Qué es una orden de compra: formatos, ejemplos y tipos

Es probable que, al hacer cualquier compra para tu eCommerce, hayas recibido un archivo denominado orden de compra.

Una orden de compra es el documento más importante que emite un proveedor, ya que sirve para regular la transacción comercial que estáis ejecutando. 

De no haber una orden de compra, podrían surgir disputas sobre la cantidad entregada, el precio pagado o el plazo de entrega.

Así que, si no quieres tener más problemas de la cuenta con tus proveedores, es conveniente que empieces a familiarizarte con este tipo de documentos. 

Y no cantes victoria tan rápido: en caso de que seas tú el que vende al por mayor en tu tienda online, este tema también te afecta.

Pero empecemos por el principio.

Qué es una orden de compra

Una orden de compra es un documento de carácter legal —y, por lo tanto, tiene que cumplir con una serie de formalidades— que se emplea en las transacciones comerciales para solicitar productos a un proveedor.

Lo emite el comprador y sirve para detallar de manera clara y precisa las especificaciones de los productos que se desean adquirir. 

Por lo tanto, la orden de compra es fundamental para formalizar la relación entre comprador y vendedor, ya que será la que establezca los términos y condiciones por los que se va a regir la transacción. 

En comercio electrónico es especialmente importante porque proporciona un registro detallado de las compras que vas realizando a tus proveedores. 

Esto quiere decir que una orden de compra va a facilitar procesos cruciales como la gestión de inventarios y la contabilidad.

Pero lo más importante es que se trata de un acuerdo vinculante entre las partes. De hecho, en una orden de compra se reflejan detalles como la cantidad de producto adquirida, los precios de compra, las fechas de entrega y las condiciones de pago. 

Es más: en términos legales, una orden de compra se considera como un contrato entre ambas partes. Y esto significa que, una vez aceptada, las dos partes tienen que cumplir lo acordado de la siguiente manera: 

• Para el comprador: la orden de compra asegura que recibirá los productos en las condiciones acordadas.
• Para el vendedor: la orden de compra garantiza que el pago se efectúe según lo estipulado. 

¿Para qué sirve una orden de compra?

Como has podido ver en el epígrafe anterior, una orden de compra sirve para formalizar y documentar la compra de determinados productos entre un comprador y un proveedor. 

Si estás comprando productos para revenderlos en tu tienda online, mediante una orden de compra estás estableciendo un contrato vinculante con tu proveedor, que deja claros todos los detalles necesarios para que ambas partes sepan lo que se espera de la transacción. 

Por lo tanto, una orden de compra asegura la transparencia y la eficiencia del proceso de compra, evitando malentendidos e insatisfacciones. 

Importancia de una orden de compra

Queda claro entonces que una orden de compra es importante por los siguientes motivos: 

• Reduce los riesgos: al quedar todo por escrito mediante un documento legal, es más fácil evitar los problemas, desacuerdos y malentendidos. Y esto es algo que protege por igual a comprador y vendedor. 
• Incrementa la claridad y la transparencia del proceso: la orden de compra otorga un marco claro y transparente para la transacción, facilitando además el entendimiento entre comprador y vendedor. 
• Aumenta la eficiencia de la gestión: una orden de compra simplifica la gestión de inventarios, el control de stock y la planificación de compras. De esa manera, tu eCommerce será más operativo (al menos desde el punto de vista logístico y de compras).  
• Otorga mayor seguridad legal: al tratarse de un contrato legalmente vinculante, protege los intereses de ambas partes y puede ser usado en caso de disputas. 

Principales ventajas y desventajas de utilizar órdenes de compra en tu eCommerce

Tras ver la importancia de usar órdenes de compra, casi no hace falta que te digamos cuáles son sus principales ventajas. 

No te preocupes, que te lo vamos a poner fácil y vamos a enumerarlas nosotros para que lo tengas todo más claro: 

• Genera un registro formal de la transacción.
• Facilita el control financiero y la creación de presupuestos de ventas.
• Protege contractualmente a las partes en caso de que se produzca una disputa.
• Permite un seguimiento detallado de los pedidos.

