Cómo hacer un presupuesto de ventas paso a paso [+Ejemplos]

¿Te estás preguntando cómo hacer un presupuesto de ventas y no sabes ni por dónde empezar?

Pues presta mucha atención a este post en el que te explicamos qué es un presupuesto de ventas y cómo puedes elaborar uno para tu eCommerce. 

Además, también te vamos a hablar de la importancia de un presupuesto de ventas, los objetivos que debe cumplir, sus elementos principales y los tipos de presupuesto de ventas más habituales. 

No esperes más y comienza a explorar esta guía definitiva para aprender todo lo que tiene relación con los presupuestos de ventas para un comercio electrónico. 

¿Te embarcas con nosotros en este viaje repleto de cifras y estrategia?

Nos vemos a continuación.

¿Qué es un presupuesto de ventas?

Un presupuesto de ventas es una herramienta de carácter financiero básica para que las empresas puedan realizar una proyección de sus ingresos futuros.

presupuesto de ventas ejemplo

Esencialmente podemos decir que se trata de un plan detallado en el que se reflejan por escrito las ventas que la empresa espera realizar en un período determinado de tiempo. 

Lo normal es que el presupuesto se elabore a un año vista. Aunque hay planes presupuestarios trimestrales e, incluso, mensuales. 

Este documento es imprescindible para fijar metas financieras realistas. Pero también sirve como guía en la toma de decisiones estratégicas. 

Aunque los presupuestos de ventas son herramientas transversales —ya que se utilizan en diferentes departamentos como marketing, producción o recursos humanos—, lo cierto es que son indispensables en la gestión de cualquier eCommerce. 

Podemos decir que, en términos simples, un presupuesto de ventas es el mapa que va a trazar la ruta que tu tienda online debe recorrer a lo largo del tiempo para conseguir los objetivos fijados. 

De hecho, es una pieza fundamental de cualquier plan de negocio.

Si el presupuesto de ventas es el mapa, el plan de negocio es la brújula. Y ambos son necesarios para llegar a tu destino de forma exitosa. 

La clave reside en que, al prever los ingresos que esperas obtener, es posible identificar áreas de crecimiento potencial, además de asignar recursos de manera más eficiente. 

Como vas a ver en este artículo, para escribir un presupuesto de ventas es necesario conocer los siguiente puntos: 

  • Datos históricos de ventas: que te van a servir para analizar la situación de partida y prever lo que puede ocurrir. 
  • Tendencias del mercado: para saber si el mercado en el que opera tu tienda online está en crecimiento, en recesión o se ha estancado.
  • Estrategias de marketing y ventas: que van a indicar hacia dónde se quiere dirigir tu eCommerce y qué objetivos hay que cumplir. 
  • Factores internos y externos: que tienen clara influencia en las ventas. 

Para qué sirve el presupuesto de ventas y cuáles son sus principales objetivos

En la sección anterior has visto qué es el presupuesto de ventas. 

Pero ahora llega el momento de profundizar más. Por eso vamos a ver algunos aspectos fundamentales que nos da una idea clara del concepto de presupuesto de ventas basándonos en su utilidad y objetivos. 

Importancia del presupuesto de ventas

Lo primero que debes tener claro es que un presupuesto de ventas es una guía estructurada para facilitar la gestión financiera de tu tienda online. 

Solo con un documento de este tipo es posible establecer metas claras y alcanzables.

La importancia del presupuesto de ventas es tan crucial que sin él no puedes planificar estrategias de producto o estrategias concretas de ventas. 

Y lo que es peor: tampoco podrás asignar recursos de manera efectiva. 

De tal manera que tus objetivos se volverán cada vez más complicados de cumplir. 

Por último, un presupuesto de ventas es importante también porque permite evaluar el rendimiento real frente a las proyecciones que realizaste al elaborar el documento presupuestario. 

¿Cuál es la utilidad de un presupuesto de ventas?

