender: Erweiterter Schutz für persönliche Daten und Geräte.
  
• Microsoft Copilot: KI-gestützte Funktionen zur Steigerung der Produktivität.​

Microsoft Kosten

• Microsoft 365 Personal: 99,00 €/Jahr oder 10,00 €/Monat – für 1 Person mit 1 TB OneDrive-Speicher.
  
• Microsoft 365 Family: 129,00 €/Jahr oder 13,00 €/Monat – für bis zu 6 Personen, jeweils mit 1 TB OneDrive-Speicher.​
  

• Microsoft 365 Business Basic: 5,60 €/Monat pro Benutzer – Web- und Mobilversionen der Office-Apps, 1 TB OneDrive, E-Mail-Hosting.
  
• Microsoft 365 Business Standard: 11,70 €/Monat pro Benutzer – zusätzlich Desktop-Apps, Microsoft Teams und SharePoint.
  
• Microsoft 365 Business Premium: 20,60 €/Monat pro Benutzer – inklusive erweiterter Sicherheitsfunktionen und Geräteverwaltung.​

Was uns an Microsoft Teams gefällt

Microsoft Teams bietet eine nahtlose Integration zwischen den verschiedenen Anwendungen und Geräten. Egal, ob du Notizen in OneNote machst, Aufgaben in To Do verwaltest oder gemeinsam mit deinem Team in Teams arbeitest – alles ist miteinander verbunden. Besonders beeindruckend ist die KI-Integration durch Microsoft Copilot, die den Arbeitsalltag noch effizienter gestaltet.​

3 kostenlose Projektmanagement Tools

1. FuseBase (ehemals Nimbus): Das kostenlose Tool für clevere Online-Zusammenarbeit

FuseBase ist ein vielseitiges Online-Projektmanagement-Tool, das besonders auf die einfache Zusammenarbeit im Team und mit externen Stakeholdern ausgelegt ist. Mit Aufgabenverwaltung, Content-Erstellung und einem integrierten Kundenportal bietet es smarte Features – ideal für kleinere Teams, Freelancer oder Agenturen.

Wichtige Funktionen

• Projekt- und Aufgabenmanagement:
  Erstelle Aufgaben, weise sie Teammitgliedern zu, füge Deadlines, Beschreibungen und Dateien hinzu – alles an einem Ort.
  
• Content-Editor:
  Verfasse und bearbeite gemeinsam Dokumente in Echtzeit. Perfekt für Notizen, Recherchen oder erste Entwürfe.
  
• Live-Zusammenarbeit:
  Kommentiere, markiere Teammitglieder und arbeite gleichzeitig mit anderen an Texten und Projekten.
  
• Visualisierung & Berichte:
  Behalte mit Grafiken und Projekt-Dashboards jederzeit den Überblick über den Fortschritt.
  
• Kundenportal:
  Teile wichtige Projektinfos direkt mit Kund:innen – inklusive Live-Chat, Aufgaben und Datei-Upload.
  
• Dokumentenscanner:
  Scanne und verwalte Dokumente direkt in der Plattform – ideal fürs papierlose Arbeiten.
  
• Support & Hilfe:
  Zugriff auf eine umfangreiche Wissensdatenbank, Live-Chat und Kontaktformular bei Fragen.

Was uns an FuseBase besonders gefällt

FuseBase fühlt sich an wie ein digitales Büro, in dem alles miteinander verbunden ist – ohne überladen zu wirken. Besonders cool: das Kundenportal, mit dem auch externe Partner ganz easy ins Projekt eingebunden werden können. Dazu kommt die intuitive Oberfläche, mit der auch Neueinsteiger:innen sofort loslegen können.

2. GoodDay: Kostenlose Projektplattform mit Fokus auf Workflow und Übersicht

GoodDay ist ein durchdachtes Projektmanagement-Tool, das sich perfekt für Teams eignet, die Wert auf klare Prozesse, smarte Workflows und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit legen. Besonders stark: das anpassbare Dashboard und die Möglichkeit, Prozesse bis ins Detail zu definieren.

Wichtige Funktionen

• Zentrales Dashboard:
  Aufgaben, Projekte und Statusupdates werden übersichtlich in einem Dashboard dargestellt – inkl. benutzerdefinierter Status wie „In Bearbeitung“, „In QA“ oder „Wartet auf Feedback“.
  
• Anpassbare Workflows:
  Passe Prozesse genau an dein Team an – von einfachen To-dos bis zu komplexen Arbeitsabläufen mit mehreren Stationen.
  
