Les 7 astuces indispensables pour améliorer la productivité de votre commerce en ligne

Il y a toujours quelque chose à faire, non ? Vous pensez qu’en faisant un effort, vous vous mettrez à jour, mais vous n’y arrivez jamais.
En tant qu’entrepreneur, vous devez accepter que les journées ont 24 heures, mais en réalité, si vous apprenez à mieux travailler, vous pourrez en faire bien plus en moins de temps.
Vous désirez savoir comment améliorer votre productivité ?
Dans cet article, nous vous donnons 7 astuces pour gagner cette guerre contre le temps. 😉

Que signifie améliorer la productivité quand on a un e-commerce ?

Voici la définition :

La productivité est une mesure pour calculer le rendement obtenu en utilisant un minimum de ressources dans une période de temps donnée.
Moins vous utilisez de ressources, plus la productivité sera élevée.

Mais à quoi correspond la productivité pour un propriétaire de commerce en ligne ?
En fait, c’est surtout le temps que vous passez à gérer votre commerce. C’est-à-dire, la manière de faire plus de choses en moins de temps.

Quels sont les obstacles qui vous empêchent d’être plus productif ?

Tout évènement ou chose qui vous distrait, même si ce n’est que pendant un moment, de ce que vous devez faire chaque jour, est un obstacle à la productivité.
Quand vous travaillez en ligne, il y a 5 grands types d’obstacles à éviter dans votre travail quotidien.

✅ 1. Les interruptions et les distractions

C’est le problème n° 1 de la productivité en ligne car il est très facile d’être distrait.
Combien de fois avez-vous commencé à chercher une information sur Internet et vous avez fini par regarder des photos de la concurrence sur Instagram ?
Ou alors, vous êtes concentré à réaliser une tâche et vous recevez un appel téléphonique ou un e-mail qui n’a rien à voir avec ce que vous faites.
À chaque fois que vous êtes distrait ou interrompu, vous perdez à la fois ce temps, mais aussi celui pendant lequel vous devez vous reconcentrer sur ce que vous étiez en train de faire à la base.
Et ces interruptions représentent un grand nombre d’heures gaspillées chaque semaine. Nous vous expliquons ci-dessous comment éviter cette perte de temps. 😉

✅ 2. L’absence d’objectif

Si vous travaillez sans objectif, vous serez distrait beaucoup plus facilement, car vous n’aurez aucun moyen de mesurer si vous travaillez bien.
Travaillez en établissant un objectif quotidien concret qui vous permettra de vous concentrer et d’éviter les distractions.
Si vous avez un objectif à long terme, définissez un objectif quotidien consistant à réaliser les tâches qui vous rapprochent chaque jour de l’accomplissement de cet objectif final.
Par exemple, si votre objectif est d’atteindre cette année 10 000 abonnés sur Instagram pour pouvoir ajouter plus de liens dans les stories, il est évident que ça ne peut pas être un objectif quotidien.
Que pouvez-vous faire ?
Vous fixer des objectifs plus spécifiques en lien avec l’objectif général, tels que :

  • Créer un calendrier éditorial avec tous les thèmes des publications.
  • Préparer les images et les textes de la semaine à venir.

Ce sont des objectifs concrets que vous pouvez réaliser en un jour. Par conséquent, vous saurez plus précisément ce que vous devez faire et vous avancerez mieux.

✅ 3. Tout faire en même temps

On pourrait appeler ça « un excès d’optimisme ». Cela arrive quand vous avez plusieurs tâches à réaliser et que vous essayez de toutes les faire en même temps car vous avez l’impression d’en faire plus de cette manière.
En fait, c’est tout le contraire. Quand vous faites plusieurs choses à la fois, vous les bâclez toutes, car vous perdez (à nouveau) votre concentration et votre efficacité quand vous changez de tâche.
Réalisez les tâches les unes après les autres ou définissez des tranches horaires pour chaque tâche (et respectez-les, bien entendu).

