Cómo hacer un inventario en Excel (+ Plantilla de ejemplo)


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¿Te cuesta hacer el inventario de tu tienda online?

Si es así, no me extraña. Hacer el inventario es una de las tareas más tediosas de un negocio, pero si sabes cómo hacerlo bien la rentabilidad de tu e-commerce puede aumentar.

Y eso suena bien, ¿verdad?

En este artículo vamos a explicarte cómo hacer un inventario en Excel de la forma más rápida y sencilla para que puedas dedicarte a lo que de verdad importa… vender.

Puedes tomar nota de los pasos, pero te recomiendo que descargues nuestra plantilla para facilitarte el trabajo.

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¿Todo listo? Pues empezamos.

Qué es un inventario

Lo primero que quiero recordarte, por si te queda alguna duda, es qué es un inventario

En este artículo me voy a centrar en contarte cómo hacer un inventario en Excel, pero no está de más refrescar un poco la memoria.

Un inventario no deja de ser un listado, en el que se detallan los productos o bienes que tiene una empresa.

Tipos de inventario de tienda que puedes hacer

En tu negocio puedes hacer inventario en el momento que prefieras, y tantas veces como quieras. Incluso puedes inventariar en función del tipo de artículos que vendas y del tamaño de tu almacén.

Por ejemplo: no es lo mismo contar tornillos (si eres una ferretería online), que contar camisas (si tienes una tienda de moda).

A continuación, voy a explicarte cuáles son los tres tipos de inventario más comunes y eficaces para los negocios online.

✅ 1. El inventario anual

El inventario que se hace al cierre del año es obligatorio por ley, así que de este no te puedes librar.

Si tienes un stock limitado, esta opción puede ser suficiente. Basta con que hagas inventario de tu almacén una vez al año para tenerlo todo controlado.

En cambio, si tienes un gran stock, puede suponer una inversión de tiempo y de personal considerable, por lo que no te conviene hacer un único inventario anual.

✅ 2. El inventario cíclico

Se trata de organizar los inventarios de tu tienda «por turnos«.

En lugar de revisar todas las existencias de tu eCommerce de una sola vez, se dividen las referencias del almacén en varias partes y se planifica la revisión de cada “parte” por separado a lo largo del año.

Es una opción mucho más sencilla que el inventario anual y más fácil de poner en práctica.

✅ 3. El inventario permanente

Esta es nuestra opción favorita:

Un inventario permanente registra la entrada y salida de cada artículo de tu eCommerce en tiempo real, de manera que el control de stock siempre está actualizado.

Es el formato de inventario físico más recomendable para llevar el registro de tu tienda porque:

  • Evita roturas de stock: nunca vas a quedarte sin existencias de un artículo y, por tanto, no vas a dejar a ningún cliente sin su pedido (esto es especialmente relevante si tienes una tienda online).
  • Permite una valoración exacta de tu almacén: ya que el recuento estará ajustado a la realidad en todo momento.
  • Facilita tu planificación de compras: porque siempre sabrás la cantidad disponible de cada artículo y podrás planificar el reaprovisionamiento (por ejemplo, para fechas especiales como Black Friday o Navidad).
  • Ayuda en la gestión de ventas: al tener identificado cada producto, podrás ver los que tienen menos rotación y organizar, por ejemplo, promociones de ventas para sacarlos del almacén antes de que pierdan su valor (si vendes productos perecederos, esto es fundamental).
  • Te ahorra tiempo y dinero: porque a largo plazo, evitas tener que hacer esos inventarios maratonianos de fin de año. 

¿Cómo hacerlo?

El truco es actualizar a diario las ventas a clientes y las compras a proveedores (y leer bien el siguiente punto de este post). 😉

Cómo hacer un inventario en Excel paso a paso

Ya tienes clara la teoría para que tu eCommerce funcione y crezca: llevar un control exhaustivo y exacto del stock de tu almacén

Todas las plataformas eCommerce te permiten hacer un inventario online de una tienda, pero por si quieres hacerlo por tu cuenta o tienes otro negocio, te voy a explicar cómo hacer un inventario en Excel en pocos pasos.