Como te puedes imaginar, un presupuesto de ventas es útil en diferentes aspectos: 

  • Desde el punto de vista de la planificación estratégica: las empresas pueden establecer objetivos más realistas, con los que generar mejores estrategias encaminadas a alcanzarlos. Tener unas proyecciones de ventas concretas va a servir para planificar mejor las campañas de marketing, y actividades de producción y logística de tu tienda online. 
  • Desde el punto de vista de la asignación de recursos: el presupuesto de ventas es imprescindible para distribuir de manera más eficiente los recursos financieros y humanos de los que dispone tu eCommerce. Para poder saber cuánto tienes que invertir en ventas o marketing, primero hay que determinar cuál es el volumen de facturación que esperas conseguir. 
  • Desde el punto de vista de la toma de decisiones: el presupuesto de ventas ofrece información crucial para tomar las decisiones estratégicas que consideres convenientes. Partiendo de las proyecciones de ventas es más fácil decidir qué acciones ejecutar para la expansión de tu negocio, además de otros temas tan básicos como la introducción de nuevos productos o la ampliación de mercados. 

Objetivos del presupuesto de ventas

Ahora que ya conoces la definición  de presupuesto de ventas —así como su importancia a nivel de marketing y ventas—, te proponemos reflexionar un poco más  sobre los principales objetivos que se pretenden conseguir con un presupuesto de ventas: 

  • Establecer metas financieras claras y alcanzables. 
  • Prever y planificar los ingresos que se esperan conseguir en el ejercicio. 
  • Identificar áreas de oportunidad o riesgos posibles. 
  • Asignar de manera más eficiente los recursos con los que cuenta tu eCommerce. 
  • Analizar las desviaciones entre las expectativas y la realidad, para tomar medidas correctoras. 

Ventajas y desventajas de un presupuesto de ventas

como se hace un presupuesto de ventas

Aunque ya has visto la importancia de un presupuesto de ventas, conviene ahora detenerse un poco en las ventajas y en las desventajas (que también las hay). 

Ventajas de un presupuesto de ventas

Vamos a empezar por las cosas positivas que tiene elaborar este tipo de documentos: 

  • Mejora la planificación estratégica: de ese modo puedes identificar tendencias del mercado y adaptar tus estrategias a medida que se van produciendo los acontecimientos que no has previsto. 
  • Proporciona un marco de referencia para saber si las estrategias están funcionando: la mejor manera de saber si vas por el buen camino es comparando los resultados reales que se han obtenido con las proyecciones que estableciste en el presupuesto de ventas.  
  • Permite optimizar de manera más eficiente los recursos: al prever un determinado número de ventas, es más fácil saber cómo debe distribuirse la inversión para conseguir los objetivos establecidos. El presupuesto de ventas sirve, por tanto, como una guía para la asignación eficiente de los recursos disponibles, incluso para calcular el precio de venta de tus productos o servicios. 

Desventajas de un presupuesto de ventas

Aunque pueda parecer la herramienta perfecta, no todo es idílico en la elaboración de un presupuesto de ventas: 

  • Peligro de inexactitud en entornos volátiles: por mucho que intentes ser preciso en tus previsiones, si tu tienda online opera en un mercado muy volátil será complicado que tus proyecciones de ventas se cumplan. Esto es un problema a la hora de tomar decisiones, ya que es necesario ajustar continuamente el presupuesto de ventas para adaptarlo al entorno cambiante. 
  • Excesiva rigidez: si el presupuesto es demasiado rígido e inflexible es posible que tu equipo se sienta limitado a la hora de adaptarse a los cambios en el mercado o en la realidad económica. 
  • Riesgo de acomodo: si los objetivos establecidos en el presupuesto son fácilmente alcanzables es posible que tu equipo de ventas se vuelva complaciente y se acomode en esa situación. Y eso puede provocar que el crecimiento sea menor de lo deseable. 