✅ 4. Ne pas savoir quelle est la priorité

Chaque jour, il y a mille choses à faire et toutes semblent très importantes. Mais si vous n’êtes pas organisé, vous allez logiquement tout oublier.
Pour éviter cela et savoir constamment les tâches urgentes et les tâches importantes (elles sont différentes) que vous devez réaliser, vous devez absolument vous fixer des objectifs.
Il est préférable que vous vous concentriez sur les tâches une par une, en donnant la priorité à celles qui sont urgentes. Mais attention, il ne faut pas vous saturer de tâches prioritaires et perdre à nouveau votre concentration en faisant 3 choses à la fois.

✅ 5. Perdre du temps en recherchant quelque chose

Comment configurer une nouvelle zone d’envoi dans la plateforme CMS de votre commerce en ligne ? La remise que vous aviez accordée suite à la réclamation de ce client, c’était par e-mail ou par le chat bot ?
On commet tous beaucoup d’erreur et on perd un temps incroyable en se posant ce type de questions. Il est donc fondamental de créer des procédés.
Un procédé est la relation dans l’ordre des actions qu’il faut réaliser (et comment les réaliser) pour accomplir une tâche déterminée.
Par exemple, l’envoi d’une commande.

  • Réception de la commande.
  • Gestion du stock dans l’entrepôt.
  • Vérifier que les informations d’envoi sont correctes.
  • Préparer le paquet.
  • Contacter par message.
  • Réception du paquet par le client.
  • E-mail de remerciement demandant le social proof.

Si vous connaissez toutes les étapes que vous devez suivre pour faire quelque chose, vous évitez l’improvisation et les questions telles que : « Comment je fais ça ? » ou « Je sais plus où c’est »

Recommandations pour améliorer la productivité de votre commerce en ligne

Nous avons déjà défini les principaux problèmes qui nuisent à votre productivité, vous vous sentez concerné par ces problèmes ? 😉
Heureusement, il existe de nombreux outils en ligne qui vous aideront à améliorer votre productivité.

✅ 1. Organisez vos documents pour qu’ils soient accessibles depuis n’importe quel appareil

De nos jours, qui n’utilise pas Google Drive pour travailler sur Internet ?
C’est un outil puissant et fonctionnel qui vous permet de :

  • Partager des documents avec plusieurs personnes d’une même équipe.
  • Organiser les fichiers dans des dossiers.
  • Créer des documents directement sur le cloud.

Et en plus, comme c’est un outil de Google, c’est gratuit et accessible depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
Si vous n’êtes toujours pas convaincu, peut-être que Google saura le faire.

✅ 2. Définissez une tranche horaire pour répondre à vos e-mails

Impossible de se passer des e-mails, c’est un outil fondamental pour un commerce en ligne. Mais si vous passez la journée à répondre aux mails que vous avez reçus, vous ne ferez rien d’autre.

  • Définissez une tranche horaire pour les consulter.
  • Répondez aux e-mails que vous avez reçus et archivez-les ou supprimez-les.
  • Attribuez en tant que tâche un e-mail auquel vous allez mettre un certain temps à répondre (par exemple, une réclamation).

Vous pouvez établir 2 heures par jour (une heure le matin, une heure l’après-midi) pour y répondre.
En dehors de cette tranche horaire, fermez votre boîte de réception et vous vous rendrez compte que vous êtes bien plus productif sans répondre aux mails que vous recevez toute la journée.

✅ 3. Automatisez les tâches les plus répétitives

S’il y a une tâche que vous réalisez fréquemment, il serait peut-être avantageux de l’automatiser.
Par exemple :

  • Répondre aux e-mails des clients : créez un modèle d’e-mail qui vous permettra de réduire le temps de réponse.
  • Verser des paiements aux fournisseurs ou aux employés : configurez des paiements périodiques sur l’application de votre banque. 
  • Actualiser vos RS : il existe des outils qui permettent de programmer les posts sur vos réseaux, comme Hootsuite ou Metricool. Si en plus, vous publiez le même contenu sur plusieurs réseaux, jetez un œil à IFTTT.