• Wiederkehrende Aufgaben:
  Automatisiere regelmäßige Tasks, die in bestimmten Zeitabständen erscheinen – perfekt für wiederholende Routinen.
  
• Projektvorlagen:
  Spare Zeit mit gespeicherten Projekt-Setups inkl. Aufgaben, Meilensteinen und Einstellungen.
  
• Aufgabenpriorisierung:
  Sortiere Aufgaben nach Dringlichkeit und Ressourcenverfügbarkeit, um effizienter zu planen und Engpässe zu vermeiden.
  
• Formulare & Anforderungen:
  Erfasse Anforderungen strukturiert über integrierte Formulare – ideal für cross-funktionale Teams.
  
• Aktivitätsfeed:
  Verfolge in Echtzeit, was im Team gerade passiert – für maximale Transparenz.
  
• Support & Hilfe:
  Umfangreiche Wissensdatenbank, Live-Chat und E-Mail-Support stehen bereit, wenn’s mal hakt.

Was uns an GoodDay besonders gefällt

GoodDay bringt Struktur ins Chaos – und das mit einem wirklich starken Fokus auf Workflows und Effizienz. Besonders gefällt uns die Möglichkeit, eigene Prozesse und Status exakt zu definieren – so bleibt kein To-do auf der Strecke. Die Plattform wirkt gleichzeitig professionell und zugänglich, was sie auch für kleinere Teams super geeignet macht.

3. Kanban Tool: Visuelles Projektmanagement für echte Flow-Fans

Kanban Tool ist ein schlankes, visuelles Projektmanagement-Tool, das sich perfekt für Teams eignet, die ihre Workflows klar strukturiert und in Echtzeit managen möchten. Mit Fokus auf Übersicht, Zusammenarbeit und datengetriebene Optimierung hilft es dabei, Projekte effizient und transparent durchzuziehen.

Wichtige Funktionen

• Kanban-Boards in Echtzeit:
  Arbeite gemeinsam mit dem Team auf einem digitalen Board – Aufgaben verschieben, kommentieren und aktualisieren geht ganz einfach per Drag & Drop.
  
• Projektanalysen & Metriken:
  Analysiere Engpässe und Workflow-Blockaden mit Hilfe visueller Metriken – und optimiere deinen Prozess auf Basis echter Daten.
  
• KI-gestützter Assistent:
  Nutze smarte Unterstützung bei der Erstellung von Workflows, Aufgabenlisten und Board-Layouts – einfach durch einen kurzen Prompt.
  
• Zugriffssteuerung & Zusammenarbeit:
  Gib Boards für Teammitglieder oder externe Partner frei und arbeite gemeinsam an Aufgaben und Projekten – mit individuellen Berechtigungen.
  
• Erweiterte Kanban-Board-Analysen:
  Nutze fortgeschrittene Analysefunktionen wie Durchlaufzeiten, Cumulative Flow Diagrams und mehr.
  
• Echtzeit-Aktualisierungen:
  Alle Änderungen auf den Boards werden sofort angezeigt – kein Refresh nötig, alles läuft automatisch live.
  
• Support & Hilfe:
  Zugriff auf eine umfangreiche Wissensdatenbank, Support per Telefon oder über das Anfrageformular.

Was uns an Kanban Tool besonders gefällt

Kanban Tool ist perfekt, wenn du visuell arbeitest und deine Abläufe klar vor Augen haben willst. Die Boards sind super intuitiv, die Analysefunktionen helfen beim ständigen Optimieren – und mit dem KI-Assistenten geht selbst das Setup ruckzuck. Gerade für kleinere Teams, Agenturen oder Freelancer ein echtes Productivity-Upgrade.

Fazit: Projektmanagement-Tools machen deinen Arbeitsalltag smarter

Ob Ein-Mann-Show oder großes Team: Das richtige Projektmanagement Tool hilft dir, den Überblick zu behalten, smarter zu arbeiten und Projekte stressfreier zu stemmen.

Die Tools in unserem Vergleich – von Asana über ClickUp bis Notion – zeigen, wie vielseitig moderne Projektmanagement-Software heute sein kann. Manche setzen auf visuelle Boards, andere auf Automatisierung oder Dokumentation.Am Ende zählt nicht, was das Tool kann – sondern ob es zu dir passt. Also: Teste ruhig ein paar Optionen, spür rein, was für dich funktioniert – und dann nichts wie los mit mehr Fokus, Flow und Struktur im Teamalltag!