Características de un presupuesto de ventas

Ahora se puede decir que conoces bastante bien qué es un presupuesto de ventas, por eso llega el momento de enunciar los principales elementos de un presupuesto de ventas:

que es el presupuesto de ventas
  • Un presupuesto de ventas debe ser realista y alcanzable: para elaborarlo hay que usar los datos históricos y analizar correctamente las principales tendencias del mercado para que las cifras que aparezcan en el presupuesto sean realistas y se puedan cumplir. 
  • Un presupuesto de ventas debe ser flexible y adaptable: si las condiciones del mercado cambian, es necesario adaptarlo a esas nuevas realidades. De lo contrario, el presupuesto de ventas se convierte en papel mojado.
  • Un presupuesto de ventas debe ser detallado y específico: en el presupuesto de ventas hay que desglosar las ventas por productos, regiones, canales de distribución… De esa forma se obtiene una visión clara, concreta y detallada del rendimiento de ventas esperado. 
  • Un presupuesto de ventas debe ser coherente: al realizarlo debes tener en cuenta que los datos contenidos estén alineados con los objetivos generales que has fijado para tu eCommerce, así como con las estrategias implementadas para alcanzar esas metas.

Ejemplos de presupuestos de ventas

ejemplo de presupuesto de ventas

Antes de enseñarte cómo se hace un presupuesto de ventas, vamos a ver primero los distintos tipos que hay, con ejemplos de presupuestos de ventas reales para que sepas diferenciar mejor cada uno de ellos. 

Presupuesto de ventas incremental

Es una de las maneras fáciles que hay para elaborar un presupuesto de ventas, ya que tan solo tienes que tomar el presupuesto del año anterior y ajustarlo al nuevo año mediante cambios incrementales

Es un formato más sencillo puesto que se aprovecha de la base presupuestaria ya existente. 

La pega sería que no es posible elaborarlo cuando acabas de abrir tu tienda online y todavía no tienes referencias. 

El ejemplo de presupuesto de ventas incremental más interesante sería el de una tienda online que toma sus cifras de ventas del año pasado y las incrementa un 8%, con la idea de cubrir los costes adicionales de marketing y desarrollo de nuevos productos. 

Sin embargo, ten cuidado al proyectar el incremento para este año, ya que en épocas de inflación elevada es posible que te quedes corto.

Presupuesto de ventas de base cero

Si estás empezando con tu eCommerce y todavía no tienes cifras de referencia de años anteriores,  el de base cero es justo el ejemplo de presupuesto de ventas que puedes elaborar.

También hay empresas consolidadas a lo largo del tiempo que prefieren este tipo de presupuestos pues les permite hacer borrón y cuenta nueva cada año. 

Para hacerlo correctamente debes examinar todas las actividades y gastos previstos de tu tienda online. 

A partir de ahí, lo conveniente es ir creando las partidas presupuestarias sin pensar en lo que se gastó el año pasado (esto es más fácil cuando tu negocio es de reciente creación, ya que no tendrás con qué comparar). 

Partiendo de la base cero es más fácil priorizar cuáles son los gastos más cruciales para alcanzar los objetivos estratégicos que te has planteado. 

De esa forma, podrás asignar de una manera más eficiente los recursos con los que cuentas a lo largo del año. 

Este tipo de presupuestos de ventas es más frecuente en las empresas de servicios. Por ejemplo: una empresa de consultoría cada año revisa cuáles son sus principales gastos y analiza si le van a permitir alcanzar la cifra de ventas que consideran adecuada. 

Presupuesto de ventas flexible

La premisa de este ejemplo de presupuestos de ventas es que es imposible predecir lo que ocurrirá en el futuro. 

Por esa razón, se va ajustando el presupuesto en función de los cambios que se generan en el nivel de actividad o de producción de una empresa

Probablemente pienses que un presupuesto es un documento estático, que no puede cambiar por mucho que las condiciones varíen. Sin embargo, como eCommerce manager, entre tus responsabilidades no está la de ser futurólogo. Así que esta opción puede ser muy operativa. 