Analysez votre travail et notez les tâches que vous répétez le plus souvent.
Une fois que vous les aurez automatisées, vérifiez que l’automatisation fonctionne correctement.

✅ 4. Utilisez un calendrier pour organiser votre journée, votre semaine et votre mois

Si vous voulez vous simplifier encore plus la vie, n’utilisez pas n’importe quel calendrier, utilisez Google Calendar.
Vous pouvez l’intégrer à de nombreux autres outils d’amélioration de la productivité et il est également accessible sur smartphone, ce qui vous permettra de consulter plus facilement vos rendez-vous et vos tâches programmées.
AUTRE ASTUCE
Planifiez vos tâches sur des périodes minimales d’une semaine et si c’est possible, sur un mois entier. Si vous évitez de perdre du temps chaque matin à réfléchir à ce que vous devez faire aujourd’hui, à la fin du mois, vous aurez gagné de nombreuses heures, c’est garanti.
Prenez une heure chaque semaine pour organiser votre calendrier, cela simplifiera grandement votre gestion quotidienne.

✅ 5. Divisez les grandes tâches en tâches plus petites

Parfois, vous devez réaliser une tâche qui va vous prendre beauuuuucoup de temps, donc vous la repoussez constamment, jusqu’à ce qu’elle devienne une tâche conséquente qui va vous gaspiller toute une journée.
Si vous divisez chaque grande tâche en plus petites tâches, vous les réaliserez beaucoup plus facilement et vous avancerez bien mieux dans le travail.
Par exemple : la facturation mensuelle peut devenir un vrai fardeau en fin de trimestre.
Mais si vous vous fixez :

  • Une heure par semaine pour envoyer les factures aux clients.
  • Une autre pour les fournisseurs.
  • Une autre pour consulter les comptes.

À la fin du trimestre, votre travail de facturation sera fait en un clin d’œil.
Il existe des outils qui vous permettront de réaliser cette division des tâches de manière simple et très visuelle.
Trello est un panneau dans lequel vous pouvez créer des listes, et dans ces listes, des tâches indépendantes. Vous pouvez les déplacer, leur ajouter une date d’échéance, les marquer comme réalisées… C’est parfait pour les commerces qui nécessitent un volume de travail pas trop important.
Jetez-y un œil pour observer son utilité par vous-même :

Asana est un outil similaire, mais il permet de gérer de grandes équipes de travail si votre projet se développe.

La version gratuite admet jusqu’à 15 membres par équipe et les tâches sont limitées.

✅ 6. Évitez les distractions

En plus de garder votre boîte de réception fermée, l’autre grande source de distraction en ligne, ce sont bien sûr les réseaux sociaux, surtout Facebook.
Nous vous donnons 2 outils :

  • Kill News Feed : une extension pour votre navigateur Chrome qui bloque les dernières nouvelles pour ne pas vous déconcentrer avec du contenu inutile pour votre entreprise.
  • Cold Turkey : si vous n’utilisez pas Chrome mais que votre ordinateur est équipé de Windows, il vous limite l’accès aux réseaux sociaux et à certaines pages web sur votre ordinateur pendant la période que vous configurez.

Si vous êtes le genre de personne qui finit toujours par regarder des vidéos de chatons… fermez la porte à ce genre de tentation. 😉

✅ 7. Déléguez les tâches les moins productives

Cela paraît impossible quand vous venez de monter votre commerce.
Quand votre commerce commence à se développer, pour améliorer votre productivité, vous devez vous concentrer sur les tâches qui sont réellement rentables.
Déterminez quelles tâches vous avez le moins envie de faire et celle que vous n’avez pas forcément besoin de faire vous-même.
Déléguer ou sous-traiter à un tiers n’est pas une dépense, c’est un investissement de temps pour vous dédier à faire les choses réellement importantes.

Évitez les distractions et commencez à améliorer votre productivité

Sincèrement : combien de ces distractions vous concernent au quotidien ? 😉
Même si ça semble difficile, si vous appliquez les recommandations que nous vous avons suggérées, vous verrez que finalement, vous arriverez à faire bien plus de choses en une journée.