¿Cómo vas a saber qué hacer si no te dicen lo que quieren?
Entender qué es un briefing es crucial para planificar y ejecutar con éxito cualquier proyecto.
Porque con un buen briefing todo es más fácil. Siempre tendrás un documento al que acudir, un punto de apoyo en el que sustentar todas tus acciones, con el que resolver tus dudas.
En este artículo, exploraremos los diferentes aspectos de un briefing, desde sus beneficios y diferentes tipos, hasta cómo hacerlo, teniendo en cuenta sus elementos esenciales.
Además, también podrás comprenderlo todo mejor con algunos ejemplos prácticos.
Qué es un briefing
Un briefing es un documento que sirve como una guía detallada y precisa que define los objetivos, estrategias y necesidades de una campaña o proyecto específico.
Esto lo convierte en un documento esencial en el mundo del marketing, la publicidad y la gestión de proyectos.
En términos simples, es el mapa que todas las personas involucradas deben seguir para asegurarse de que están alineados y trabajando hacia el mismo objetivo.
Para qué sirve un briefing: beneficios
Como te resultará fácil de deducir después de lo anterior, un briefing tiene una utilidad fundamental en la planificación y ejecución de proyectos en diferentes sectores, especialmente en marketing, publicidad y diseño.
Un buen briefing sirve como una hoja de ruta para mejorar los principales aspectos de un proyecto como:
- Cumplimiento de objetivos
- Comunicación
- Alineación del equipo
- Optimización de los recursos
- Gestión del tiempo
- Evaluación y medición
- Adaptación a las diferentes circunstancias
- Planificación y reducción de riesgos
Tipos de briefing
Dependiendo del tipo de proyecto que quieras abordar, existen varios tipos de briefing que se adaptan a las diferentes necesidades y contextos que puedas encontrar.
Cuando conozcas los distintos tipos de briefing, te será mucho más fácil seleccionar el más adecuado según los objetivos generales y específicos y el ámbito del proyecto.
A continuación tienes los tipos más comunes:
1. Briefing creativo
El briefing creativo es el más común y fundamental para agencias de publicidad y departamentos de marketing.
Su objetivo principal es proporcionar la información necesaria para desarrollar ideas creativas que cumplan con los objetivos de la campaña. Por ejemplo, antes de una sesión de lluvia de ideas.
Incluye detalles sobre el público objetivo, el mensaje principal, el tono de la comunicación y cualquier requisito específico para el diseño o el contenido.
Con este tipo de briefing será más fácil alinear a los equipos creativos con los objetivos de la campaña, proporcionar una buena base para generar ideas innovadoras y reduce el margen de error en la ejecución creativa.
2. Briefing de marketing
En un briefing de marketing podrás abarcar todos los aspectos estratégicos de una campaña.
Este tipo de briefing es amplio y se centra en los objetivos de marketing de las diferentes campañas publicitarias, las estrategias para alcanzarlos, el análisis del mercado y la competencia, y los indicadores clave de rendimiento.
Gracias a este briefing contarás con una visión holística de tu campaña de marketing, alinearás tus tácticas con tus objetivos de negocio y te proporcionará métricas claras para evaluar el éxito.
3. Briefing de producto
El briefing de producto se utiliza cuando se va a lanzar un nuevo producto o servicio y puede ser muy útil para completar una matriz BCG.
Incluye detalles sobre las características del producto, sus beneficios, el público objetivo, y las estrategias de posicionamiento y lanzamiento.
Con este tipo de briefing tendrás comprensión clara del producto y su propuesta de valor, te asegurarás de que todas las comunicaciones vayan de acuerdo al posicionamiento del producto y te ayudará a planificar una estrategia de lanzamiento efectiva.
4. Briefing técnico
El briefing técnico es utilizado en proyectos que precisamente requieren especificaciones técnicas detalladas.
Este tipo de briefing es común en desarrollos tecnológicos, proyectos de ingeniería y producción audiovisual. Incluye detalles técnicos, requerimientos de software y hardware, y especificaciones de producción.
En él todas las personas que participen encontrarán claves sobre los requisitos técnicos del proyecto. Así reducirás errores por falta de especificaciones claras, y asegura que todos los aspectos técnicos estén alineados con los objetivos y metodologías del proyecto.
