Outsourcing: qué es y cómo funciona, con ejemplos


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Es muy probable que hayas escuchado y leído en varias ocasiones la palabra outsourcing.

Y si estás aquí, seguramente sea porque quieres aclarar de forma definitiva qué es outsourcing y por qué es una práctica tan habitual en casi cualquier negocio. 

Bien, pues continúa leyendo para aclarar su significado, sus características o cuáles son sus principales ventajas y desventajas.

Qué es outsourcing

El outsourcing es asignar tareas o servicios a una empresa externa que esté especializada en ellas.

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La definición de outsourcing es así de sencilla: externalizar servicios o tareas que, ya sea por falta de experiencia, personal cualificado o recursos, una empresa no es capaz de asumir en ese momento.

Por ejemplo, imagina que tienes una empresa de diseño gráfico y de repente, te llega un proyecto enorme que no tienes los recursos o el tiempo para abordar. ¿Qué haces? ¿Renuncias a ese proyecto? 

¡No tengas tanta prisa! Puede que el outsourcing sea una solución.

Cuando externalizas una tarea o servicio, puedes aprovechar los conocimientos y la experiencia de profesionales dedicados al área específica que necesitas

Puedes contratar a un equipo especializado en ese proyecto en particular, sin tener que comprometer los recursos internos de tu empresa. 

Ahora que ya sabes qué es, terminaras de entender el significado de outsourcing, viendo para qué sirve y cuáles son sus beneficios.

Para qué sirve el outsourcing

El outsourcing puede ayudar mucho a un negocio en los momentos en los que la carga de trabajo es desbordante.

Libera de las tareas secundarias y permite centrarte en lo que realmente importa: impulsar un negocio hacia el éxito. 

Imagina que tienes una tienda online y te encuentras con un pico de trabajo en el que tienes que la atención al cliente, el manejo de inventario, la logística de envíos y la contabilidad, todo al mismo tiempo. 

Aquí es donde el outsourcing te permite delegar esas tareas en especialistas en cada uno de esos campos que se ocuparan de ellas de forma externa. 

Además, el outsourcing te permite adaptarte rápidamente a los cambios y a las demandas del mercado. 

Puedes escalar o reducir tu equipo externo según las necesidades puntuales de tu negocio, sin lidiar con los obstáculos que implica la contratación y el despido de personal. 

Echemos un vistazo a las características de ese equipo, veamos cómo son los servicios de outsourcing.

Características del outsourcing

Más abajo veremos cuáles son las ventajas y desventajas del outsourcing, pero antes de llegar a eso vamos a empezar por enumerar sus principales características.

Caracteristicas-del-outsourcing

1. Especialización

Una característica esencial del outsourcing es la posibilidad de acceder a especialistas en diferentes campos

Puedes confiar en profesionales que se dedican a una tarea específica día tras día. 

¿Necesitas puntualmente una persona que haga gráfico creativo?, ¿marketing digital?, ¿desarrollo de software?, ¿redefinir tu imagen corporativa?

Cubre esta necesidad gracias a servicios de outsourcing.

2. Flexibilidad

Otra característica del outsourcing es la flexibilidad, ya que te permite adaptarte a las necesidades cambiantes de tu negocio

Puedes escalar o reducir tu equipo externo según la demanda y los proyectos en curso. 

¡Es como tener un traje que se ajusta siempre a tu talla y a las necesidades de la velada!

3. Ahorro de costos

El outsourcing te permite reducir costos operativos al evitar la contratación de personal adicional, la inversión en equipos o la implementación de tecnología costosa. 

Externalizar tareas a un costo más bajo en comparación con mantener un departamento interno es otra característica del outsourcing.

4. Enfoque en el núcleo del negocio

Como decía más arriba, la siguiente característica del outsourcing es que te libera de tareas secundarias para que puedas centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio y destacar en tu industria. 

Al confiar las tareas no estratégicas a profesionales externos, puedes dedicar más tiempo y energía a desarrollar productos, detectar nuevas oportunidades de empresa, mejorar servicios y tomar decisiones estratégicas. 

5. Acceso a tecnología y recursos avanzados

Con el outsourcing, puedes beneficiarte de las últimas tecnologías y recursos sin tener que invertir directamente en ellos. 

Por ejemplo, puedes aprovechar herramientas y software de vanguardia para mejorar la eficiencia, la productividad y la calidad de tus servicios. 

6. Reducción de riesgos

Esta característica del outsourcing es consecuencia directa de algunas de las anteriores.

Al externalizar ciertas tareas, compartes los riesgos con el proveedor externo

Además de minimizar los errores y problemas potenciales.

Ventajas y desventajas del outsourcing

Seguramente ya tengas lo suficientemente claro el concepto de outsourcing como para empezar a valorar sus ventajas y desventajas.

La “cara A” ya la sabes por las características del outsourcing, y aunque vamos a recordarlas brevemente, también vamos a ver la “cara B”, la de las desventajas.

Ventajas del outsourcing

Ahorro de dinero

Al confiar tareas a empresas de outsourcing externas, evitas los gastos asociados a la contratación de personal adicional, como salarios, beneficios y entrenamiento.

Acceso a talento especializado

Puedes contar con profesionales especialistas en su campo, que se dedican a eso, día tras día.

Flexibilidad y escalabilidad

Adaptar fácilmente tu equipo externo según las necesidades cambiantes de tu negocio.

