Sistema de inventarios: qué es y cuáles son sus tipos

Si tu negocio pertenece a algún eslabón de la cadena de la venta de productos, (como una tienda online) contar con un sistema de inventario fiable es la única manera de organizar tu negocio de forma eficiente.

En este artículo vamos a ver qué es un sistema de inventario, pero también cómo elegir el más adecuado y cuáles son los diferentes tipos que existen.

Presta atención porque esta herramienta puede ser un antes y un después para optimizar tu negocio.

Qué es un sistema de inventarios

Un sistema de inventarios es una herramienta que te ayuda a realizar un seguimiento de todos los productos y recursos que tienes disponibles en tu negocio.

Es la manera de saber dónde se encuentran tus productos y cuántos tienes en stock en un momento dado.

Sin un sistema de inventario adecuado te perderías en un mar de números y productos desordenados. Pero con un sistema de inventario en marcha, tienes el control total sobre tus productos.

Un buen sistema de inventarios hace mucho más que simplemente contar las existencias. 

Te permite rastrear las ventas, predecir la demanda futura y gestionar tus pedidos de manera eficiente. Con un sistema de inventario, puedes identificar fácilmente los productos que se están agotando y tomar medidas para reponerlos antes de quedarte sin existencias.

Además, un sistema de inventario te ayuda a evitar el problema contrario. El temido «exceso de inventario». Sí, ese montón de productos que se plantan en tu almacén, acumulando polvo y ocupando espacio valioso. 

Con un sistema de inventarios inteligente, puedes ajustar tus niveles de inventario de acuerdo con la demanda real, evitando así pérdidas innecesarias y maximizando tus ganancias.

También, el manejo de inventario te brinda información valiosa sobre el rendimiento de tus productos. Puedes identificar cuáles son tus artículos estrella, los que vuelan de los estantes, y los que necesitan un poco de impulso extra para captar la atención de tus clientes. 

Estos conocimientos te ayudan a tomar decisiones informadas sobre qué productos promocionar, cuáles retirar y cómo optimizar tu oferta.

Más abajo profundizaremos en todos estos beneficios, pero ahora vamos a ver que cómo trabajar los tipos de inventario.

Tipos de inventario: cómo elegirlos e implementarlos

Habiendo aclarado en qué consiste el manejo de inventarios, vamos a ver los pasos para elegir el sistema adecuado para tu negocio y e implementarlo de manera efectiva. 

1. Evalúa las necesidades de tu negocio

Antes de elegir un sistema de inventarios, es crucial comprender las necesidades específicas de tu negocio. 

Considera factores como el tamaño de tu inventario, la variedad de productos, la demanda y la complejidad de tus operaciones. 

Esto te ayudará a determinar qué características y funcionalidades son prioritarias para ti.

2. Investiga y compara diferentes opciones

Existen numerosas opciones de sistemas de inventario en el mercado, puedes ver cómo hacer un inventario en Excel, pero también puedes usar desde software especializado hasta soluciones basadas en la nube. 

Investiga y compara diversas herramientas, teniendo en cuenta aspectos como la capacidad de seguimiento de inventario, la facilidad de uso, la escalabilidad, la integración con otros sistemas y el soporte al cliente. 

Lee reseñas, consulta a otros empresarios y busca recomendaciones confiables.

3. Prioriza la usabilidad y la accesibilidad

Un sistema de inventarios efectivo debe ser fácil de usar y accesible para todo tu equipo. 

Busca una interfaz intuitiva que permita realizar un seguimiento preciso de tus existencias, registrar las entradas y salidas, y generar informes útiles. 

Además, asegúrate de que el sistema pueda ser utilizado en diferentes dispositivos, como computadoras, tablets y teléfonos móviles, para facilitar el acceso en cualquier momento y lugar.

4. Considera la integración con otros sistemas

Si ya utilizas otros sistemas en tu negocio, como un sistema de punto de venta o un software de contabilidad, es importante elegir un sistema de inventarios que se integre de manera fluida con estas herramientas. 

La integración te permitirá sincronizar datos y optimizar tus procesos, evitando la duplicación de tareas y errores manuales.

5. Capacita a tu equipo

Una vez que hayas elegido el sistema de inventario adecuado, asegúrate de capacitar a tu equipo en su uso correcto. 

Proporciona capacitación detallada sobre cómo ingresar datos, realizar seguimientos, generar informes y solucionar problemas comunes. 

Un equipo capacitado maximizará los beneficios del sistema y minimizará los errores.

6. Realiza pruebas y ajustes

Antes de implementar el sistema de inventario a gran escala, realiza pruebas exhaustivas para identificar posibles problemas y ajustar la configuración según sea necesario. 

Prueba el sistema con una muestra de tus productos y verifica si los resultados son precisos y satisfactorios. 

Realiza ajustes hasta asegurarte de que el sistema está funcionando de manera óptima.

7. Establece políticas y procedimientos

Define políticas y establece manuales de procedimientos claros para el manejo del inventario. 

Esto incluye aspectos como la frecuencia de los conteos, la gestión de las devoluciones, los procesos de reabastecimiento y las responsabilidades del personal. 

Estas políticas establecerán una estructura sólida y promoverán una gestión eficiente del inventario.

Elegir el sistema de inventarios adecuado y su implementación efectiva son pasos fundamentales para optimizar tus operaciones. 

Un sistema de control de inventarios bien implementado te ayudará a mantener un inventario actualizado, reducir costos, evitar pérdidas y ofrecer un excelente servicio al cliente.

Métodos de control de inventario

Cuando se trata de implementar un control de inventarios, existen varios métodos de manejo de inventarios que puedes utilizar para mantener tus productos bajo control y tu negocio en la dirección correcta.