5. Briefing de comunicación interna
El briefing de comunicación interna se enfoca en la comunicación dentro de un mismo negocio u organización.
Se utiliza para campañas de comunicación interna, como lanzamientos de nuevas políticas, programas de formación, o cualquier iniciativa que requiera la participación y el entendimiento del personal.
Con este tipo de briefings mejoras la efectividad de la comunicación interna, te será más fácil planificar los cambios organizacionales o en el organigrama de empresa y fomentas un ambiente de trabajo informado y cohesionado.
6. Briefing de eventos
El briefing de eventos se utiliza para planificar y ejecutar eventos, ya sean corporativos, promocionales o de entretenimiento.
Este tipo de briefing incluye detalles sobre la logística, el público asistente, los objetivos del evento, el cronograma y los proveedores.
Con él facilitas una planificación detallada y organizada del evento, aseguras que todos los aspectos del mismo estén coordinados, ayudas a cumplir con los objetivos de manera efectiva.
7. Briefing de crisis
El briefing de crisis se prepara para gestionar situaciones de crisis que puedan afectar a una empresa.
Este tipo de briefing incluye planes de contingencia, estrategias de comunicación, y procedimientos para abordar y resolver la crisis.
Proporciona una guía clara para la gestión de crisis, minimiza el impacto negativo en la organización y asegura una respuesta rápida y coordinada.
Cómo hacer un briefing
Como ya has visto, un briefing bien planteado hace mucho más fácil el camino para alcanzar lo que te propongas conseguir con cualquier proyecto, campaña o iniciativa.
Así que para ayudarte a elaborar esta poderosa herramienta, vamos a ver cómo hacer un briefing en 8 pasos:
1. Define los objetivos del proyecto
El primer paso para hacer un briefing es definir claramente los objetivos.
Los objetivos definen qué esperas lograr con el proyecto.
Te recomiendo que sean objetivos SMART. Es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo.
Por ejemplo, incrementar las ventas en un 20% en seis meses o aumentar el reconocimiento de marca en un 15% durante el próximo trimestre.
Esto es importante porque proporciona una dirección clara para todo el equipo y facilitan la evaluación del éxito del proyecto.
Paso a paso:
- Reúne a las partes interesadas para discutir y acordar los objetivos.
- Escribe los objetivos de manera clara y específica.
- Asegúrate de que todos los objetivos sean medibles.
2. Identifica el público objetivo
Identificar y describir detalladamente al público objetivo es crucial.
Esto incluye segmentos de mercado con datos demográficos (edad, género, ubicación) y psicográficos (intereses, comportamientos, valores).
Comprender a quién diriges una campaña permite personalizar el mensaje y las estrategias para alcanzar a este grupo de manera efectiva.
Tener claro este punto te ayudará a elaborar estrategias que estén alineadas con las necesidades y deseos del público y, por tanto, mejora la efectividad de la comunicación y las tácticas de marketing.
Paso a paso:
- Realiza un estudio de mercado para entender a tu audiencia.
- Crea perfiles o buyer personas que representen a tu público objetivo.
- Incluye información detallada sobre los comportamientos y necesidades de tu audiencia.
3. Desarrolla el mensaje principal
El mensaje principal es la idea central que se quiere comunicar al público objetivo.
Debe ser claro, conciso y coherente con los objetivos del proyecto y los valores de la marca.
Este mensaje servirá como guía para mantener la coherencia en todo el contenido y las comunicaciones asociadas con el proyecto. Así como reforzar la propuesta de valor de la campaña o producto.
Paso a paso:
- Define la propuesta de valor única que tu proyecto ofrece.
- Asegúrate de que el mensaje esté alineado con los objetivos del proyecto.
- Escribe un mensaje claro y fácil de entender.
4. Establece la estrategia y tácticas
Detalla cómo alcanzarás los objetivos.
Define el plan de acción, las estrategias generales y las tácticas específicas, como los canales de comunicación a utilizar (redes sociales, email marketing, publicidad en línea), el tono de la comunicación…
Con esta información clara, la implementación y coordinación de las actividades del proyecto será mucho más fácil.