Para hacerlo bien, debes tomar partidas de gastos fijos, que no varían en función del nivel de actividad; y partidas de gastos variables, que son las que hay que ajustar cada cierto tiempo (en función de la producción o de las ventas). 

Al ajustar estos costes en función del nivel real de actividad, es más fácil contar con un documento que sirva para evaluar el desempeño y tomar medidas correctivas en caso de que se produzcan desviaciones. 

Lo entenderás mejor con un ejemplo de este tipo de presupuestos de ventas: un eCommerce de moda puede ir variando las partidas de costes variables en función de los picos de la demanda. 

Si se detecta que se está produciendo un gran incremento de la demanda en un determinado período de tiempo, el presupuesto se adapta para comprar más productos y aumentar las ventas por encima de lo presupuestado. 

Presupuesto de ventas por producto

En este caso hay que calcular los costes asociados a la venta de cada línea de productos, para asignar los recursos de la manera más eficiente posible. 

Es posible, por ejemplo, que haya una línea de negocio que prácticamente se vende sola. Pero puede haber otra que requiera una mayor inversión en marketing y publicidad. En ese caso, las partidas serán diferentes para cada tipo de producto. 

Un ejemplo de presupuesto de ventas de este tipo bastante frecuente sería el de una tienda online que vende alimentos veganos y ofrece también dietas veganas personalizadas adaptadas a cada cliente.

En este caso es posible que la partida de marketing para vender productos veganos sea más baja, ya que el nivel de conciencia sobre el producto es bastante elevado. 

Pero para vender el servicio de dietas personalizadas la inversión en publicidad será mucho mayor hasta que el servicio sea más conocido por los clientes. 

Cómo hacer un presupuesto de ventas

Seguramente ahora te estés preguntando cómo se hace un presupuesto de ventas

Aunque a priori te puede parecer una tarea complicada y tediosa, ya verás que al final no es algo complicado. Sobre todo si aplicas la lógica, el realismo y la mesura. 

De hecho, el gran problema a la hora de presupuestar, es pasarse de optimista o de pesimista y no fijar unas cifras realistas, que sean alcanzables (o que sean tan fáciles de alcanzar que no sirvan ni de referencia para el departamento de ventas).

que es un presupuesto de ventas

Vamos a ver las diferentes fases.

Fase 1 – Recopilación de datos

Antes de ponerte a rellenar las casillas de tu presupuesto de ventas en Excel debes utilizar técnicas de recolección de datos para recopilar toda la información disponible. 

Lo mejor es que sigas esta secuencia: 

  • Define qué datos necesitas: establece cuál es la información que necesitas y para qué la vas a recopilar. 
  • Identifica las fuentes de datos: piensa dónde vas a obtener la información. 
  • Diseña los instrumentos de recopilación: elige los métodos e instrumentos que sean más adecuados para recopilar los datos. 
  • Organiza los recursos: debes organizar bien la información que vas a necesitar y el tiempo que vas a emplear en hacerlo. 
  • Implementa el proceso de recopilación: lleva a cabo la recopilación de datos según el plan que has elaborado. 
  • Organiza la información recogida: ordena los datos de manera sistemática y almacénalos de manera segura, lo cual facilitará posteriormente su uso y análisis. 

Fase 2 – Fijación de objetivos

Debes definir metas realistas y alcanzables en función de toda la información que has recabado en la fase anterior. 

Al fijar los objetivos generales y específicos estarás creando el armazón de tu futura estrategia. 

Fase 3 – Segmentación de mercado

Si no lo has hecho hasta ahora, define los distintos grupos de clientes y consumidores que son susceptibles de comprar tus productos

Ten en cuenta que no puedes venderle a todo el mundo, porque sus necesidades no son las mismas. 

Por tanto, tendrás diferentes productos que satisfacen diferentes necesidades. 

Identifica a qué tipo de clientes se orienta cada uno de tus productos y crea distintos segmentos de clientes. 

