Estructura de costos: qué es y cómo se hace [+ Ejemplos]

Con independencia de la fase en la que se encuentre tu eCommerce —incluso aunque todavía no esté operando—, siempre es necesario saber cuál es la estructura de costos de tu tienda online.

Es posible que te preguntes por qué es tan importante este elemento.

Incluso si tienes un buen flujo de caja, y un número aceptable de ventas al mes, tal vez creas que no es necesario conocer cómo son tus gastos.

Pero ten en cuenta que, para saber cuál es tu punto de equilibrio (en este post vamos a ver que esta es la cifra de productos que tienes que vender todos los meses para cubrir tus costes), antes es necesario conocer la composición de la estructura de costos de tu tienda online.

Así podrás determinar a partir de qué cifra de ventas estás empezando a ganar dinero.

Queda claro entonces que categorizar y analizar todos los gastos de tu negocio es una actividad necesaria para un mejor control financiero de tu negocio. 

Algo que siempre redundará en un aumento de la rentabilidad. 

Y ya sabes que la rentabilidad es el mejor camino hacia la felicidad empresarial. 

Qué es la estructura de costos

Una estructura de costos es un documento en el que se reflejan todos los gastos de una empresa, agrupados por diferentes partidas.

Se trata de un marco financiero que sirve para identificar y categorizar todos los gastos en los que una empresa incurre en el día a día de su negocio. Pero estos gastos deben estar orientados a operar el negocio. 

Por lo tanto, la estructura de costos de tu tienda online debe reflejar todos los gastos relacionados con la actividad de tu eCommerce. 

La estructura de costos de tu comercio online es esencial para entender cómo se distribuyen los recursos financieros de tu empresa. De ese modo, te resultará más fácil identificar cuáles son las áreas de mejora y optimización. 

Una buena estructura de costos debe incluir tanto los costes fijos —que permanecen constantes con independencia del volumen de ventas— como los costes variables —que fluctúan en función de la actividad comercial— de una manera desglosada y categorizada.

Ventajas de elaborar una estructura de costos

Ahora que hemos respondido a la pregunta de qué es la estructura de costos, conviene que veamos la importancia de hacer una estructura de costos analizando sus principales ventajas: 

• Mejora la gestión financiera: una estructura de costos detallada te permite monitorizar y controlar los gastos de tu tienda de una manera más efectiva, con el objetivo de optimizar la asignación de recursos. 
• Permite determinar de manera precisa los precios: al conocer mejor cómo son los costos de ventas que intervienen en tu actividad comercial, es más fácil calcular los precios para obtener beneficios. 
• Contribuye a identificar áreas de mejora: con una estructura de costos bien definida es más fácil encontrar las áreas en las que es posible recortar gastos o mejorar la eficiencia operativa. Y con ello se facilita el aumento de la rentabilidad. 
• Facilita la planificación: identificando tu estructura de costos es posible elaborar presupuestos, prever flujos de caja y diseñar planes de negocio a largo plazo (algo básico para garantizar la estabilidad financiera).

Cuáles son los tipos de estructuras de costos más habituales

Aunque en un epígrafe posterior te vamos a mostrar los principales elementos del costo y la estructura de reporte de costos, ahora vamos a detenernos brevemente en las dos maneras de diseñar las estructuras de costos: 

• Estructuras de costos basadas en los costos: hay empresas que se especializan en la venta de productos de bajo costo para vender a un precio lo más bajo posible. Por lo tanto, los costos son cruciales para implementar su estrategia de precios. 
• Estructuras de costos basadas en el valor: los eCommerce que se centran en el valor quieren ofrecer más valor por el precio que pagan los clientes cuando compran un producto. Esto sirve como referencia para diseñar una estructura de costos fundamentada en el valor que se genera para el cliente.

Elementos que forman parte de la estructura de costos

Incluso en los eCommerce más sencillos —en los que no hay personal y simplemente un autónomo se dedica a comprar productos para venderlos con un pequeño margen de utilidad— conviene determinar cuáles son los principales gastos que son imprescindibles para la actividad. 

Y para manejarlos mejor, lo ideal es agruparlos en partidas y categorías similares. 

En general, podemos decir que una estructura de costos está compuesta por costos fijos y costos variables. 

Vamos a verlos de manera individualizada.

Estructura de costos fijos

Comprender el efecto que tienen los costos fijos en la estructura de costos de tu tienda online es crucial para realizar una gestión eficaz.

Para empezar queremos señalar que los costos fijos son aquellos gastos que permanecen constantes, sin tener relación directa con las ventas. 