Inventario en Excel: antes de empezar

Las hojas de inventario en Excel son una herramienta muy útil y sencilla de usar para diseñar tu propio formato de inventario de mercancía personalizado. Si lo prefieres, puedes seguir los mismos pasos en Google Sheets.

Si usas nuestra plantilla de ejemplo de inventario y conservas las fórmulas, podrás controlar tu inventario de un modo exacto y fiable. Y sobre todo económico.

Vamos a verlo paso a paso:

Paso 1. Crea tu tabla de entrada de productos

Crea un nuevo documento que se convertirá en tu inventario en Excel (o en Google Sheets, si lo prefieres)

Puedes nombrar a la primera hoja de tu libro de Excel «Entradas«.

En cada columna, escribe los datos que necesitarás para tu inventario, por ejemplo:

  • Código del producto: para identificar artículos
  • Nombre del producto: o breve descripción para saber qué es.
  • Fecha: en la que se produjo la entrada.
  • Precio: para saber el coste del pedido.
  • Productos entrantes: la cantidad que ha llegado de cada producto.
Como-hacer-un-inventario-en-Excel-Entradas

Dale el formato que más te guste para hacerlo visualmente agradable y rellena los campos hasta completar toda la información.

Paso 2. Controla las salidas de productos

En otra hoja que puedes nombrar “Salidas”, prepara el mismo número de columnas, pero sustituye la de “Productos entrantes” por otra con “Productos salientes”.

Tendrás que utilizar una fórmula para relacionar la tabla de “Salidas” con la de “Entradas”, para que al escribir el código de producto se autocomplete parte de la información.

Así solo tendrás que añadir la fecha de salida y la cantidad de productos salientes.

Hacer-inventario-en-Excel-Salidas

No te preocupes, ya está todo incluido en nuestra plantilla descargable.

Actualizar estas dos primeras hojas de tu inventario en Excel es una de esas tareas que debes programarte semanalmente como mínimo (aunque depende del volumen de compras y ventas que tengas).

Paso 3. Haz inventario general

En una tercera hoja, la de “Inventario general”, puedes relacionar las salidas y entradas para poder controlar de un solo vistazo el stock de los productos.

Con las fórmulas apropiadas, la información de esta hoja se completará casi sola. 

Solo tendrás que escribir los códigos de producto para saber en qué situación se encuentra.

Una resta sencilla al número de productos entrantes con los salientes, te dará la cantidad de stock actual.

Hoja-de-inventario-ejemplo

Pero si quieres hacerlo más visual, puedes relacionarlo con otra hoja en el documento de Excel, en la que indicas la cantidad de producto que consideras como “En stock”, en “Bajo stock” o “Sin stock”.

Esto ya está incluido también en nuestra plantilla descartable de inventario.

Paso 4 (opcional). Proveedores

Si quieres, también te resultará útil incluir una hoja más con los datos de proveedores.

Por ejemplo, puedes incluir su nombre, el artículo que proporciona y los diferentes métodos de contacto.

Como-hacer-un inventario-Proveedores

Ya lo tienes.

De este modo tan sencillo (y barato), podrás mantener tu inventario de mercancía actualizado y conocer la situación real de tu almacén en todo momento.

Además, si lo necesitas, puedes imprimir estas hojas de inventario, tomar tus notas a mano y luego llevar tu inventario en Excel.

Controla tus ventas y stock

Ya puedes mantener tu catálogo al día y llevar un mejor control de las entradas de producto, ventas y stock de tu negocio.

Con este ejemplo de inventario de tienda ya no se dará el caso de tener que paralizar todo el negocio a fin de año para ponerte a contar existencias.

Y lo mejor es que ese tiempo ganado lo puedes invertir en diseñar estrategias de venta que te permitan incrementar tus ganancias.

Al fin y al cabo, el objetivo es ese: vender más y mejor, ¿verdad? 😉

Descarga nuestra plantilla para ahorrarte unos cuantos pasos y adáptala como quieras, si es necesario.

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