Comunicación organizacional: qué es, tipos y cómo mejorarla

Imagina una empresa en la que los equipos trabajan en perfecta armonía, los líderes inspiran y los objetivos se van alcanzando de forma brillante.

Es un ideal, sin duda.

Pero es un ideal por el que merece la pena trabajar. Y una herramienta fundamental para conseguirlo es la comunicación organizacional.

A continuación verás qué es la comunicación organizacional y cuáles son los objetivos que se esperan alcanzar con ella.

Por supuesto, también identificaremos las dificultades que encontrarás por el camino y algunas medidas a tomar para hacer que la comunicación organizacional sea un instrumento efectivo.

Qué es la comunicación organizacional

La comunicación organizacional es un intercambio de información o ideas dentro de una organización, para establecer una comunicación efectiva y coherente entre sus miembros.

Por definición, la comunicación organizacional, también ayuda a construir y mantener la cultura corporativa, y es fundamental en la gestión de la reputación y la imagen de la empresa frente a los diferentes stakeholders. 

Es un conjunto de estrategias y prácticas comunicativas que permiten establecer una conexión eficiente y efectiva entre personas para lograr los objetivos empresariales y fomentar un entorno de trabajo positivo.

Los 5 elementos clave de la comunicación organizacional

Para que en una empresa la información y la comunicación fluyan, hace falta que se den una serie de condiciones.

Estos son los 5 elementos clave que no pueden faltar en una empresa que disfruta de una comunicación organizacional excelente.

1. Mensajes claros

La principal condición para que la comunicación organizacional sea efectiva pasa porque los mensajes sean claros. 

Estos mensajes deben ser concisos, comprensibles y estar adaptados al público al que van dirigidos. Te será de gran ayuda entender bien los pormenores de una comunicación efectiva.

A veces la comunicación formal es un inconveniente, así que evita un lenguaje corporativo complicado y enrevesado, y emplea un estilo claro y directo que todo el mundo pueda entender.

2. Canales de comunicación interconectados

Los canales de comunicación son los conductos a través de los cuales fluyen los mensajes dentro de una organización. 

Estos pueden incluir correos electrónicos, reuniones, boletines internos, redes sociales empresariales o cualquier otro. 

La clave es contar con una combinación adecuada de canales para asegurar que la información se transmita de manera efectiva a todas las personas del equipo. 

3. Escucha activa y retroalimentación 

La comunicación no es solo hablar, sino también escuchar. Funciona en ambas direcciones.

La escucha activa es un elemento esencial de la comunicación organizacional exitosa. 

Significa prestar atención a lo que los demás están diciendo, mostrar empatía y responder de manera adecuada. 

Además, el feedback constructivo es clave para fomentar la mejora continua y fortalecer los lazos entre las personas del equipo. 

4. Liderazgo inspirador

La figura de líder desempeña un papel fundamental en la comunicación organizacional. 

La capacidad de ser un buen líder para comunicarse de manera efectiva y transmitir una visión clara puede marcar la diferencia en la forma en que los equipos trabajan juntos. 

Líderes que inspiran, motivan, empoderan y crean un entorno en el que todo el mundo siente su valía y encuentra comprensión. 

5. Cultura de comunicación abierta

La comunicación organizacional prospera en una cultura empresarial abierta y receptiva. 

Hace falta fomentar un ambiente donde se valoran las habilidades blandas, las ideas se compartan libremente, se escuchan diferentes perspectivas y se promueve la colaboración.

Esto generará un flujo constante de innovación y creatividad.

Romper las barreras de la jerarquía y crear un espacio donde cualquier persona sienta que puede expresarse cómodamente facilitará una buena comunicación organizacional.

Objetivos de la comunicación organizacional

Sobre todo para hacerla jugar a tu favor es importante conocer cuáles son los objetivos de la comunicación organizacional.

Estos son los principales. 

✅ Transmite información 

Es obvio que el principal objetivo de la comunicación organizacional (y del cualquier tipo de comunicación) es asegurar que la información relevante se comparta de manera efectiva. 

Esto implica comunicar políticas, procedimientos, metas, estrategias y cualquier otra información necesaria para el funcionamiento de la empresa.