Pero la orden de compra también tiene algunas desventajas que conviene que conozcas: 

• Genera un proceso administrativo largo y complejo. 
• Provoca demasiada rigidez, algo que no ayuda en situaciones muy dinámicas o cambiantes.
• Aumenta los costes de implementación, ya que diseñar un sistema de órdenes de compra es bastante caro (sobre todo al principio).

Características de una orden de compra

Ahora llega el momento de conocer más en profundidad cuáles son las características de una orden de compra:

• Formalidad legal: se trata de un documento oficial que formaliza una transacción comercial. Por lo tanto, tiene que cumplir con unos requisitos legales para que sea válida. 
• Especificidad: una orden de compra es lo suficientemente específica como para detallar lo que se está comprando, en qué cantidad y a qué precio. 
• Seguimiento y control: permite el seguimiento del pedido, para facilitar la planificación de negocio, el control financiero y la gestión de inventarios. 
• Registro y referencia: sirve como un registro oficial que puede ser utilizado en caso de que tengas que realizar una auditoría o para consultas futuras. 

Formato de orden de compra: elementos básicos

Para que una orden de compra sea efectiva —y, además, cumpla con su propósito— debe contener ciertos elementos esenciales.

Este formato de orden de compra garantiza que toda la información necesaria aparezca claramente especificada. 

Solo así la orden de compra será más comprensible, algo imprescindible para que tanto comprador como vendedor cumplan con sus obligaciones. 

Vamos a ver con más nivel de detalle los elementos que deben figurar en una orden de compra. Y, de esa manera, será más fácil comprender cuál es el formato de orden de compra más adecuado. 

1. Información del comprador

Es imprescindible que en la orden de compra figuren los datos del comprador. 

Como mínimo, deben constar los siguientes datos: 

• Nombre de la empresa: razón social de la empresa compradora, o nombre y apellidos, en caso de que sea autónomo.
• Dirección de la empresa: la dirección física en la que está ubicada la empresa que realiza la compra. 
• Información de contacto: los datos personales de la persona de contacto que realiza la compra. Aquí, junto con el nombre, es necesario que figure, por lo menos, el teléfono y la dirección de email que se usarán para las consultas y el seguimiento del pedido. 

2. Información del proveedor

Aquí sucede igual que en el punto 1. Si no hay datos completos del proveedor, la orden de compra carece de validez legal. 

Por eso deben figurar los siguientes datos: 

• Nombre del proveedor: razón social de la empresa que vende los productos. 
• Dirección del proveedor: dirección completa de las instalaciones del proveedor. 
• Datos de la persona de contacto: en la que constarán los datos personales del responsable de tramitar el pedido. 

3. Número de orden de compra

El formato de orden de compra establece que esta debe tener un número individual y único que la identifique.

Este número es imprescindible para: 

• Realizar el seguimiento: la mejor forma de seguir el pedido es mediante un número de orden. 
• Crear el registro: el número de orden de compra ayuda a organizar el inventario y a archivar las órdenes de compra de manera eficiente. 

4. Descripción detallada de los productos

Otro elemento clave para usar un formato de orden de compra de manera adecuada es la descripción precisa y detallada de los productos que se van a comprar. 

En esta parte de la OC deben figurar, como mínimo, los siguientes datos: 

• Nombre del producto: identificación clara del artículo comprado.
• Cantidad: el número de unidades que se han adquirido.
• Especificaciones técnicas: detalles específicos como tamaño, color, modelo y demás características relevantes.

5. Precio unitario y total

Es necesario desglosar los precios para que figuren, como mínimo, los siguientes conceptos: 

• Precio unitario: es necesario reflejar el coste por cada unidad de producto para que el comprador pueda analizar su estructura de costos. 
• Suma total: debe aparecer el precio total de todos los artículos adquiridos, para que el comprador sepa cuál es la cantidad a pagar, incluyendo impuestos y descuentos. 