Paso a paso:
- Define las estrategias generales (por ejemplo, aumentar la presencia en redes sociales).
- Desglosa las tácticas específicas para cada estrategia (por ejemplo, publicar contenido diario en Instagram).
- Asigna responsabilidades a los miembros del equipo para cada táctica.
5. Determina el presupuesto y recursos
Define el presupuesto disponible y los recursos necesarios, esto es vital para la planificación y ejecución del proyecto.
Detalla cuánto te vas a gastar en cada área (publicidad, producción de contenido, herramientas tecnológicas) y qué recursos humanos y materiales necesitas.
Así podrás prevenir sobrecostes y maximizar el retorno de inversión.
Paso a paso:
- Elabora un presupuesto detallado que incluya todos los costos previstos.
- Identifica los recursos humanos necesarios y sus roles.
- Asigna los recursos de manera eficiente y realista.
6. Crea un cronograma
Con el cronograma estableces un calendario con todas las fechas clave y plazos del proyecto. Incluye hitos importantes, deadlines y una secuencia lógica de actividades.
Un cronograma detallado facilita la gestión del tiempo y asegura que todas las etapas del proyecto se completen a tiempo, reduciendo las posibilidades de que se produzcan retrasos.
Paso a paso:
- Desglosa el proyecto en etapas y asigna plazos para cada una.
- Crea un calendario con fechas clave y deadlines.
- Asegúrate de incluir tiempo para revisión y ajustes.
7. Analiza a la competencia
Conocer a los competidores y su posicionamiento en el mercado es crucial. Para eso podemos ayudarnos de un benchmarking.
Tu análisis debe incluir quiénes son los principales competidores, sus fortalezas y debilidades, y cómo se diferencian de nuestra oferta.
También debes considerar las tendencias del mercado, las oportunidades de empresa y las amenazas externas del.
Paso a paso:
- Identifica a los principales competidores.
- Haz un análisis DAFO para identificar oportunidades y amenazas. Fortalezas y debilidades.
8. Elige los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs)
Los KPIs son métricas que se utilizarán para medir el éxito del proyecto. Deben estar alineados con los objetivos y ser específicos y cuantificables.
Algunos ejemplos de KPI pueden ser: el número de leads generados, la tasa de conversión, el engagement en redes sociales, o el retorno de inversión.
De esta manera podrás hacer una evaluación continua del progreso del proyecto y hacer ajustes en la estrategia para mejorar los resultados.
Paso a paso:
- Define qué métricas son más importantes para tu proyecto.
- Asegúrate de que los KPIs sean medibles y relevantes.
- Establece metas claras para cada KPI.
Ejemplos de briefing
Para comprender mejor qué es un briefing y cómo se estructura, será mucho más práctico y fácil revisar algunos ejemplos concretos.
A continuación, presentamos varios tipos de briefings, ilustrados con ejemplos detallados.
Además estos ejemplos te servirán como referencia para crear tus propios briefings y asegurar que cubran todos los aspectos esenciales del proyecto.
1. Ejemplo de Briefing Creativo
Proyecto: campaña publicitaria para el lanzamiento de una nueva línea de zapatillas deportivas.
Objetivos:
- Incrementar el reconocimiento de la marca en un 20% en seis meses.
- Generar 50.000 visitas al sitio web del producto en el primer mes.
- Conseguir 10.000 ventas en los primeros tres meses.
Público objetivo:
- Edad: 18-35 años.
- Género: unisex.
- Intereses: fitness, moda, tecnología.
- Comportamientos: activos en redes sociales, compran online, siguen tendencias de moda y fitness.
Mensaje principal:
- “Lleva tu estilo y rendimiento al nivel de los mejores con nuestras nuevas zapatillas deportivas.”
Estrategia y tácticas:
- Canales: Instagram, Facebook, YouTube, anuncios en Google.
- Tácticas: influencer marketing, contenido generado por usuarios, anuncios en video, publicaciones patrocinadas, landing pages optimizadas.
Presupuesto y recursos:
- Presupuesto total: 100.000€.
