Organigrama de una empresa: qué es, tipos y cómo hacerlo

En el sector del eCommerce hoy en día es más importante que nunca ordenar y documentar visualmente cómo es tu estructura organizativa. Lo bueno es que con un organigrama de empresa puedes avanzar mucho en ese trabajo. 

Un organigrama de empresa no solo es un esquema jerárquico, sino que también es una herramienta estratégica que define cómo se distribuyen las responsabilidades.

Por no hablar de lo que facilita la comunicación interna dentro de tu tienda online.

Si quieres saber más sobre organigramas de empresa, descarga nuestra plantilla y sigue leyendo este artículo.

 

Qué es un organigrama de una empresa

Un organigrama de empresa es una representación visual que sirve para mostrar de manera gráfica la estructura interna de una empresa u organización. 

La mejor forma de conocer cómo está compuesta la estructura organizativa, funcional y ejecutiva de una empresa de comercio electrónico es mediante un organigrama de empresa.

Usando un diagrama que muestre las diferentes áreas o departamentos de una tienda online es más fácil comprender cuáles son las relaciones jerárquicas y funcionales de cada sección. 

Además, un organigrama detallado puede incluir a todos los empleados de un eCommerce. De esa forma, será posible ver tanto las funciones y competencias laborales de cada empleado como su nivel jerárquico.

Un organigrama de empresa es perfecto, asimismo, para conocer con mucho nivel de detalle quién reporta a quién y cuál es la distribución de responsabilidades y funciones. 

Con esta herramienta tendrás una imagen clara y ordenada sobre el funcionamiento a nivel interno de tu negocio. 

Como veremos en este artículo, los elementos básicos de un organigrama incluyen los cargos y departamentos de los que consta tu tienda online, que se representan con cuadros o círculos en los que figura el nombre y el título de su actividad.

Estos elementos se conectan por líneas que marcan claramente qué tipo de relación jerárquica y de reporte hay entre cada uno de los departamentos. 

Lo importante aquí es plasmar correctamente la estructura de mando, así que es necesario, al elaborar el organigrama, hacerlo de una forma visual que sirva para que todo el mundo comprenda de un golpe de vista los diferentes niveles jerárquicos de tu tienda.

Organigrama de una empresa y sus funciones

Un organigrama general de una empresa es una herramienta básica para el día a día de un comercio electrónico. 

A medida que un eCommerce va creciendo —y comienza a tener muchos empleados—, es posible que no todo el mundo tenga claras cuáles son sus tareas y su posición —desde un punto de vista jerárquico— dentro de la tienda online.

Lo bueno es que el organigrama va a representar de manera visual la estructura de funciones y roles de todos los empleados. 

Gracias a eso, todos los empleados sabrán con precisión cuáles son sus responsabilidades y cómo se interrelacionan con el resto de miembros del equipo, lo que facilitará alcanzar los objetivos generales y específicos del negocio.

Se hace evidente con esto que solo con un organigrama claro es posible ejecutar operaciones eficientes y rentables. 

Funciones del organigrama de una empresa 

Tan importante como saber qué es,  es tener claro para qué sirve un organigrama de una empresa. 

Así que a continuación vas a ver de modo esquemático para qué sirve un organigrama en un eCommerce: 

• Claridad en las responsabilidades: al definir claramente cuáles son las responsabilidades de cada empleado, es más fácil evitar la duplicidad de tareas. Y también es más fácil descubrir si todas las funciones críticas están cubiertas de cara a cumplir el plan de empresa.
• Mejora de la comunicación: mediante las líneas jerárquicas de reporte, es más fácil comprender cómo debe realizarse la comunicación organizacional entre diferentes niveles. Los trabajadores de tu eCommerce sabrán en todo momento a quién deben dirigirse en cada situación. 
• Incrementa la eficiencia operativa: al tener una representación visual de la estructura jerárquica, es más fácil identificar ineficiencias y cuellos de botella del proceso productivo. 
• Planificación y crecimiento: los organigramas de empresa son elementos decisivos en la planificación estratégica de tu negocio. Si tienes que elaborar un plan de negocio, tendrás que incluir de todas todas un organigrama de tu empresa. 
• Gestión eficiente de los recursos humanos: para los responsables de recursos humanos es imprescindible contar con una representación visual de la estructura organizacional de la empresa. Por lo tanto, un organigrama de empresa será de gran ayuda en la administración de proyectos, procesos de contratación, evaluación del desempeño y desarrollo profesional. 