Todo esto es muy importante a la hora de calcular tu precio de venta, por ejemplo. 

6. Condiciones de pago

Es necesario detallar bajo qué condiciones se van a realizar los pagos. 

Como mínimo, en la orden de compra hay que especificar: 

• Método de pago: si va a ser por transferencia bancaria, por cheque, con tarjeta de crédito, etc. 
• Plazo de pago: el tiempo que va a tardar en ejecutarse el pago desde que se emite la orden de compra.
• Descuentos: si hay algún tipo de incentivo por conceptos como el pronto pago o por promociones de ventas.

7. Términos de entrega

También es necesario que en la OC figuren los detalles relacionados con cómo y cuándo se van a producir las entregas de producto. 

Aquí, por tanto, debe constar: 

• Fecha de entrega: plazo acordado para la entrega efectiva de los productos en las instalaciones del comprador. 
• Lugar de entrega: un dato muy importante, sobre todo si se va a hacer la entrega en un almacén diferente al del comprador (como ocurre en el caso de que vayas a vender en Amazon).
• Condiciones de entrega: deben figurar detalles sobre el transporte, acerca de quién se encarga de los costes de envío y quién asume la responsabilidad durante el tránsito de la mercancía.

8. Términos y condiciones generales

El formato de una orden de compra establece que se debe incluir cualquier término o condición relevante, que pueda afectar a la transacción: 

• Garantías: políticas de garantía sobre los productos.
• Política de devoluciones: las condiciones bajo las cuales el comprador puede devolver los productos, según la política de devoluciones del vendedor. 
• Cláusulas de confidencialidad: en algunos casos es necesario proteger información sensible incluyendo este tipo de cláusulas.   

9. Firmas autorizadas

Una orden de compra no es válida si no cuenta con las firmas de las personas autorizadas para este tipo de gestiones. 

Por lo tanto, deben constar las firmas del comprador y del vendedor.

Ejemplos de orden de compra: tipos

Como ya has visto el formato de orden de compra que más adecuado es para cumplir con la legalidad, llega el momento de entender cuáles son los distintos tipos de orden de compra con ejemplos. 

De hecho, una orden de compra puede variar en función del propósito con el que se emita, la frecuencia y las condiciones de compra. 

Pero es crucial que comprendas con distintos ejemplos de orden de compra, cuál es la más adecuada, según las necesidades especificas de tu eCommerce.

Orden de compra estándar

Se trata del tipo más común y utilizado en el sector. 

Es un tipo de orden de compra que se emite cuando se produce una compra específica y única. 

La clave es que se detallen en la misma todos los elementos necesarios para la transacción: 

• Descripción de los bienes objeto de la transacción. 
• Cantidad adquirida.
• Precio a pagar.
• Condiciones específicas de pago.
• Fecha y lugar de entrega de los productos. 

Este tipo de orden es perfecta para las compras no recurrentes o cuando hace falta un determinado producto de manera puntual. 

Lo entenderás mejor con un ejemplo de orden de compra bastante frecuente: la que emite un proveedor de equipamiento informático cuando una empresa de reciente creación decide comprar cinco ordenadores nuevos para sus trabajadores. 

Al tratarse de una compra puntual, se emite una orden de compra estándar. 

Orden de compra abierta

Una orden de compra abierta se emplea cuando se llevan a cabo compras recurrentes o continuas a lo largo del tiempo.

Con una orden de compra abierta es más fácil gestionar las compras que se realizan con frecuencia, ya que no será necesario emitir una nueva orden cada vez.

Las particularidades de estas órdenes de compra abiertas son las siguientes: 

• Duración del contrato: debe figurar en la OC el plazo durante el cual esta es válida. 
• Límites de cantidad adquirida: deben reflejarse la cantidad mínima y máxima de productos que se pueden comprar con la misma orden. 
• Forma de pago específica: para esa orden abierta en particular. 
• Condiciones de entrega: estableciendo cómo será la recurrencia. 

Un ejemplo de orden de compra abierta puede ser la que una tienda de suministro de oficina genera para un trimestre determinado. 