Esto quiere decir que los costos fijos no varían con la actividad operativa, lo cual implica que deben pagarse, incluso, aunque la empresa no venda nada en un período determinado. 

Por ejemplo: un costo fijo típico es el pago del alquiler de un almacén en el que guardar la mercancía que vas a vender en tu eCommerce. Incluso aunque no vendas ni un solo producto, el pago del alquiler hay que seguir haciéndolo.

Seguramente ahora te puedes hacer una idea de la importancia de los gastos fijos en tu estructura de costos.

No obstante, vamos a ver las principales características de estos costos fijos: 

• Son constantes: no fluctúan en función del volumen de producción o ventas. Se trata de pagos recurrentes que la empresa debe realizar periódicamente.
• Son predecibles: al ser constantes, también son predecibles. Y eso es bueno para establecer un presupuesto de ventas fiable.
• Son independientes del volumen de ventas: los costes fijos son los mismos, incluso aunque no haya ventas. Como veremos a continuación, esto es una gran diferencia respecto a los costos variables.
• Están asociados al largo plazo: lo normal es que los costos fijos estén asociados a compromisos contractuales a largo plazo. Ya has visto en el ejemplo que un contrato de arrendamiento de un almacén no se suele hacer por una semana, sino que lo normal es hacerlo por varios años. 

Estructura de costos variables

A diferencia de los costos fijos, los gastos variables sí que fluctúan con las ventas. 

Con esto ya te puedes imaginar que los costos fijos cambian directamente con el nivel de ventas de una empresa, aumentando cuando estas suben y disminuyendo cuando las ventas bajan. 

Esto quiere decir que los costos variables son siempre proporcionales a la cantidad de productos vendidos. 

Un ejemplo perfecto de costos variables serían los gastos de envío. 

Incluso aunque fijes una política de gastos de envío gratis, alguien tiene que pagar a la empresa de logística que envía los productos al domicilio del comprador, ¿verdad? Pero si un mes no vendes ningún producto, entonces tampoco tendrás que pagar nada por ese concepto.

Ahora ya podemos establecer cuáles son las principales características de los costos variables: 

• Son proporcionales a las ventas: los costos variables cambian en proporción directa al volumen de ventas. Si hay muchas ventas, los gastos variables aumentarán en la misma línea. 
• Son fluctuantes: los costos variables van fluctuando en función de la actividad operativa de tu tienda online. Eso provoca que sean menos predecibles que los gastos fijos. 
• Tienen mucho impacto en el margen de contribución: los costos variables son determinantes en el margen de contribución, que es la diferencia entre el precio de venta y el costo variable por unidad vendida. 
• Son controlables a corto plazo: mientras que los gastos fijos no pueden modificarse a corto plazo, los variables sí que pueden ser controlados a corto plazo. Y eso permite realizar ajustes en función de la demanda. 

Cómo se hace una estructura de costos

Llega el momento de entrar en materia.

Lo más conveniente es que tomes lápiz y papel (también te dejo usar una hoja de cálculo si eres más digital) y empieces a analizar en qué estás gastando el dinero de tu tienda online. 

Así que toma nota y mira los pasos que hay que seguir. 

Fase 1 – Recopila los documentos necesarios

Como no es posible que memorices en tu cabeza los numerosos gastos que cualquier negocio tiene que efectuar para que su actividad operativa se ponga en marcha, empieza a recopilar todos los documentos que reflejan los gastos. 

Para ello, debes buscar papeles y registros digitales como: 

• Extractos bancarios. 
• Facturas. 
• Albaranes.
• Contratos. 
• Tickets.
• Formularios de impuestos.
• Libros contables.
• Registros de gastos.
• Informes de gastos.
• …

Fase 2 – Identifica todos los costes que incurren en tu actividad

Cuando ya has recopilado toda la documentación que sea necesaria para elaborar tu estructura de costos, llega el momento de identificar tanto los gastos fijos como los variables. 

Pero aquí es importante también considerar los costos directos e indirectos: 

• Costos directos: que se pueden atribuir o imputar directamente a la venta de los productos que tu tienda online comercializa. Aquí podemos meter elementos como el precio de compra del producto o los costes de mano de obra relacionada directamente con la venta.
• Costos indirectos: hay muchas actividades que no son directamente imputables a la venta de tus productos, pero que son necesarias para la actividad de tu eCommerce. Cosas como el alquiler de las oficinas o la iguala mensual que te cobra un abogado por asesorarte en temas jurídicos son imprescindibles para la buena marcha de tu empresa. 