Limitaciones de los organigramas de empresa

Aunque queda claro que un organigrama de empresa es una herramienta muy útil y eficaz, tampoco es la panacea para todo tipo de problemas. 

De hecho, como vamos a ver a continuación, son varias las limitaciones de estas representaciones gráficas: 

• Complejidad: el organigrama de una empresa grande —con muchos departamentos y subdepartamentos— puede llegar a ser una locura inmanejable y difícil de entender. Por eso la simplicidad aquí es más necesaria que nunca. 
• Rigidez y falta de dinamismo: los organigramas no están escritos en piedra. Pueden modificarse sobre la marcha si es necesario, para reflejar la realidad cambiante. De no hacerlo así, la herramienta dejará de ser útil. Más aún en eCommerce, un sector en el que los roles varían a gran velocidad. 
• Visión parcial: muchos organigramas de empresa se centran en las jerarquías formales, sin reflejar otro tipo de interacciones y flujos de trabajo más informales del mapa de procesos. Las organizaciones son menos jerárquicas que antes y a veces eso es difícil de plasmar sobre el papel. 

Tipos de organigramas de una empresa

Con todo lo que hemos visto hasta ahora, te va a resultar más fácil comprender cómo son los tipos de organigrama de una empresa. 

Vamos a ver los más populares en detalle.

Organigrama vertical de una empresa

Se trata del tipo de organigrama de empresa más habitual y frecuente.

Se estructura de arriba a abajo, para indicar con claridad el nivel jerárquico de cada empleado o departamento.

A medida que se va subiendo en el organigrama, el nivel jerárquico va aumentando.

Es el que más usan las empresas tradicionales, que cuentan con una cadena de mando bien definida.

Sus principales ventajas son: 

• Claridad en la jerarquía y en las responsabilidades de cada puesto.
• Es muy fácil de entender, aunque no se sepa nada de la empresa.

Pero también tiene algunas desventajas: 

• Fomenta la rigidez y la burocracia.
• Es muy poco flexible en organizaciones que evolucionan con mucha rapidez.

Ejemplo de organigrama de una empresa de tipo vertical

Un ejemplo típico de este organigrama vertical de una empresa sería el de Coca-Cola.

Coca-Cola funciona con una estructura jerárquica, así que lo lógico sería que empleasen este tipo de organigramas.

El poder surge del CEO, que está en la cima de la estructura, asistido por los vicepresidentes de áreas específicas como marketing, finanzas u operaciones, que se sitúan inmediatamente por debajo del CEO. 

Gracias a este tipo de organigrama, será más fácil tomar las decisiones y la comunicación será muy fluida dentro de la empresa. 

Organigrama horizontal de una empresa

Este sería un organigrama de tipo plano, que organiza a los empleados en una estructura horizontal.

De hecho, este tipo de organigramas de empresa son los más habituales en eCommerces, startups y pequeñas empresas, que se guían por principios de gestión más colaborativos y con una estructura de comunicación abierta. 

Con eso ya te puedes hacer una idea de las principales ventajas: 

• Fomenta la colaboración y la comunicación, obviando las jerarquías y el principio de autoridad.
• Ofrece mayor flexibilidad y adaptabilidad cuando se producen situaciones cambiantes.

Pero el organigrama horizontal de una empresa también tiene alguna desventaja:

• Puede crear confusión en las responsabilidades, si los trabajadores no tienen claro cuál es la estructura de la empresa.
• Dificultades para escalar en empresas más grandes. De hecho, el organigrama de una empresa grande casi nunca es horizontal porque es muy difícil de gestionar en organizaciones complejas. 

Organigrama horizontal de una empresa: ejemplo

Un buen ejemplo de organigrama horizontal sería el de la empresa Gore-Tex.

Esta empresa, famosa por sus innovaciones en tejidos impermeables y transpirables, tiene una forma de gestionar el liderazgo que sería compatible con el uso de un organigrama horizontal.

De ese modo es más fácil implicar a los empleados en proyectos colaborativos y fomentar la innovación. 

Aquí no habría jerarquías estrictas, sino que cada trabajador puede operar de manera más autónoma, flexible e independiente.

De ese modo, es más fácil responder a las nuevas necesidades que van surgiendo en el mercado. 

