Comment faire l’inventaire de votre boutique en ligne (avec les options les plus simples et les plus rapides)

Pourquoi est-il si important de faire l’inventaire de votre commerce en ligne

✅ 1. L’inventaire annuel

L’inventaire réalisé à la fin de l’année est obligatoire selon la loi, donc vous ne pouvez pas l’éviter.
Si vous avez un stock limité, cette option peut être suffisante. Vous pouvez faire l’inventaire une fois par an pour bien contrôler vos stocks.
Par contre, si vous avez un entrepôt de grande taille, cela peut supposer un investissement de temps et de personnel considérable, il serait donc préférable de faire plusieurs inventaires par an.

✅ 2. L’inventaire tournant

Il consiste à organiser les inventaires « par rotation ».
Au lieu de compter tout le stock de votre commerce en ligne en une seule fois, vous divisez les références de l’entrepôt en plusieurs parties et vous planifiez l’inventaire de chaque « partie » en plusieurs fois tout au long de l’année.
C’est une option bien plus simple que l’inventaire annuel et elle est plus facile à mettre en pratique.

✅ 3. L’inventaire permanent

C’est notre option préférée :
L’inventaire permanent consiste à enregistrer l’entrée et la sortie de chaque article de votre commerce en ligne en temps réel, afin que le contrôle du stock soit constamment à jour.
C’est la meilleure façon de tenir le registre de votre entreprise car :

• Cela évite les ruptures de stock : vous aurez toujours du stock et vous pourrez donc satisfaire toutes les commandes des clients (c’est très important si vous avez une boutique en ligne).
• Cela permet une évaluation exacte de votre stock : puisque le décompte sera constamment fidèle à la réalité.
• Cela facilite la planification des achats : parce que vous connaîtrez toujours la quantité disponible pour chaque article et vous pourrez ainsi planifier le réapprovisionnement (par exemple, pour des dates spéciales comme le Black Friday ou Noël).
• Cela aide à gérer les ventes : en identifiant chaque produit, vous pourrez savoir ceux dont les rotations sont moins fréquentes et organiser une remise ou une offre pour les sortir de l’entrepôt avant qu’ils ne perdent leur valeur (si vous vendez des produits avec une date de péremption, c’est fondamental).
• Cela permet d’économiser du temps et de l’argent : car à long terme, cela vous évite d’avoir à faire ces inventaires marathoniens à la fin de l’année. 😉

Comment faire ?
L’astuce est d’actualiser constamment les ventes aux clients et les achats aux fournisseurs (et de bien lire le point suivant de cet article). 😉

Comment réaliser un inventaire permanent de votre boutique en ligne

Vous avez déjà compris la théorie pour faire grandir votre commerce en ligne : contrôler votre stock de façon exhaustive et exacte.
Voyons maintenant comment vous pouvez mettre cela en pratique sur les plateformes les plus connues. Nous vous donnons aussi d’autres options si vous n’utilisez aucune des suivantes. 😉
C’est parti !

✅ 1.Faire l’inventaire sur WordPress

Plus concrètement, on devrait dire WooCommerce, car la gestion des inventaires est réalisée en série avec ce plugin commercial de WordPress.
Pour l’activer, suivez ces étapes simples :

• Accédez au « Menu » et trouvez l’option « Réglages > Produits > Inventaire ».
• Cochez la case « Activer la gestion du stock » afin qu’elle se réalise automatiquement.

Une fois cette étape réalisée, vous constaterez que vous avez 8 options de configuration pour contrôler votre inventaire total, mais seules deux d’entre elles sont particulièrement intéressantes :

1. Seuil de stock bas : pour définir à quel moment les unités d’un article descendent à un niveau auquel vous devez réaliser une commande auprès de vos fournisseurs (c’est à vous de le définir en fonction de la rotation de votre stock).
2. Notifications : vous pouvez configurer WooCommerce pour qu’il vous envoie un e-mail quand un produit atteint son seuil de stock bas.

Le point négatif est que vous devez configurer manuellement le niveau de stock pour chaque article, mais seulement la première fois. Pour cela, suivez ces étapes :

• Accédez à « Modifier l’article ».
• Cherchez la partie « Informations du produit ».
• Cliquez sur l’onglet « Inventaire ».
• Cochez ensuite la case : « Gérer le stock ? ».
• Pour terminer, saisissez la valeur du stock dans le champ « Valeur ».

Et voilà, votre inventaire sur WooCommerce est prêt.

