Cómo hacer un inventario de tu tienda online (con las opciones más sencillas y rápidas)

¿Te cuesta hacer el inventario de tu tienda online?

Si es así, no me extraña. Hacer el inventario es una de las tareas más tediosas de un negocio, pero si sabes cómo hacerlo bien la rentabilidad de tu e-commerce puede aumentar.

Y eso suena bien, ¿verdad?

En este artículo vamos a explicarte cómo hacer el inventario de la forma más rápida y sencilla para que puedas dedicarte a lo que de verdad importa… vender.

Toma nota de todos los trucos y consejos y aplícalos en tu tienda online.

¿Preparado? Pues empezamos.

👉 Por qué es tan importante que hagas inventario en tu e-commerce

Ya sabes que un inventario es un listado detallado, ordenado y valorado de los bienes que componen el patrimonio de tu tienda en un momento concreto.

Piensa que una mala gestión de estos productos puede generar:

  • Clientes descontentos.
  • Falta de stock.
  • Mala previsión de la demanda.
  • Problemas financieros.

Por eso es muy importante que tengas controlado tu inventario en todo momento, solo así podrás garantizar el buen funcionamiento de tu tienda.

Y si quieres vender más, y mejorar tu tasa de conversión en general, necesitas saber hacer un buen inventario que te permita gestionar tus existencias. 

Vamos a ver cómo puedes hacerlo tú mismo.

👉 Tipos de inventario que puedes hacer en tu e-commerce.

En tu negocio puedes hacer inventario en el momento que prefieras, y tantas veces como quieras. Incluso puedes inventariar en función del tipo de artículos que vendas y del tamaño de tu almacén.

Por ejemplo: no es lo mismo contar tornillos (si eres una ferretería online), que contar camisas (si tienes una tienda de moda).

A continuación, vamos a explicarte cuáles son los tres tipos de inventario más comunes y eficaces para los negocios online.

✅ 1. El inventario anual

El inventario que se hace al cierre del año es obligatorio por ley, así que de este no te puedes librar.

Si tienes un stock limitado, esta opción puede ser suficiente. Basta con que hagas inventario una vez al año para tenerlo todo controlado.

En cambio, si tu almacén es muy grande, puede suponer una inversión de tiempo y de personal considerable, por lo que no te conviene hacer un único inventario anual.

✅ 2. El inventario rotativo

Se trata de organizar los inventarios «por turnos».

En lugar de revisar todas las existencias de tu e-commerce de una sola vez, se dividen las referencias del almacén en varias partes y se planifica la revisión de cada “parte” por separado a lo largo del año.

Es una opción mucho más sencilla que el inventario anual y más fácil  de poner en práctica.

✅ 3. El inventario permanente

Esta es nuestra opción favorita:

Un inventario permanente registra la entrada y salida de cada artículo de tu e-commerce en tiempo real, de manera que el control de stock siempre está actualizado.

Es la forma más recomendable de llevar el registro de tu tienda porque:

  • Evita roturas de stock: nunca vas a quedarte sin existencias de un artículo y, por tanto, no vas a dejar a ningún cliente sin su pedido (esto es especialmente relevante si tienes una tienda online).
  • Permite una valoración exacta de tu almacén: ya que el recuento estará ajustado a la realidad en todo momento.
  • Facilita tu planificación de compras: porque siempre sabrás la cantidad disponible de cada artículo y podrás planificar el reaprovisionamiento (por ejemplo, para fechas especiales como Black Friday o Navidad).
  • Ayuda en la gestión de ventas: al tener identificado cada producto, podrás ver los que tienen menos rotación y organizar algún descuento u oferta para sacarlos del almacén antes de que pierdan su valor (si vendes productos perecederos, esto es fundamental).
  • Te ahorra tiempo y dinero: porque a largo plazo, te evitas tener que hacer esos inventarios maratonianos de fin de año. ;)

¿Cómo hacerlo?

El truco es actualizar a diario las ventas a clientes y las compras a proveedores (y leer bien el siguiente punto de este post). ;)

👉 Cómo llevar un inventario permanente en tu tienda online

Ya tienes clara la teoría para que tu e-commerce funcione y crezca: llevar un control exhaustivo y exacto del stock.

Veamos ahora cómo puedes ponerlo en práctica en las plataformas más conocidas. También te damos otras opciones por si no usas ninguna de ellas. ;)

Vamos allá.

✅ 1.Hacer inventario en WordPress

Más concretamente, deberíamos decir en WooCommerce, pues la gestión de inventarios viene «de serie» en este plugin comercial de WordPress.

Para activarlo sigue estos sencillos pasos:

  • Entra en el «Menú» y busca la opción «Ajustes > Productos > Inventario».
  • Marca la casilla «Activar la gestión de stock», para que se haga de manera automática.

Una vez hecho esto, verás que tienes 8 opciones de configuración para controlar tu inventario total, aunque solo hay dos particularmente interesantes:

  1. Umbral de stock bajo: para definir en qué momento las unidades de un artículo están al nivel de tener que realizar un pedido a tus proveedores (esto lo debes definir tú en función de la rotación de tu stock).
  2. Notificaciones: puedes configurar que WooCommerce te envíe un email cuando un producto alcance su umbral de stock bajo.