Organigrama matricial de una empresa

Un organigrama matricial de una empresa combina elementos de los dos organigramas anteriores. 

Un organigrama matricial es muy práctico cuando se trabaja por proyectos.

La idea es crear una estructura mixta en la que los empleados puedan reportar a más de un supervisor, en función de los proyectos en los que estén trabajando. 

Sus principales ventajas son: 

• Hay más flexibilidad para asignar recursos y desarrollar presupuestos de ventas.
• Fomenta el trabajo en equipo.
• Facilita la gestión de proyectos multidisciplinares.

Pero las desventajas también pueden ser las siguientes: 

• Mayor facilidad para que se generen conflictos de autoridad.
• Gran complejidad en la gestión y coordinación de los equipos.

Ejemplo: organigrama matricial de una empresa

Analizando una estructura matricial, pensamos que un ejemplo de este tipo de organigrama podría ser Microsoft. 

Microsoft combina aspectos funcionales y divisionales.

De esta manera, los empleados podrían reportar a diferentes gerentes, dependiendo de los proyectos y funciones que estén desempeñando en cada momento. 

En este caso, el CEO supervisaría una red de líderes funcionales y divisionales. 

Organigrama funcional de una empresa

Es un tipo de organigrama que se basa en dividir la estructura por departamentos, según las funciones específicas de cada departamento (marketing, ventas, personal, finanzas…). 

Pero luego cada departamento tiene su propia estructura interna, que no tiene que coincidir con la del resto.

Las ventajas son evidentes: 

• Hay más claridad para conocer cuáles son las responsabilidades funcionales.
• Es más fácil especializarse en determinadas funciones. 
• Es una estructura que mejora la eficiencia.

Entre las principales desventajas encontramos: 

• La comunicación entre departamentos se complica bastante.
• Puede provocar que cada departamento trabaje de manera aislada, sin contar con el resto del equipo. 

Organigrama funcional de una empresa: ejemplo

Tras ver cómo es un organigrama funcional de una empresa, llega el momento de observar una aplicación práctica del mismo. 

Por eso creemos que un gran ejemplo de organigrama funcional sería el de Google. 

Google se estructura por departamentos enfocados en su área específica de especialización, para que sus empleados sean más eficientes y productivos. 

Esto quiere decir que el departamento de ingeniería, por ejemplo, puede concentrarse en el desarrollo de productos, mientras que el de marketing se focaliza en estrategias de mercado. 

De esa manera, además, es más fácil clarificar las responsabilidades de cada área funcional. 

Por no hablar de que se produce una mayor fluidez en la comunicación entre departamentos. 

Organigrama circular de una empresa

En este tipo, el CEO —o el directivo más alto de la empresa— se coloca en el interior del círculo. Y los demás niveles jerárquicos se sitúan en anillos concéntricos alrededor de ese círculo. 

En este caso, lo que se fomenta es un enfoque más colaborativo y menos jerárquico.

Las ventajas de este organigrama circular de una empresa son: 

• Promueve la colaboración y la igualdad dentro de la empresa.
• Facilita un enfoque más integral de la organización. 

Pero como todo no puede ser bueno, también hay alguna desventaja que otra: 

• Es muy poco claro a la hora de reflejar las jerarquías dentro de la empresa.
• Las líneas de reporte tampoco están bien definidas. 
• En ocasiones es difícil de interpretar. 

Ejemplos de organigramas de empresas de tipo circular

Aunque sea menos frecuente, nos podemos imaginar qué tipo de empresas son apropiadas para asumir este tipo de gestión. 

Por eso, consideramos que un organigrama circular sería apropiado para una empresa como Semco.

Creemos que este tipo de empresas puede gestionarse mediante un organigrama circular porque se trata de una empresa aeronáutica muy innovadora.

Al dedicarse al diseño y producción de aeronaves, su estilo de gestión es descentralizado y colaborativo. 

Por esa razón, un organigrama circular les ayudaría a fomentar más la colaboración, sin que sea necesario establecer jerarquías muy definidas. 

Organigrama divisional de una empresa

El último tipo de organigrama de empresa que te vamos a mostrar es el organigrama divisional. 

Es muy poco frecuente en empresas de eCommerce, ya que es más práctico en grandes corporaciones. 