✅ 2. Faire l’inventaire sur Magento

S’il s’agit de votre plateforme, vous pouvez gérer votre inventaire via Magento2 (la nouvelle version améliorée de Magento), depuis le panneau de contrôle.
Vous disposez de deux options pour réaliser la gestion de l’inventaire, qui se trouvent toutes deux dans l’option « Boutiques > Configuration ».
On vous explique en quoi elles consistent :
A.   La façon générale (qui s’applique à tous les produits en stock)
Dans « Stock Options », si vous décochez la case « Use System Value » de chaque option, vous pourrez modifier les valeurs manuellement.
N’oubliez pas que cette modification s’appliquera à tous les articles de la boutique.
B.   La façon avancée (qui affecte chaque article de manière individuelle)
Si chaque article de votre commerce en ligne sur Magento requiert une gestion individuelle, choisissez cette option en suivant ces étapes :

• Ouvrez le « Panneau de configuration ».
• Trouvez l’option « Catalogue > Sélection de produits > Produit > Nombre ».

Ainsi, vous pourrez déterminer le nombre pour chaque produit individuellement, parfait pour contrôler l’inventaire de votre commerce.

✅ 3. Faire l’inventaire sur Shopify

La gestion de l’inventaire est également incluse dans Shopify. Pour cela, suivez ces étapes :

• Ouvrez le panneau de contrôle.
• Trouvez l’option « Produits ».
• Activez l’option « Suivi de l’inventaire ».

Ainsi, vous pourrez voir tous les produits dont vous avez activé le suivi et vous pourrez contrôler votre inventaire en appliquant des changements ponctuels si nécessaire.

✅ 4. Faire l’inventaire sur PrestaShop

Pour que cette option fonctionne, vous devez l’activer dans la section « Gérer les quantités disponibles » depuis le menu « Gestion avancée du stock ».
Vous la trouverez sur la page « Produits> Stock de produits », en cochant « Oui » dans l’option « Activer la gestion avancée du stock ».
PrestaShop vous permet de différencier deux types de stocks :

• Les produits disponibles à la vente : ceux qui sont affichés sur votre page pour que le client puisse les acheter.
• Les stocks physiques dans l’entrepôt : qui indiquent la quantité réelle dans l’entrepôt. C’est-à-dire toutes les commandes aux fournisseurs moins les achats qui n’ont encore pas été envoyés au client.

Cela vous permet d’avoir une vision totalement réelle de vos stocks et cela facilitera la gestion de l’approvisionnement et des ventes.

✅ 5. Faire l’inventaire sur Excel

Même si, comme on l’a vu, toutes les plateformes comprennent l’option de gestion des inventaires, vous préférerez peut-être concevoir votre propre système personnalisé.
Pour cela, les feuilles de calcul Excel sont un outil très utile et simple d’utilisation.
Important : Excel est utile seulement si vous n’avez pas trop de références, car il faudra les saisir une par une (même si vous pouvez faciliter cette étape en utilisant un lecteur de code-barres).
Si vous concevez un modèle adéquat et que vous utilisez correctement les formules Excel, vous pourrez contrôler votre inventaire de façon exacte et fiable. Et surtout, de façon économique.
Voyons cela étape par étape :
A. Créez votre tableau de produits sur Excel
Appelez votre première feuille Excel « Stocks ».
Dans chaque colonne, écrivez les données dont vous aurez besoin pour votre inventaire, comme par exemple :

• Nom de l’article : pour l’identifier.
• Code : utilisez le même que sur votre boutique en ligne.
• Description : assez courte.
• Stocks : Ceux que vous avez au moment de créer le tableau.
• Entrées : les achats.
• Sorties : les ventes.
• Total : il s’agit d’une cellule automatique, on le verra dans l’étape C.

Donnez-lui un format qui vous plaît pour le rendre agréable visuellement et remplissez les premiers champs (jusqu’à « Stocks »).
B. Notez les entrées et les sorties quotidiennes
Remplissez les colonnes des entrées et des sorties de chaque article régulièrement afin d’avoir des informations à jour.
C’est l’une des tâches que vous devez programmer au moins une fois par semaine (même si ça dépend du volume d’achat et de ventes que vous réalisez).
Conseil : si vous souhaitez savoir comment devenir plus productif dans la gestion de votre entreprise, ➡️nous vous conseillons de lire cet article.
C. Appliquez les formules
Pour que l’inventaire s’actualise automatiquement, vous devez placer une formule dans la colonne « Total » qui additionne les achats et soustrait les ventes.
La formule pour connaître la situation de chaque stock sera = SOMME (CelluleStocks+CelluleEntrées-CelluleSorties)

De cette manière simple (et économique), vous pourrez maintenir votre inventaire à jour et connaître la situation réelle de votre entrepôt à tout moment.

Utilisez le système de gestion d’inventaire le mieux adapté à vous et à votre boutique en ligne

En mettant en pratique tous ces conseils, vous allez économiser beaucoup de temps et d’argent. Vous n’aurez plus à paralyser toute l’entreprise à la fin de l’année pour réaliser l’inventaire.
Encore mieux, ce temps que vous aurez économisé, vous pourrez le consacrer à la conception de stratégies de vente qui vous permettront d’augmenter vos bénéfices.
Au final, l’objectif est de vendre plus et de vendre mieux, pas vrai ? 😉