Desventajas del outsourcing

Pérdida de control

Al confiar ciertas tareas a una empresa externa, puede que sientas que estás perdiendo el control total sobre ellas. 

Sin embargo, esto se puede solucionar con una buena comunicación, estableciendo expectativas claras desde el principio y trabajando por etapas haciendo seguimiento.

Dependencia externa 

Si te vuelves demasiado dependiente de proveedores externos, podrías encontrarte en una posición vulnerable si algo sale mal. 

Imagina que tu proveedor principal de logística tiene problemas y no puede cumplir con las entregas a tiempo. Eso podría afectar negativamente tu reputación y la satisfacción de tus clientes. 

Para evitar esto, es importante tener acuerdos y contratos claros que protejan tus intereses.

Distancia física y cultural 

A veces esto puede plantear desafíos en la comunicación y la colaboración. 

Es posible que debas gestionar diferencias horarias, barreras idiomáticas y estilos de trabajo distintos

Sin embargo, con las herramientas y tecnologías disponibles en la actualidad, estos obstáculos pueden superarse con facilidad.

Ventajas-y-desventajas-del-outsourcing

Tener estas ventajas y desventajas del outsourcing en mente te será de gran ayuda para decidir el modelo de servicio de outsourcing que más encaja contigo.

Tipos de outsourcing

A continuación podrás ver los principales tipos de servicios de outsourcing que puedes encontrar.

Estos tipos de outsourcing dependen tanto del tipo de tarea que externaliza como de dónde y cómo se va a llevar a cabo esa tarea.

Outsourcing de servicios

Este es el tipo más común. 

Consiste en contratar a una empresa de outsourcing externa para que se encargue de un área específica de tu negocio, como recursos humanos, contabilidad, marketing, estudios de mercado, desarrollo web, atención al cliente, entre otros. 

Outsourcing de procesos de negocio (BPO)

Este tipo de outsourcing implica externalizar procesos completos de negocio.

Puedes confiar en un proveedor externo para que se encargue de todo el proceso, desde el inicio hasta el final. 

Por ejemplo, puedes externalizar la gestión de la cadena de suministro, el procesamiento de datos, la elaboración de nóminas o incluso la gestión de proyectos. 

Outsourcing de desarrollo de software

Si necesitas desarrollar software a medida, este tipo de outsourcing sirve para confiar en un equipo externo de desarrolladores la creación de aplicaciones, plataformas o sistemas personalizados según tus necesidades. 

Outsourcing de manufactura

Este tipo de outsourcing es ideal para la fabricación en masa 

Puedes externalizar la producción y ensamblaje de tus productos a empresas especializadas en manufactura. 

De esta manera, puedes aprovechar su experiencia y capacidad de producción, mientras tú te enfocas en la estrategia y distribución de tus productos. 

Outsourcing de call center

Si tu negocio requiere gestionar llamadas para manejar el servicio al cliente, soporte técnico o ventas, este es el tipo de outsourcing que necesitas. 

Puedes contratar a una empresa externa que cuente con personal capacitado y tecnología avanzada para brindar un servicio de calidad. 

Co-Sourcing 

Las dos empresas que llegan al acuerdo, tanto la que delega como la que subcontrata, comparten las responsabilidades del servicio y también los posibles riesgos que surjan.

Offshoring

Este tipo de outsourcing también es conocido como deslocalización. 

Consiste en contratar servicios de empresas extranjeras, normalmente porque se asocia a grandes ahorros en costos.  Es muy común delegar la manufactura, producción y transporte de ciertos productos a China, por ejemplo.

Tipos-de-outsourcing

Ejemplos de outsourcing

Por último, voy a compartir contigo unos ejemplos para que veas lo común que es esta práctica, en empresas de todo tipo.

Apple

Por supuesto, este gigante tecnológico confía en proveedores externos para la fabricación de componentes, ensamblaje y logística

Este es un claro ejemplo de outsourcing y de cómo este les permite centrar sus esfuerzos en aquello que mejor saben hacer: diseñar productos innovadores y crear experiencias de usuario únicas.

Google

Una parte importante de las tareas de procesamiento y análisis de datos de Google se externaliza a proveedores especializados. 

Esto les permite manejar grandes volúmenes de información de manera más eficiente y brindar resultados precisos a sus usuarios.

Netflix

Hace tiempo que Netflix crea cada vez más contenido original, algo que sería del todo inasumible si no delegara en productoras externas.

Externalizar la producción de series y películas les permite acceder a una gran variedad de talento creativo y diversificar su catálogo con producciones de diferentes envergaduras y dirigida a múltiples audiencias.

Un ejemplo de outsourcing muy bien aprovechado.

Nike

Nike no fabrica sus productos.  La compañía confía en una amplia red de proveedores externos para la producción de calzado y prendas de vestir. 

Así, su cadena de suministro es más ágil y eficiente, para abastecer en todas las partes del mundo donde comercializa sus productos. 

Conclusión

Espero que después de haber leído este artículo hayas despejado todas tus dudas sobre el concepto de outsourcing.

Ahora ya sabes qué es el outsourcing, cómo funciona y por qué las empresas deciden confiar ciertas tareas o servicios a especialistas externos, para aprovechar su conocimiento, ahorrar dinero y enfocarse en el crecimiento. 

Como has visto, la importancia del outsourcing es muy grande a la hora de permitir a un negocio sobrepasar sus capacidades, minimizando y controlando los riesgos.

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