Estos son algunos métodos de inventario populares que pueden ayudarte a gestionar tus existencias de manera efectiva.

✅ Método ABC

Este método de inventario clasifica tus productos en función de su valor y rotación. 

Los productos de la categoría A son los más valiosos y los que tienen mayor rotación, mientras que los de la categoría C son los menos valiosos y tienen menor rotación. 

Con esta clasificación, puedes enfocar tus esfuerzos en controlar y administrar de manera más rigurosa los productos de alta importancia.

✅ Método PEPS 

Primero en Entrar, Primero en Salir. 

Siguiendo este método de control de inventario, los productos más antiguos son los primeros en venderse o utilizarse. 

Esto ayuda a prevenir el deterioro o la obsolescencia de los productos y garantiza que los productos más antiguos no se queden almacenados por mucho tiempo.

✅ Método EOQ

Cantidad Económica de Pedido (Economic Order Quantity, en inglés).

Este método se centra en encontrar el equilibrio óptimo entre los costos de mantener inventario y los costos de realizar pedidos. 

Con este sistema de inventario calculas la cantidad óptima a pedir para minimizar los costos totales, considerando factores como el costo de almacenamiento, el costo de pedido y la demanda esperada.

✅ Método UEPS 

Último en Entrar, Primero en Salir. 

A diferencia del método PEPS, el UEPS da prioridad a los productos más recientes. 

Esto puede ser útil en situaciones donde los precios de los productos están aumentando constantemente, ya que este sistema de inventarios te permite utilizar los costos más altos para el cálculo de ganancias y valor de inventario.

✅ Conteo cíclico

En lugar de contar todo el inventario de una vez, el conteo cíclico implica contar diferentes partes del inventario en momentos específicos. 

Esto ayuda a mantener un seguimiento más regular y reduce la interrupción de las operaciones diarias. 

Puedes programar ciclos de conteo para diferentes categorías de productos o ubicaciones de almacenamiento.

✅ Método del precio ponderado

Con este método, el valor del inventario se calcula en función de un promedio ponderado de los costos unitarios. 

Esto significa que en este sistema de inventario se toman en cuenta los precios de compra anteriores y actuales para determinar el costo promedio por unidad. Es útil cuando tienes fluctuaciones de precios en tus productos.

Estos son solo algunos de los métodos de manejo de inventarios más comunes.

Puedes elegir uno o combinar varios métodos según tus necesidades y la naturaleza de tu negocio. 

Recuerda que la implementación de un sistema de inventario sólido te ayudará a mantener el control de tus existencias, evitar pérdidas innecesarias y maximizar tus ganancias.

Beneficios de contar con un sistema de inventario eficiente

Vamos a enumerar cómo un sistema de inventarios puede optimizar tu negocio para impulsarlo hacia el éxito.

Control preciso de existencias

Un sistema de inventario eficiente te brinda un control preciso sobre tus existencias. 

Puedes realizar un seguimiento en tiempo real de la cantidad y ubicación de tus productos. 

Esto evita la falta de stock, minimiza el riesgo de agotar productos populares y te permite tomar decisiones basadas en datos con confianza.

Reducción de costos

Un sistema de inventario bien implementado te ayuda a reducir costos. 

Puedes evitar el exceso de inventario, que puede llevar a la obsolescencia y a la pérdida de capital. 

Además, al tener un control de inventario, puedes minimizar el costo de almacenamiento al mantener un inventario óptimo.

Mejora en la eficiencia operativa

Al contar con un sistema de inventario eficiente, optimizas tus operaciones, incluso tus procesos productivos, si los tienes. 

Puedes reducir el tiempo y los esfuerzos dedicados a realizar conteos manuales y cálculos tediosos. 

El sistema automatizado agiliza las tareas, lo que te permite enfocarte en otras áreas críticas de tu negocio y mejorar la eficiencia general.

Toma de decisiones informadas

Un sistema de inventario te proporciona datos precisos y actualizados sobre tus productos. 

Puedes generar informes y análisis que te ayuden a tomar decisiones informadas sobre compras, promociones, rotación de productos y gestión de proveedores. 

Esto te da una ventaja competitiva al adaptarte rápidamente a las demandas del mercado para aprovechar oportunidades de empresa.

Mejora del servicio al cliente

Al tener un control preciso de tus existencias, puedes cumplir de manera confiable con los pedidos de tus clientes. 

Evitas retrasos en la entrega y decepciones por productos agotados. Esto se traduce en una mejor experiencia del cliente y en la construcción de relaciones sólidas y duraderas.

Detección de tendencias y patrones

Puedes analizar los datos y detectar tendencias y patrones en las ventas y la demanda. 

Un sistema de inventario te permite identificar productos estrella, pronosticar la demanda futura y ajustar tu estrategia en consecuencia. 

Esto te ayuda a tomar decisiones estratégicas basadas en el comportamiento del mercado y preparar estrategias de producto efectivas.

Cumplimiento normativo y contable

Un sistema de inventario adecuado facilita el cumplimiento de requisitos normativos y contables. 

Puedes generar informes precisos sobre el valor de tu inventario, lo cual es esencial para presentar informes financieros precisos y cumplir con las regulaciones legales.

Estos son los motivos que convierten un sistema de inventario en una herramienta tan poderosa.

Conclusión

Espero que tras leer este artículo tengas mucho más clara la importancia de implementar un sistema de inventario eficiente y cómo este puede beneficiar a tu negocio. 

Evalúa tus necesidades y elige el modelo o las técnicas de administración de inventarios más apropiadas para tu negocio.

Ya has visto que los beneficios son muchos y relevantes.