✅ Fomenta la cohesión y colaboración

La comunicación organizacional busca potenciar y promover la colaboración y el trabajo en equipo, ya que ambos son vitales dentro de cualquier organización. 

Al facilitar la comunicación efectiva entre los diferentes departamentos y niveles jerárquicos, se busca crear un sentido de cohesión y un ambiente propicio para la colaboración, lo que lleva a un mejor desempeño organizacional.

✅ Motiva y compromete al personal

También es una herramienta crucial en la motivación y el compromiso de los equipos. 

A través de la comunicación organizacional clara y abierta, se mantiene a todas las personas informadas sobre los objetivos de la empresa, se le reconocen sus logros y se proporciona un feedback constructivo. 

Esto ayuda a aumentar la satisfacción laboral, el compromiso y la retención de talento.

✅ Construye una cultura organizacional sólida

Cuidar los flujos de comunicación organizacional también contribuye a algo tan importante como la construcción y el fortalecimiento de la cultura organizacional. 

Al comunicar los valores, la visión y los objetivos de la empresa de manera consistente, se fomenta una cultura compartida y se establecen las normas y comportamientos deseados en la organización.

✅ Gestiona la reputación y la imagen de la empresa

La comunicación organizacional también juega un papel importante en la gestión de la reputación y la imagen corporativa de la empresa. 

A través de una comunicación efectiva con los stakeholders, se busca mantener una imagen positiva y construir relaciones sólidas con clientes, proveedores, inversores y con la comunidad en general.

✅ Adaptación al cambio

En un entorno empresarial en constante evolución, la comunicación organizacional también tiene como objetivo facilitar la adaptación a ese cambio. 

Mediante una comunicación clara y oportuna, se busca informar y preparar al personal para los cambios en la organización, como reestructuraciones, implementación de nuevas tecnologías o cambios en las políticas.

Estos son los objetivos generales de la comunicación organizacional.

Es posible que cada empresa tenga sus propios objetivos específicos, pero normalmente están relacionados de alguna manera con estos: facilitar flujos de comunicación, promover la colaboración, la motivación y construir una cultura sólida.

Tipos de comunicación organizacional en una empresa

Igual que cualquier otro ejemplo de comunicación, la comunicación organizacional no funciona en una sola dirección.

Existen diferentes tipos de comunicación organizacional dependiendo de la dirección en la que se produce.

Comunicación descendente

Los puestos de liderazgo y gerencia trasladan la información hacia las demás personas del equipo.

En este tipo de comunicación organizacional, los líderes suelen transmitir información, directrices, metas y expectativas a sus equipos. 

Puede ser a través de reuniones, boletines, correos electrónicos o cualquier otro canal que asegure que el mensaje llegue a todos los rincones de la organización. 

Es la forma de mantener a todo el mundo alineado con la visión y los objetivos.

Comunicación ascendente

Este tipo de comunicación organizacional se produce cuando el personal del equipo transmite sus ideas, preocupaciones y sugerencias a las personas que ocupan los puestos de coordinación o mayor responsabilidad. 

En este tipo de comunicación, el equipo tiene la oportunidad de expresarse, compartir información valiosa y contribuir al proceso de toma de decisiones. 

La comunicación ascendente se puede trabajar a través de encuestas, reuniones de feedback o plataformas digitales, la comunicación ascendente fomenta la participación activa y el empoderamiento de los empleados. 

En cualquier organización es importante que todo el mundo tenga voz y la oportunidad de brillar.

Comunicación horizontal

La comunicación horizontal se produce entre las personas del equipo que pertenecen al mismo nivel jerárquico. 

Es decir, es un tipo de comunicación en la empresa entre departamentos, equipos o colegas que comparten responsabilidades similares. 

Esta es una forma de compartir información, colaborar en proyectos y mantener al personal implicado en la misma página. 

Desde reuniones de equipo hasta herramientas de colaboración en línea, la comunicación horizontal fomenta la cooperación y el trabajo en equipo. 

Colaborando se llega más lejos.

Comunicación diagonal 

La comunicación diagonal es como una red de conexiones que se extiende más allá de las jerarquías y departamentos. 