En la misma se reflejarán todas las compras de folios, bolígrafos, tóner de impresora y sobres que se van a comprar a lo largo del trimestre.

Orden de compra planificada

La orden de compra planificada es muy similar a la orden estándar. Pero se diferencia de esta porque las fechas de entrega están programadas para futuros períodos.

Mediante este tipo de orden, una empresa puede planificar mejor sus necesidades a largo plazo. 

En esta orden de compra planificada deben constar los siguientes elementos: 

• Fechas de entrega predefinidas: estableciendo cuándo se realizará cada entrega de productos.
• Cantidades específicas: para cada entrega pactada. 
• Condiciones de pago escalonadas: en función de las entregas planificadas. 

Un ejemplo de orden de compra planificada puede ser la que se usa en industrias en las que es posible planificar la demanda con precisión. 

Sería el caso de empresas manufactureras, que saben bien en qué épocas del año se producen los picos de demanda (como ocurre con los fabricantes de turrones y demás dulces navideños).

Orden de compra de contrato

Esta clase de OC se usa sobre todo cuando se establece un acuerdo formal con un proveedor, para que este suministre sus productos durante un período de tiempo extendido. 

Aunque puede parecer similar a la orden abierta, la orden de compra de contrato no específica cantidades exactas de producto. 

De hecho, una orden de compra de contrato sirve más que nada para fijar los términos y condiciones bajo las cuales se van a ejecutar las compras futuras. 

Esto quiere decir que en estas órdenes de compra es necesario que figuren estos elementos: 

• Términos y condiciones generales: que establezcan el marco jurídico de la transacción futura. 
• Precios acordados: aunque pueden establecerse cláusulas de reserva en caso de variación en los precios de coste.
• Duración del contrato: para saber la validez del mismo. 

Un ejemplo de esta orden de compra lo tenemos en empresas que mantienen relaciones a largo plazo con proveedores clave, como los fabricantes de harina, que suelen comprar siempre el trigo a los mismos brokers cerealistas.

De esa manera pueden asegurarse condiciones de suministro más favorables (aunque los precios suelen estar sujetos a las fluctuaciones del mercado). 

Orden de compra automática

Una orden de compra automática es mucho más cómoda, puesto que se generan automáticamente, a través de los sistemas de gestión de inventario. 

Tan solo es necesario que el sistema detecte que el nivel de stock ha alcanzado un punto de reorden, para que se emita la orden automática. 

En este tipo de órdenes deben figurar estos elementos: 

• Integración con sistemas ERP del comprador y del vendedor: que suelen usar las empresas para planificar sus recursos.
• Puntos de reorden preestablecidos: se deben fijar cuáles son los niveles en los que es necesario reabastecerse de producto.
• Notificaciones y aprobaciones automáticas: para que el sistema funcione de manera automática, sin intervención de personas. 

Un buen ejemplo de estas órdenes es el de los proveedores industriales que abastecen a la industria automovilística de fabricación de coches. 

Orden de compra global

Se trata de una orden de compra que se emite para simplificar los procesos administrativos. 

Con este tipo de orden de compra, se consolidan muchas compras en una sola orden. De ese modo, además, es posible aplicar descuentos por volumen, que no serían aplicables si las compras se hacen de manera independiente. 

En estas órdenes globales se configuran con estos elementos: 

• Consolidación de múltiples pedidos: incluso reflejando los números de OC individuales, previos a la creación de esta orden global. 
• Descuentos por volumen: indicando el descuento aplicable en función de una cantidad de producto mínima. 

Este tipo de órdenes globales suelen emitirse para grandes empresas que compran a gran escala, y que necesitan reducir sus costes y la complejidad administrativa asociada a su alto volumen de compras.

¿Sabes ya cómo usar órdenes de compra en tu negocio?

Tras la lectura de este post, seguramente sabes bastante más que antes acerca de qué es y para qué sirve una orden de compra. 

Gracias a eso, ahora sí que puedes comenzar a trabajar con ellas de una manera eficaz.