- Recursos: equipo de diseño, equipo de redes sociales, influencers, agencia de publicidad.
Cronograma:
- Investigación de mercado: 1 mes.
- Desarrollo creativo: 2 meses.
- Ejecución de campaña: 6 meses.
KPIs:
- Alcance en redes sociales: 1 millón de impresiones.
- Tasa de conversión en el sitio web: 5%.
- Engagement en redes sociales: 10% de interacción en publicaciones.
2. Ejemplo de Briefing de Marketing
Proyecto: estrategia de marketing digital para una tienda de eCommerce de productos orgánicos.
Objetivos:
- Aumentar el tráfico web en un 30% en cuatro meses.
- Incrementar las suscripciones al boletín en un 15%.
- Mejorar la tasa de conversión en un 10%.
Público Objetivo:
- Edad: 25-45 años.
- Género: mayoritariamente femenino.
- Intereses: salud, bienestar, productos naturales.
- Comportamientos: compran online, interesados en sostenibilidad y productos ecológicos.
Mensaje Principal:
- “Descubre la mejor selección de productos orgánicos y mejora tu bienestar de forma natural.”
Estrategia y Tácticas:
- SEO: mejorar el posicionamiento en buscadores con palabras clave relevantes.
- Content marketing: crear un blog con contenido de valor sobre salud y productos orgánicos.
- Email marketing: campañas segmentadas para nutrir y convertir suscriptores.
- Redes Sociales: publicaciones regulares y anuncios segmentados en Facebook e Instagram.
Presupuesto y Recursos:
- Presupuesto total: 50.000€.
- Recursos: redactores de contenido, especialistas en SEO, diseñador gráfico, gestor de email marketing.
Cronograma:
- Auditoría de SEO: 2 semanas.
- Desarrollo de contenido: continuo.
- Ejecución de campañas de email marketing: semanal.
- Publicaciones en redes sociales: diarias.
KPIs:
- Aumento del tráfico orgánico: 30%.
- Nuevas suscripciones: 15%.
- Tasa de conversión: 3%.
3. Ejemplo de Briefing de Producto
Proyecto: Lanzamiento de un nuevo gadget tecnológico para el hogar.
Objetivos:
- Vender 20.000 unidades en el primer trimestre.
- Lograr 100.000 visitas al sitio web de lanzamiento en el primer mes.
- Conseguir 5.000 reseñas positivas en plataformas de venta online.
Público Objetivo:
- Edad: 30-50 años.
- Género: unisex.
- Intereses: tecnología, gadgets, comodidad en el hogar.
- Comportamientos: early adopters, buscan innovación, compran gadgets online.
Mensaje Principal:
- “Transforma tu hogar con la última tecnología y disfruta de una vida más cómoda y conectada.”
Estrategia y Tácticas:
- Publicidad en línea: anuncios en Google, Facebook y YouTube.
- Relaciones públicas: colaboraciones con medios de tecnología y bloggers influyentes.
- Marketing de contenido: tutoriales y demostraciones en vídeo, guías de usuario.
- Promociones: descuentos de lanzamiento y ofertas por tiempo limitado.
Presupuesto y Recursos:
- Presupuesto total: 150.000€.
- Recursos: agencia de publicidad, equipo de relaciones públicas, creadores de contenido, desarrolladores web.
Cronograma:
- Preparación de campaña: 1 mes.
- Lanzamiento de producto: 3 meses.
- Promociones y seguimiento: 6 meses.
KPIs:
- Unidades vendidas: 20.000.
- Visitas al sitio web: 100.000.
- Reseñas positivas: 5.000.
Haz un briefing de tus proyectos
Ahora ya te quedarán pocas dudas de por qué un briefing bien estructurado es una herramienta supervaliosa para guiar la ejecución de proyectos y campañas con precisión y coherencia.
Al definir claramente los objetivos, identificar el público objetivo y establecer estrategias detalladas, un briefing asegura que cualquier persona del equipo trabaje alineada y enfocada en el sentido correcto.
Utilizar ejemplos concretos y seguir un formato detallado puede mejorar significativamente la efectividad de tus proyectos, aumentando las probabilidades de alcanzar tus metas de manera eficiente y organizada.