Aquí, las personas de diferentes niveles y áreas se comunican directamente para compartir información, coordinar actividades o resolver problemas. 

Este tipo de comunicación organizacional establece interacciones informales, que pueden ocurrir en pasillos, espacios de descanso o incluso a través de grupos de chat en línea. 

La comunicación diagonal fomenta la colaboración transversal y el intercambio de conocimientos. 

Es una forma de romper barreras y propiciar nuevas oportunidades.

Principales barreras de la comunicación organizacional

Por supuesto, mantener una comunicación organizacional efectiva, no solo pasa por conocer sus elementos, objetivos y tipos.

Antes de seguir algunos consejos para mejorar la comunicación, es muy importante identificar las barreras organizacionales que existen y dificultan el camino.

Conocerlas es el primer paso para sortearlas después.

1. Lingüísticas y culturales

Las diferencias idiomáticas, emplear un lenguaje técnico o ciertas normas culturales, a veces pueden dificultar la comprensión mutua y que la transmisión de información se realice de manera precisa.

Incluso, a veces, la comunicación formal en exceso puede dificultar que el mensaje se transmita de la manera adecuada.

2. Percepción

Los sesgos están ahí. 

Son inevitables y a menos que seamos conscientes de ellos, las percepciones individuales y prejuicios pueden distorsionar la interpretación de los mensajes y afectar la comprensión mutua.

Si la comunicación se produce de persona a persona, será de gran ayuda poseer un manejo de la comunicación no verbal.

Es importante tener consciencia de esto y trabajar sobre ello para que no afecte a la comunicación organizacional.

3. Jerarquía y estructura organizativa

En muchas ocasiones, una jerarquía rígida o una estructura organizativa demasiado compleja pueden obstaculizar el mensaje y que se produzca una comunicación organizacional abierta.

También puede impedir que exista colaboración entre los diferentes niveles jerárquicos y departamentos.

4. Barreras físicas

La distancia geográfica puede ser un impedimento.

Por suerte, la tecnología permite que la distribución de la organización en múltiples ubicaciones se supere con ciertas facilidades.

Aun así, el uso de tecnologías de comunicación inadecuadas pueden dificultar el contacto directo y la comunicación cara a cara.

Esto puede, en ocasiones, dificultar la trasmisión de la cultura organizacional.

5. Sobrecarga de información

No saber racionar la información es un error muy común.

Una gran cantidad de información, ya sea en forma de correos electrónicos, reuniones o documentos, puede abrumar a las personas a las que va dirigida la comunicación organizacional.

Esto puede hacer que se pierdan mensajes importantes o relevantes por el camino.

Por eso es buena idea dosificar y actuar en consecuencia de lo que se quiere comunicar liberando el mensaje de información irrelevante y que se pueda transmitir en futuras ocasiones.

6. Emocionales

En el trato interpersonal (y la comunicación organizacional lo es) siempre hay que tener en cuenta el papel que juegan las emociones.

Las emociones negativas, como el miedo, la desconfianza o la falta de motivación, pueden afectar a la disposición de las personas de un equipo para comunicarse de manera efectiva.

Y también afectan en cómo se reciben y asimilan los mensajes.

7. Tecnológicas

Como he dicho antes, las tecnologías pueden ser un gran aliado de la comunicación organizacional, pero también pueden ocasionar dificultades adicionales.

Problemas técnicos con herramientas de comunicación, falta de capacitación en su uso o resistencia al cambio tecnológico pueden limitar la efectividad de la comunicación.

Antes de comenzar a usar una herramienta que sea indispensable en la comunicación, es mejor asegurarse de que todo el mundo conoce su manejo, y si no es así, proporcionar la capacitación necesaria.

8. Temporales

En el ámbito laboral y de la empresa hay un factor común que afecta de manera transversal a casi todas las actividades: los plazos.

Una comunicación organizacional efectiva requiere de un tiempo mínimo para que funcione.

La falta de tiempo adecuado para comunicarse, la priorización incorrecta de las actividades o la falta de sincronización de horarios pueden dificultar la comunicación o retrasar la toma de decisiones.

Como ves, es muy importante reconocer y abordar todas estas barreras para mejorar la comunicación organizacional. 