Lo malo es que debes configurar manualmente el nivel de stock para cada artículo, pero eso será solo la primera vez. Para hacerlo sigue este proceso:

  • Entra en «Edición del artículo».
  • Busca el apartado «Información del producto».
  • Pulsa la pestaña de «Inventario».
  • Luego activa el check de «¿Gestionar el stock?».
  • Finalmente, pon el número de existencias en el campo «Cantidad».

Y ya lo tienes, tu inventario en WooCommerce listo.

✅ 2. Hacer inventario en Magento

Si esta es tu plataforma, puedes gestionar tu inventario a través de Magento2 (la nueva y mejorada versión de Magento), desde el panel de administración.

Hay dos opciones para hacer la gestión de inventarios, ambas en la opción «Tiendas > Configuración».

Te explico en qué consiste cada una:

A.   La forma general (que se aplica a todos los productos en stock)

En «Stock Options», desmarcando el check «Use System Value» de cada opción, se pueden modificar los valores manualmente.

Ten en cuenta que esta modificación se aplicará a todos los artículos de la tienda.

B.   La forma avanzada (que afecta a cada artículo individualmente)

Si cada artículo de tu e-commerce en Magento necesita una gestión individual, elige esta opción siguiendo estos pasos:

  • Abre el «Panel de Configuración».
  • Busca la opción «Catálogo>Selección de Productos > Producto > Cantidad».

Así podrás determinar la cantidad de cada producto individualmente, lo que te vendrá de perlas para controlar el inventario de tu negocio.

✅ 3. Hacer inventario en Shopify

La gestión de inventarios también está incluida en Shopify. Para hacerlo sigue este proceso:

  • Abre el Administrador.
  • Busca la opción «Productos».
  • Activa el «Seguimiento de inventario».

Así podrás ver todos los productos que tienen activado el seguimiento, y podrás llevar el control de tu inventario aplicando cambios puntuales si fuera necesario.

✅ 4. Hacer inventario en PrestaShop

Para que esta opción funcione, debes activarla en el apartado “Gestionar cantidades disponibles”, desde el menú “Gestión Avanzada de Stock”.

La encontrarás en la página «Productos> Stock de productos», marcando «Sí» en la opción «Activar la administración avanzada de stock».

PrestaShop te permite diferenciar dos tipos de existencias:

  • Los productos disponibles para la venta: los que se muestran en tu página para que el cliente pueda comprarlos.
  • Las existencias físicas en almacén: que reflejan la cantidad real en almacén. Es decir, todos las pedidos a proveedores menos las compradas que aún no han sido enviadas a los clientes.

Esto te permite tener una visión completamente real de tus existencias, y te facilitará la gestión de aprovisionamiento y ventas.

✅ 5. Hacer inventario en Excel

Aunque como hemos visto, todas las plataformas incluyen la opción de gestión de inventarios, es posible que prefieras diseñar tu propio sistema personalizado.

Para eso, las hojas de cálculo Excel son una herramienta muy útil y sencilla de usar.

Importante: Excel es útil solo si no tienes demasiadas referencias, ya que tendrás que darlas de alta una a una (aunque esto puedes agilizarlo si usas una pistola de lectura de código de barras).

Si diseñas una plantilla adecuada y usas correctamente las fórmulas de Excel, podrás controlar tu inventario de un modo exacto y fiable. Y sobre todo económico.

Vamos a verlo paso a paso:

A. Crea tu tabla de productos en Excel

Llama «Existencias» a la primera hoja de tu libro de Excel.

En cada columna, escribe los datos que necesitarás para tu inventario, por ejemplo:

  • Nombre del artículo: para identificarlo.
  • Código: usa el mismo que en tu e-commerce.
  • Descripción: no muy extensa.
  • Existencias: las que haya en el momento de crear la tabla.
  • Entradas: serán las compras.
  • Salidas: serán las ventas.
  • Total: esta será una celda automática, lo vemos en el paso C.

Dale el formato que más te guste para hacerlo visualmente agradable y rellena los primeros campos (hasta «Existencias»).

B. Anota las entradas y salidas diarias

Rellena las columnas de entradas y salidas de cada artículo periódicamente, así tendrás la información actualizada.

Esta es una de esas tareas que debes programarte semanalmente como mínimo (aunque depende del volumen de compras y ventas que tengas).

Consejo: si quieres saber cómo puedes ser más productivo en la gestión de tu negocio, ➡️ te recomiendo que leas este artículo.

C. Aplica las fórmulas

Para que el inventario se actualice automáticamente, debes colocar una fórmula en la columna del «Total» que sume las compras y reste las ventas.

La fórmula para conocer la situación de cada Existencia será =SUMA (CeldaExistencias+CeldaEntradas-CeldaSalidas)

como hacer un inventario en excel facil

De este modo tan sencillo (y barato), podrás mantener tu inventario actualizado y conocer la situación real de tu almacén en todo momento.

👉 Utiliza el sistema de gestión de inventarios que mejor se adapte a ti y a tu e-commerce

Poniendo en práctica todos estos consejos vas a ahorrarte mucho tiempo y dinero. Ya no tendrás que paralizar todo el negocio a fin de año para ponerte a contar existencias.

Y lo mejor es que ese tiempo ganado lo puedes invertir en diseñar estrategias de venta que te permitan incrementar tus ganancias.

Y al fin y al cabo, el objetivo es ese: vender más y mejor, ¿verdad? ;)