Una vez que lo hayas hecho, establece objetivos de ventas para cada uno de esos segmentos. 

Fase 4 – Determinación y asignación de recursos

En este punto tienes que saber cómo distribuir los recursos de los que dispone tu tienda online

Además, debes tener también en cuenta lo que esperas facturar a lo largo del año, para saber cuáles serán tus flujos de caja y con qué cantidad de liquidez vas a contar en cada momento del año. 

Para ello, puedes enfocarlo de la siguiente forma: 

  • Identifica todas las actividades de tu negocio: enumera todo lo que necesitas hacer para que tu tienda online logre el objetivo de ventas fijado. 
  • Define los recursos necesarios para cada actividad: plasma para cada actividad cuánto dinero te hace falta en temas como personal, materiales, equipo o tiempo necesario. 
  • Prioriza los recursos: como lo normal es que los recursos sean limitados, aquí deberás priorizar cuáles son las actividades críticas para el éxito del proyecto. 

Fase 5 – Estimación de ventas

En esta fase es necesario sacar las dotes de astrólogo que todo eCommerce manager lleva dentro para predecir lo que va a ocurrir en el futuro. 

Ahora en serio: tienes que pensar con objetividad para reflexionar sobre lo que deseas que ocurra. Y qué vas a hacer para que eso que deseas suceda. Si estableces un plan de acción, es más fácil que las cosas pasen. 

Así que ya sabes: establece en un documento lo que consideras que puede ocurrir en tu negocio y trabaja para que eso que has fijado sea lo que realmente se produzca. 

Pero no pienses que es algo aleatorio. La clave es usar técnicas de pronóstico como el análisis de tendencias, los modelos de regresión o las encuestas a clientes, que te van a dar pistas fiables sobre cómo es el comportamiento de la demanda. 

Fase 6 – Asignación de presupuesto

En este momento tienes que asignar los recursos de los que dispone tu tienda online de una forma que sea lo suficientemente óptima como para que cada línea de negocio cuente con dinero suficiente para conseguir los objetivos propuestos. 

Si no sabes cómo hacerlo, aquí tienes una forma de enfocarlo: 

  • Diferencia los costes asociados a cada partida: tienes que saber cuáles son los costes imprescindibles para conseguir un objetivo en concreto. 
  • Prioriza gastos: recuerda siempre que no todos los gastos son productivos. En muchas ocasiones hay gastos que no generan un beneficio desde el punto de vista de las ventas. 
  • Ten en cuenta siempre las contingencias: debes reservar una parte del presupuesto de ventas para cubrir posibles imprevistos.
  • Evalúa alternativas: en caso de ser necesario, debes analizar si hay alternativas de gasto más rentables o beneficiosas. 

Fase 7 – Revisión y ajuste de las cifras

El cuerpo te pide mantener los números tal cual los has fijado en el Excel, ¿verdad? 

Pero, por mucho que te esfuerces, no puedes controlar que el presupuesto de ventas se cumpla como tú has previsto. 

Más que nada porque hay variables que se escapan de tu dominio. 

Así que la mejor opción para que el presupuesto funcione y sirva para algo es que sea flexible y adaptable

Fase 8 – Seguimiento del presupuesto

Una vez que has creado un documento formal de presupuesto de ventas es necesario que lo contenido en el mismo se cumpla.

Por tanto, debes ser riguroso en su aplicación. 

Y para ello lo básico es comprobar que las cifras expresadas en la previsión se están cumpliendo

Y si no se está llegando, lo fundamental es adaptar el documento para que los objetivos se cumplan.

Prepara tu presupuesto de ventas

Ha quedado claro que realizar un presupuesto de ventas es necesario para que tu eCommerce consiga los objetivos previstos. 

Salvo que confíes en la suerte, ya sabes que no es posible encontrar un tesoro si no hay un mapa del tesoro.

Y ya sabes que la suerte no es una variable que puedas controlar…

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