Esto puede lograrse mediante la implementación de estrategias como la capacitación en habilidades de comunicación, la promoción de una cultura abierta y colaborativa, el uso de herramientas tecnológicas eficientes y la creación de un entorno de trabajo inclusivo y respetuoso.

Consejos prácticos para mejorar la comunicación organizacional

Ahora sí, vamos a ver una serie de consejos prácticos y fáciles de implementar que te ayudarán a que la comunicación organizacional se establezca con éxito.

👉 Fomenta una comunicación abierta y transparente

Promueve un ambiente en el que todo el mundo se sienta cómodo para expresar sus ideas, opiniones y preocupaciones. 

Esto se consigue facilitando las posibilidades de hacerlo y creando un entorno seguro, sin prejuicios ni críticas destructivas.

Establece canales de comunicación abiertos, como reuniones regulares, buzones de sugerencias o incluso plataformas digitales para compartir ideas.

👉 Utiliza múltiples canales de comunicación

Es fundamental comprender que no todas las personas prefieren o responden de la misma manera a los mismos canales de comunicación. 

Utiliza una combinación de métodos, como reuniones presenciales, correos electrónicos, mensajes instantáneos, intranets u otras herramientas digitales, para garantizar que los mensajes de comunicación organizacional lleguen a todos de manera efectiva.

👉 Simplifica el lenguaje y evita la jerga técnica

La comunicación efectiva implica utilizar un lenguaje claro y fácil de comprender para todo el mundo. 

Ya lo hemos dicho más arriba, pero es importante: evita el uso excesivo de términos técnicos o jerga que pueda resultar confuso o conviertan la comunicación en algo complejo y poco accesible. 

Simplifica los mensajes para que sean accesibles para todo el personal.

👉 Escucha activamente

La comunicación organizacional es un proceso bidireccional. Recuérdalo, porque además rima.

Es importante practicar la escucha activa, prestar atención y mostrar interés genuino en lo que la gente tiene que decir. 

Esto fomentará la confianza y la participación de las personas del equipo, y te permitirá comprender mejor sus necesidades y preocupaciones.

👉 Proporciona feedback constructivo

El feedback es esencial para el crecimiento y la mejora continua. 

Asegúrate de proporcionar comentarios claros, específicos y constructivos a las personas de tu equipo. 

Reconoce los logros y brinda sugerencias para el desarrollo personal y profesional.

👉 Establece canales de comunicación formales e informales

Además de los canales de comunicación formal, como reuniones y correos electrónicos, fomenta la interacción informal entre el personal. 

Esto puede ocurrir a través de espacios comunes, actividades de equipo o incluso eventos sociales. 

La comunicación informal puede fortalecer los lazos interpersonales y fomentar la colaboración.

👉 Promueve la colaboración y el trabajo en equipo

La comunicación efectiva y la colaboración suelen ir de la mano. 

Fomenta la participación activa de los empleados en proyectos, anima al intercambio de ideas y promueve el trabajo en equipo. 

Utiliza herramientas y plataformas colaborativas para facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.

👉 Ofrece capacitación en habilidades de comunicación

La comunicación efectiva es una habilidad que se puede aprender y desarrollar. 

Proporciona capacitación en habilidades de comunicación a tus empleados, incluyendo la escucha activa, la expresión clara de ideas y la resolución de conflictos. Esto ayudará a mejorar la comunicación en general dentro de la organización.

Como ves, mejorar la comunicación organizacional es un proceso de siembra y recogida. 

Primero hay que realizar un trabajo que requiere un enfoque constante y un compromiso por parte de cada una de las personas que trabajan en la empresa. 

Aplica estos consejos de manera consistente y recogerás una comunicación organizacional optimizada que permitirá que el negocio funcione de manera más efectiva y cohesionada.

Conclusión

Como acabas de comprobar, darle la importancia que se merece a la comunicación organizacional puede repercutir de manera muy positiva en el funcionamiento de un negocio.

Puede convertirse en el lubricante que hará que todos los engranajes funcionen con precisión.

Consigue que las personas que trabajan en la empresa tengan claros sus objetivos, conozcan el propósito de lo que hacen y sientan que son una parte fundamental de todo el proceso.