Es el clásico organigrama de una empresa industrial que agrupa las funciones por productos, servicios o zonas geográficas. 

Cada división opera de manera casi independiente, aunque luego los responsables de cada división sí que deben reportar a sus superiores jerárquicos. 

Las ventajas son: 

• Se enfoca totalmente en los productos o servicios (o áreas geográficas específicas).
• Es muy amigable para gestionar grandes organizaciones.

Pero también tiene desventajas como: 

• Duplicación de recursos y esfuerzos.
• Riesgo de falta de coherencia entre divisiones. 

Ejemplo: organigrama divisional en una empresa

Por terminar con esta sección, creemos que Amazon sería un buen candidato a usar una estructura divisional. 

En su organigrama, el CEO estaría en la cúspide del organigrama. 

Y debajo de él se situarían los líderes de cada división (Amazon Web Services, Amazon Prime, Logística, etc.). 

Cómo hacer un organigrama de una empresa

Ahora que conoces las ventajas y desventajas de cada uno de ellos, llega el momento de aprender cómo hacer un organigrama de una empresa.

Para ello, vamos a dividir el proceso en los pasos más lógicos a seguir. 

Paso 1 – Determina la estructura organizativa que vas a adoptar

Debes analizar tu tienda online para saber qué tipo de organigrama se adapta mejor a tus necesidades.

Piensa que aquí lo que vas a tener que establecer es cómo será la cadena de mando, las responsabilidades de cada empleado y a quién reporta cada uno de ellos. 

Seguro que no quieres una organización demasiado jerarquizada —porque en comercio electrónico es muy poco eficaz— pero tampoco querrás perder el control por ser demasiado happy en esto diluyendo tu plan de acción. 

Piensa en el trabajo que desempeña cada empleado y en cómo puede ser controlado sin limitar su autonomía, profesionalidad y creatividad.

Paso 2 – Reúne la información que vas a necesitar

Debes conocer perfectamente cuáles son las tareas y funciones de cada empleado y departamento. 

Comprueba si realmente los niveles jerárquicos se corresponden con lo que tú crees, ya que es posible que haya fallos o ineficiencias. 

La clave es saber quién reporta a quién y qué relaciones hay entre los diferentes departamentos y funciones de tu tienda online. Emplea técnicas de recolección de datos si es necesario.

Paso 3 – Selecciona la herramienta adecuada

Piensa que un organigrama de empresa tiene que ser, ante todo, eficaz a nivel gráfico. 

Por eso tienes que decidir qué tipo de software vas a utilizar para implementarlo.

Puedes usar un editor de textos como Word o Google Docs.

O algo más avanzado como Canva o Lucidchart.

También hay plataformas de creación de mapas mentales que pueden simplificar mucho el trabajo.

Recuerda que cualquier herramienta suele ofrecer plantillas predefinidas para que no te vuelvas loco ni tengas que empezar tu organigrama desde cero.

Paso 4 – Diseña el organigrama

Empieza colocando al puesto más alto e importante de la empresa en la parte superior.

Y luego continúa bajando por los diferentes niveles jerárquicos de la misma.

Recuerda que lo importante es conectar los distintos niveles y puestos mediante líneas de reporte (que serán las que indiquen quién reporta a quién). 

Paso 5 – Incluye detalles relevantes

Si tu tienda online ya está plenamente operativa, lo ideal es incluir nombres, fotos y título de puesto.

De esa forma, todo será mucho más visual. 

En el organigrama de tu empresa podrás ver de un golpe de vista toda la información que necesitas. Y eso es lo que hace que sea una herramienta tan útil. 

No escatimes, por tanto, en detalles. 

Paso 6 – Revisa el organigrama y actualízalo cada cierto tiempo

Es importante que verifiques la precisión de la información que has incluido.

Y además debes mantener siempre actualizado el organigrama, para que refleje verazmente la realidad actual de tu empresa. 

De nada sirve que un organigrama incluya a personas que ya no forman parte de la empresa, o que refleje una estructura jerárquica diferente a la que estás utilizando en este momento. 

Así que cada vez que se produzca un cambio, actualiza el organigrama.

Diseña tu organigrama de empresa

Con toda la información que te hemos proporcionado en este post puedes implementar el organigrama que mejor se ajuste a la idiosincrasia de tu empresa.

Piensa qué tipo de organizaciones tienes y diseña el organigrama más acorde.