Fase 3 – Clasificación de los costos

Una vez que tienes claros cuáles son los costos que intervienen en tu actividad, toca categorizar y clasificar cada uno de ellos, para que la estructura de costos tenga un orden lógico y sea coherente con tus objetivos empresariales.

Ahora debes hacer una primera clasificación dividida entre: 

• Costos fijos: aquí deberás agrupar los gastos que has hecho en partidas como alquileres, salarios del personal administrativo, seguros, amortización de activos fijos, suministros generales (agua, telefonía, Internet, etc.)…
• Costos variables: en esta categoría principal deberás clasificar gastos como las compras de producto a mayoristas, los costes de mano de obra directa, costos de envío y distribución, comisiones de venta a vendedores…

Fase 4 – Análisis de costos

Después de categorizar todos los gastos, y de reflejarlos en un documento, es necesario estudiar cómo afectan estas partidas al rendimiento financiero de la empresa. 

Aquí deberías estudiar elementos como: 

• Punto de equilibrio: es básico saber cuántas ventas tienes que hacer para cubrir todos tus costos. Para ello, debes aplicar la siguiente fórmula: 

Punto de equilibrio = Costos fijos / (Precio de venta por unidad – Costo variable por unidad)

• Análisis del margen de contribución: también te interesa saber cuál es el margen de contribución, que no es otra cosa que la diferencia entre el precio de venta y los costos variables por unidad. Si este es positivo, entonces cada unidad vendida tiene peso a la hora de cubrir los gastos fijos y generar ganancias. 

Estructura de costos en el modelo Canvas

Si este tema es importante para cualquier negocio, lo es mucho más si estás implementando un modelo Canvas de negocio. 

La estructura de costos y el Canvas van intrínsecamente unidos porque este es uno de los nueve elementos en los que se divide este formato diseñado para analizar negocios. 

La estructura de costos en el modelo Canvas sirve para determinar cuáles son los principales costes de tu negocio.  Teniendo esos costos en el punto de mira será mucho más fácil tomar decisiones estratégicas de carácter financiero. 

Además, una vez que hayas creado la estructura de costos de tu modelo Canvas, deberás saber de qué forma se vinculan los costes —sobre todo los más elevados o determinantes— con la generación de ingresos. 

Sobre todo para saber si es necesario realizar recortes de gastos o si se puede mantener la estructura actual de costos porque tiene mucho peso en la generación de ingresos. 

A grandes rasgos podemos decir que la estructura de costos de Canvas sirve para: 

• Determinar el gasto en actividades de marketing orientadas a obtener nuevos clientes.
• Elegir qué medidas tendrán más peso en la mejora de la eficiencia operativa. 
• Definir los costes que no varían en función de las ventas (los costes fijos).
• Conocer si estás generando suficientes ingresos como para cubrir los costes y ganar algo de dinero.

Ejemplos de estructura de costos

Para terminar, vamos a mostrarte un ejemplo de estructura de costos con el objetivo de que te inspires, si no sabes ni por dónde empezar. 

El ejemplo de esta estructura de costos está basado en una tienda online de carcasas para móviles.

1. Costes fijos

PARTIDA DE GASTO	CANTIDAD MENSUAL (en euros)
Alquiler del almacén	500 euros
Salarios administrativos	2.000 euros
Hosting y mantenimiento web	200 euros
Seguro del almacén	150 euros
Suministros (luz, agua, etc.)	100 euros
Marketing y publicidad	500 euros
Amortización de equipos	50 euros
Total costos fijos	3.500 euros

 2. Costos variables

PARTIDA DE GASTO	COSTO POR UNIDAD	UNIDADES MENSUALES	CANTIDAD MENSUAL
Compra de carcasas a mayorista	1,50 euros	3.000	4.500 euros
Gastos de envío y logística	0,50 euros	3.000	1.500 euros
Comisiones de ventas	0,30 euros	3.000	900 euros
Packaging	0,10 euros	3.000	300 euros
Total costos variables	2,40 euros	3.000	7.200 euros

3. Cálculo del punto de equilibrio

Partiendo de un precio de venta por carcasa de 5 euros, el punto de equilibrio sería: 

Punto de equilibrio = 3.500 euros / (5 euros – 2,40) = 1.346 unidades.

Esto quiere decir que necesitas vender 1.346 carcasas al mes como mínimo para cubrir los costes. 

Ahora te toca a ti analizar tu estructura de costos

Ya has aprendido todo lo necesario para crear y analizar la estructura de costos de tu tienda online. 

Ahora es el momento de pasar a la acción.

Así que toma papel y lápiz y empieza a hacer cuentas. 

Tu eCommerce será mucho más rentable si analizas bien los números.